Wie die Zeiterfassung in Saldio funktioniert

Eine Stunde, die nicht erfasst wird, wird nicht verrechnet. Eine Stunde, die am Freitagnachmittag aus dem Gedächtnis rekonstruiert wird, meistens auch nicht ganz.

Das zweite Leck liegt zwischen Erfassung und Rechnung. Die Stunden stehen in einer Excel-Liste, die Rechnung entsteht in einem anderen Programm, und dazwischen tippt jemand Zahlen ab. Wurde der Eintrag vom 14. schon verrechnet? Und der vom 15.?

Saldio verbindet beides: Zeiteinträge laufen auf ein Projekt, tragen einen Status, und aus den freigegebenen Einträgen entsteht die Rechnung. Dieser Artikel zeigt den Weg von der erfassten Minute bis zur Rechnung im Entwurf.

Zeiterfassung in SaldioErst beim Klick wird eine Verbindung zu YouTube hergestellt.

Ein Zeiteintrag

Die Zeiterfassung liegt unter Zeit & Projekte → Zeiterfassung. Über Neuer Zeiteintrag werden erfasst:

• Projekt — jeder Eintrag läuft auf ein Projekt
• Mitarbeiter — ist der eigene Login mit einem Mitarbeiter verknüpft, ist man bereits vorausgewählt
• Datum
• Dauer (Minuten) — 60 ist eine Stunde, 90 sind anderthalb
• Beschreibung — was gemacht wurde, so wie es später auf der Rechnung stehen darf
• Tätigkeitstyp — ein frei wählbares Kürzel wie DEV, MTG oder REVIEW
• Stundensatz — leer lassen, dann setzt Saldio den passenden Satz
• Initial-Status — in der Regel Entwurf

Die Dauer in Minuten ist bewusst gewählt. Sie vermeidet die Frage, ob «1.3» nun eine Stunde und 18 Minuten oder eine Stunde und 30 Minuten bedeutet.

Woher der Stundensatz kommt

Bleibt der Stundensatz leer, nimmt Saldio den ersten vorhandenen Wert aus dieser Reihenfolge:

1. der eigene Satz der Person in diesem Projekt (Override in den Projektmitgliedern)
2. der Verrechnungssatz aus dem Mitarbeiterstamm
3. der Standard-Stundensatz des Projekts

Wer einen anderen Satz einträgt, darf das. Saldio zeigt dann Satz über Mitarbeiter-Ansatz oder Satz unter Mitarbeiter-Ansatz an. Ein Rabatt für einen Stammkunden bleibt so möglich, geht aber nicht unbemerkt durch. Wie die Sätze im Mitarbeiterstamm gepflegt werden, zeigt der Artikel zur Mitarbeiterverwaltung.

Vier Status

Jeder Zeiteintrag hat einen Status. Er entscheidet, ob der Eintrag verrechnet werden kann:

Der Zwischenschritt Fakturierbar ist der eigentliche Kontrollpunkt. Wer erfasst, ist nicht unbedingt die Person, die entscheidet, was der Kunde bezahlt. Interne Besprechungen oder Garantiearbeiten werden als nicht verrechenbar markiert und bleiben trotzdem als geleistete Zeit sichtbar.

Die Liste

Die Zeiterfassung zeigt alle Zeiteinträge über alle Projekte: Datum, Projekt, Beschreibung, Tätigkeit, Dauer, Status, Stundensatz und Betrag.

Gefiltert wird nach Projekt und Status, gesucht nach Beschreibung oder Tätigkeit. Nach Person gruppieren fasst die Einträge je Mitarbeiter zusammen, was am Monatsende die Kontrolle erleichtert.

Einträge lassen sich einzeln oder gesammelt bearbeiten: Man markiert die Einträge, die verrechnet werden sollen, und klickt Auswahl als fakturierbar markieren. Einzeln gibt es zusätzlich Zurück in Entwurf und Als nicht verrechenbar markieren.

Von der Stunde zur Rechnung

Die Rechnung entsteht aus dem Projekt heraus. Auf der Projektseite startet Rechnung aus Zeiteinträgen erstellen einen Assistenten:

1. Die fakturierbaren Einträge des Projekts auswählen.
2. Die Aggregation wählen — wie die Einträge auf der Rechnung zusammengefasst werden.
3. Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, MWST-Satz (%) und eine Bemerkung setzen.
4. Die Vorschau prüfen: Gesamte Stunden und Geschätzter Netto-Betrag.
5. Rechnung erstellen.

Die Rechnung entsteht im Status Entwurf. Die verwendeten Zeiteinträge wechseln auf Fakturiert. Ab hier gilt der normale Weg der Rechnungsstellung: prüfen, ergänzen, versenden.

Ein Beispiel mit drei Einträgen im Projekt «Website-Relaunch»:

Je nach Aggregation entstehen daraus unterschiedlich viele Rechnungspositionen:

Jede Position steht in Stunden auf der Rechnung, mit dem durchschnittlichen Satz der zusammengefassten Einträge. Wer dem Kunden jeden Handgriff zeigen will, wählt Pro Eintrag. Wer einen Pauschalcharakter will, wählt Eine einzige Position. Die Einträge selbst bleiben in Saldio in jedem Fall einzeln nachvollziehbar.

Wenn die Rechnung falsch war

Fakturierte Zeiteinträge lassen sich nicht von Hand zurücksetzen. Saldio meldet dann: Fakturierte Einträge können nur durch Rechnungsstorno freigegeben werden.

Wird die Rechnung storniert, werden die enthaltenen Einträge automatisch wieder fakturierbar. Damit kann keine Stunde zweimal verrechnet werden, und keine geht beim Storno verloren.

Was Saldio bewusst nicht tut

• Keine Zeit ohne Projekt. Jeder Zeiteintrag läuft auf ein Projekt. Interne Arbeit bekommt ein internes Projekt.
• Keine Präsenzzeiterfassung. Saldio erfasst projektbezogene Arbeitszeit, nicht Kommen und Gehen.
• Keine Rechnung ohne Kontrolle. Der Assistent erstellt einen Entwurf, nie eine versendete Rechnung.
• Kein stilles Zurücksetzen. Fakturierte Einträge werden nur über das Storno der Rechnung wieder frei.
• Keine automatische Freigabe. Was fakturierbar ist, entscheidet ein Mensch — einzeln oder per Auswahl.

Fazit

Die Zeiterfassung in Saldio ist kein eigenes Werkzeug neben der Buchhaltung, sondern der erste Schritt der Rechnung. Ein Eintrag hat Projekt, Person, Minuten und Satz; sein Status zeigt jederzeit, ob er schon verrechnet ist.

Der Monatsabschluss reduziert sich damit auf drei Handgriffe: Einträge prüfen, als fakturierbar markieren, Rechnung aus dem Projekt erstellen. Wie die Stunden dort in die Nachkalkulation einfliessen, zeigt der Artikel zur Projektverwaltung.

Vom Auftrag bis zum Saldo.