Kurzantwort
Die Offerte-Vorlage ist eine Excel-Datei, die Positionen, Rabatte, MWST und das auf 5 Rappen gerundete Total selbst rechnet. Sie tragen Firma, Kunde, Gültigkeit und Leistungen ein. Eine Offerte mit Gültigkeitsdatum bindet Sie bis zu diesem Datum (OR Art. 3). Wer unverbindlich offerieren will, schreibt das ausdrücklich dazu (OR Art. 7).
So füllen Sie die Offerte-Vorlage aus
- Firmenangaben eintragen. Name, Adresse, Kontakt und, falls vorhanden, die MWST-Nummer. Ihr Logo fügen Sie oben rechts über Einfügen › Bild ein.
- Kunden erfassen. Firma, Ansprechperson, Strasse mit Hausnummer, PLZ und Ort. Wird aus der Offerte ein Auftrag, übernehmen Sie die Angaben eins zu eins in die Rechnung.
- Nummer und Gültigkeit setzen. Offertnummer und Datum eintragen. «Gültig bis» rechnet 30 Tage dazu, für Materialpreise mit schwankenden Kosten wählen Sie lieber eine kürzere Frist.
- Leistungen beschreiben. Pro Position eine klar abgegrenzte Leistung mit Menge, Einheit und Preis. Ein Rabatt in Prozent wirkt nur auf die jeweilige Zeile.
- MWST prüfen. Normalsatz 8.1 % ist voreingestellt. Ohne MWST-Pflicht setzen Sie den Satz auf 0 %.
- Konditionen anpassen und senden. Ausführungstermin, Zahlungsbedingungen und Grussformel ergänzen, als PDF speichern und verschicken.
Was in eine gute Offerte gehört
Für Offerten gibt es keine Formvorschrift. Damit der Kunde schnell zusagen kann und aus der Offerte später sauber eine Rechnung wird, gehören diese Angaben hinein:
- Absender und Empfänger mit vollständiger Adresse
- Offertnummer und Datum, damit Rückfragen und der spätere Auftrag eindeutig zugeordnet sind
- Gültigkeitsdauer als konkretes Datum
- Leistungen einzeln mit Menge, Einheit und Preis statt einer Pauschale ohne Inhalt
- Preise exkl. oder inkl. MWST, klar bezeichnet
- Ausführung und Zahlungsbedingungen, etwa Termin, Anzahlung und Zahlungsfrist
Wie verbindlich ist eine Offerte?
Rechtlich ist eine Offerte ein Antrag zum Vertragsabschluss. Setzen Sie eine Frist, bleiben Sie bis zu deren Ablauf gebunden (OR Art. 3). Ohne Frist gilt die Bindung so lange, wie Sie unter normalen Umständen mit einer Antwort rechnen dürfen (OR Art. 5). Nimmt der Kunde rechtzeitig an, ist der Vertrag zustande gekommen.
Wollen Sie sich nicht binden, schreiben Sie «unverbindlich» oder «freibleibend» dazu (OR Art. 7). Bei Bau- und Handwerksarbeiten ist ein ungefährer Kostenvoranschlag üblich. Wird er unverhältnismässig überschritten, darf der Kunde vom Vertrag zurücktreten oder eine Herabsetzung verlangen (OR Art. 375).
Für die Rechnung nach dem Auftrag gibt es die passende Rechnungsvorlage Schweiz.
Häufige Fragen
- Wie lange sollte eine Offerte gültig sein?
- Üblich sind 30 Tage. Bei Material mit schwankenden Preisen sind 10 bis 14 Tage sinnvoll, bei grösseren Projekten mit langer Entscheidungsdauer bis zu 90 Tage. Wichtig ist ein konkretes Datum statt einer vagen Angabe.
- Muss die MWST schon in der Offerte stehen?
- Vorgeschrieben ist es nicht. Weisen Sie aber klar aus, ob Ihre Preise inklusive oder exklusive MWST gelten. Sonst ist bei Privatkunden Streit über den Endpreis programmiert.
- Was ist der Unterschied zwischen Offerte und Kostenvoranschlag?
- Eine Offerte nennt in der Regel feste Preise und bindet Sie bis zum Ablauf der Gültigkeit. Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung. Weicht der Endpreis unverhältnismässig davon ab, kann der Kunde nach OR Art. 375 zurücktreten oder eine Herabsetzung verlangen.
