Kurzantwort
Die Zeiterfassung-Vorlage ist eine Excel-Datei mit einem Blatt pro Monat, Jahresübersicht und Stundenauswertung pro Projekt. Sie erfassen Beginn, Ende und Pause, die Vorlage rechnet Arbeitszeit, Soll und Saldo und markiert Pausen, die kürzer sind als das Arbeitsgesetz verlangt (ArG Art. 15). Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit erfassen und die Unterlagen mindestens fünf Jahre aufbewahren (ArGV 1 Art. 73).
So nutzen Sie die Zeiterfassung
- Einstellungen setzen. Name, Jahr, Sollzeit pro Arbeitstag und Arbeitstage pro Woche eintragen. 8.4 Stunden pro Tag entsprechen einer 42-Stunden-Woche, bei Teilzeit passen Sie die Sollzeit an.
- Täglich erfassen. Im Monatsblatt Beginn und Ende als Uhrzeit (08:00) und die Pause in Minuten eintragen. Datum, Wochentag und Arbeitszeit rechnet die Vorlage.
- Absenzen wählen. Ferien, Krankheit oder Feiertag in der Spalte «Absenz» auswählen. Der Tag zählt dann mit der Sollzeit.
- Projekt angeben. Wer Stunden verrechnet, trägt Kunde oder Projekt ein. Das Blatt «Projekte» summiert die Stunden über das ganze Jahr und rechnet mit Ihrem Ansatz den Betrag.
- Monat abschliessen. Totale prüfen, als PDF speichern oder ausdrucken und visieren lassen. Die Jahresübersicht zeigt den kumulierten Saldo.
Was das Arbeitsgesetz verlangt
Arbeitgeber müssen für ihre Angestellten die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt Überzeit festhalten, ebenso Ruhetage und Pausen ab einer halben Stunde. Die Unterlagen sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren (ArGV 1 Art. 73). Für Mitarbeitende, die ihre Arbeitszeit weitgehend selbst einteilen, kann eine vereinfachte Erfassung nur der täglichen Arbeitsdauer vereinbart werden (ArGV 1 Art. 73b).
Die Mindestpausen regelt Art. 15 des Arbeitsgesetzes:
| Tägliche Arbeitszeit | Mindestpause |
|---|---|
| mehr als 5.5 Stunden | 15 Minuten |
| mehr als 7 Stunden | 30 Minuten |
| mehr als 9 Stunden | 60 Minuten |
Ist eine erfasste Pause kürzer, färbt die Vorlage das Feld orange. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit liegt bei 45 Stunden für Büro, Industrie und technisches Personal, bei 50 Stunden für alle übrigen Arbeitnehmenden (ArG Art. 9).
Zeiterfassung und Rechnung in einem
In Excel übertragen Sie die Stunden am Monatsende von Hand in die Rechnung. In Saldio laufen Zeiteinträge direkt auf ein Projekt, und aus den freigegebenen Einträgen baut ein Assistent die Rechnung. Jeder Eintrag trägt danach den Status «fakturiert», doppelt verrechnet wird nichts. Wie das funktioniert, zeigt der Artikel Zeiterfassung in Saldio.
Häufige Fragen
- Ist Arbeitszeiterfassung in der Schweiz Pflicht?
- Für Arbeitgeber ja, sofern das Arbeitsgesetz gilt. Sie müssen tägliche und wöchentliche Arbeitszeit, Überzeit und Pausen ab 30 Minuten dokumentieren (ArGV 1 Art. 73). Ein Verzicht ist nur unter engen Voraussetzungen möglich, etwa bei einem Jahreslohn über CHF 120'000 und einem Gesamtarbeitsvertrag (ArGV 1 Art. 73a).
- Wie lange muss ich die Zeiterfassung aufbewahren?
- Mindestens fünf Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit (ArGV 1 Art. 73 Abs. 2).
- Rechnet die Vorlage Nachtschichten über Mitternacht richtig?
- Ja. Liegt das Ende vor dem Beginn, etwa 22:00 bis 06:00, rechnet die Vorlage die Zeit über Mitternacht korrekt mit 8 Stunden abzüglich Pause.
- Kann ich die Vorlage für mehrere Mitarbeitende nutzen?
- Ja, mit einer Datei pro Person. Für ein Team mit Projekten und Verrechnung ist eine Software übersichtlicher, weil Stunden, Projekte und Rechnungen an einem Ort liegen.
