Kurzantwort
Die Kassenbuch-Vorlage ist eine Excel-Datei für alle Bargeldvorgänge eines Geschäftsjahres. Sie rechnet den Kassenbestand nach jeder Zeile, markiert einen negativen Saldo rot und enthält ein Blatt für den Kassensturz mit allen Schweizer Münzen und Noten. Grundregel: keine Buchung ohne Beleg, und Kassenbuch samt Belegen zehn Jahre aufbewahren (OR Art. 958f).
So führen Sie das Kassenbuch
- Anfangsbestand eintragen. Zählen Sie das Bargeld am ersten Tag und tragen Sie den Betrag ein. Ab da rechnet die Vorlage den Bestand nach jeder Zeile.
- Jeden Vorgang erfassen. Datum, fortlaufende Belegnummer, Buchungstext und Betrag als Einnahme oder Ausgabe. Am besten am selben Tag, solange der Beleg noch in der Hand ist.
- Konto oder Kategorie angeben. So lässt sich das Kassenbuch später ohne Rätselraten in die Buchhaltung übernehmen.
- MWST-Satz notieren. Wenn Sie MWST-pflichtig sind, tragen Sie pro Beleg den Satz ein: 8.1 %, 2.6 %, 3.8 % oder 0.
- Kasse zählen. Mindestens monatlich im Blatt «Kassensturz» Münzen und Noten zählen. Die Differenz zum Kassenbuch muss null sein.
Die wichtigsten Regeln für die Kasse
- Keine Buchung ohne Beleg. Für jeden Eintrag gibt es eine Quittung. Fehlt sie, erstellen Sie einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und Unterschrift.
- Die Kasse ist nie im Minus. Physisch kann weniger als nichts nicht in der Kasse liegen. Ein negativer Saldo bedeutet einen vergessenen oder falschen Eintrag, die Vorlage markiert ihn rot.
- Bargeldtransfers sind kein Ertrag. Bringen Sie Geld zur Bank, ist das eine Ausgabe in der Kasse und eine Einnahme auf dem Bankkonto. Am Ergebnis ändert sich nichts.
- Privates sichtbar machen. Nehmen Sie Bargeld für private Zwecke heraus, erfassen Sie es als Privatbezug, nicht als Geschäftsaufwand.
- Nichts nachträglich ändern. Fehler korrigieren Sie mit einer neuen Zeile und Verweis auf die falsche, statt Werte zu überschreiben.
Rechtsgrundlagen
Das Kassenbuch ist Teil der Geschäftsbücher. Es muss vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch geführt sein, und jeder Eintrag braucht einen Beleg (OR Art. 957a). Kassenbuch und Belege bewahren Sie zehn Jahre auf (OR Art. 958f). Bei einer MWST-Kontrolle ist ein lückenloses Kassenbuch eine der ersten Unterlagen, die verlangt werden.
Häufige Fragen
- Bin ich verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen?
- Wenn Ihr Geschäft Bargeld einnimmt oder ausgibt, ja: Die Bargeldvorgänge gehören zur Buchführung und müssen lückenlos nachweisbar sein. Ein separates Kassenbuch ist dafür der übliche Weg.
- Wie oft muss ich einen Kassensturz machen?
- Das Gesetz nennt keinen Rhythmus. Üblich und bei MWST-Kontrollen gern gesehen ist ein Kassensturz mindestens monatlich, in Geschäften mit viel Bargeld täglich.
- Was mache ich bei einer Kassendifferenz?
- Zuerst Belege und Einträge prüfen. Lässt sich die Differenz nicht klären, buchen Sie sie mit einem Eigenbeleg als Kassendifferenz aus. Stillschweigend ausgleichen sollten Sie sie nicht.
