Kurzantwort
Die Rechnungsvorlage ist eine Excel-Datei mit allen Angaben, die eine Schweizer Rechnung bei MWST-Pflicht braucht (MWSTG Art. 26): Leistungserbringer mit MWST-Nummer, Empfänger, Leistungsdatum, Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Positionen, MWST und das auf 5 Rappen gerundete Total rechnen automatisch. Den Swiss QR-Code erzeugt Ihr E-Banking oder eine Rechnungssoftware, die Vorlage hält den Platz dafür frei.
So füllen Sie die Rechnungsvorlage aus
- Firmenangaben eintragen. Name, Adresse und Kontakt oben links. Wenn Sie MWST-pflichtig sind, gehört Ihre MWST-Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST auf jede Rechnung.
- Empfänger erfassen. Firma, Ansprechperson, Strasse mit Hausnummer sowie PLZ und Ort stehen in eigenen Zeilen. So übernehmen Sie die Adresse später ohne Umbau in den QR-Code.
- Nummer und Daten setzen. Rechnungsnummer fortlaufend vergeben, Rechnungsdatum und Leistungsdatum oder -zeitraum eintragen. «Zahlbar bis» rechnet 30 Tage dazu.
- Positionen erfassen. Menge, Einheit, Einzelpreis und bei Bedarf einen Rabatt in Prozent. Zwischentotal, MWST, Rundung und Total rechnen sich selbst.
- MWST-Satz prüfen. Voreingestellt ist der Normalsatz von 8.1 %. Für Lebensmittel, Bücher oder Medikamente gilt 2.6 %, für Beherbergung 3.8 %. Ohne MWST-Pflicht setzen Sie 0 %.
- Zahlteil ergänzen und versenden. IBAN und Bank eintragen, den QR-Zahlteil im E-Banking oder in einer Rechnungssoftware erzeugen und unten einfügen. Dann als PDF speichern und verschicken.
Pflichtangaben auf einer Schweizer Rechnung
Wer nicht MWST-pflichtig ist, hat bei der Gestaltung freie Hand. Für MWST-pflichtige Unternehmen schreibt Art. 26 des MWST-Gesetzes vor, was auf der Rechnung stehen muss, damit der Kunde die Vorsteuer abziehen kann:
| Angabe | Beispiel aus der Vorlage |
|---|---|
| Name und Ort des Leistungserbringers, MWST-Nummer | Muster Malerei GmbH, Zürich, CHE-000.000.000 MWST |
| Name und Ort des Empfängers | Keller Elektro AG, Bern |
| Datum oder Zeitraum der Leistung | Oktober 2026 |
| Art, Gegenstand und Umfang der Leistung | Malerarbeiten Büro, 64 m² |
| Entgelt | CHF 2’125.90 |
| Steuersatz und Steuerbetrag | 8.1 %, CHF 172.20 |
Bei Kassenzetteln bis CHF 400 darf der Empfänger fehlen (MWSTG Art. 26 Abs. 3). Rechnungsnummer und Zahlungsfrist verlangt das Gesetz nicht, ohne sie wird aber jede Rückfrage und jede Mahnung mühsam.
Zahlungsfrist und Verzug
Eine gesetzliche Standardfrist gibt es nicht. Üblich sind 30 Tage netto, bei Privatkunden oft 10 bis 20 Tage. Steht auf der Rechnung ein klares Verfalldatum, ist der Kunde nach Ablauf ohne Mahnung im Verzug (OR Art. 102 Abs. 2). Ab dann schuldet er einen Verzugszins von 5 % pro Jahr, sofern nichts anderes vereinbart ist (OR Art. 104).
Und die QR-Rechnung?
Seit Oktober 2022 ersetzt der QR-Zahlteil die alten Einzahlungsscheine. Seit dem 21. November 2025 sind im Swiss QR-Code nur noch strukturierte Adressen zulässig, mit Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort in getrennten Feldern. Der Code enthält Prüfziffern und muss nach dem Standard von SIX aufgebaut sein. Das kann Excel nicht zuverlässig, darum hält die Vorlage den Platz frei.
Eine passende Offerte zur Rechnung finden Sie in der Offerte-Vorlage.
Häufige Fragen
- Muss ich auf der Rechnung die MWST ausweisen?
- Nur wenn Sie MWST-pflichtig sind. Dann gehören Steuersatz und Steuerbetrag auf die Rechnung, bei einem Preis inklusive MWST genügt der Satz. Wer nicht pflichtig ist, darf keine MWST ausweisen.
- Ab wann bin ich MWST-pflichtig?
- In der Regel ab CHF 100'000 Umsatz pro Jahr aus steuerbaren Leistungen. Darunter können Sie sich freiwillig unterstellen, etwa wenn Sie viel Vorsteuer haben.
- Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
- Zehn Jahre, gerechnet ab Ende des Geschäftsjahres (OR Art. 958f). Das gilt für ausgestellte und für erhaltene Rechnungen. Eine elektronische Ablage ist zulässig, wenn die Dateien unveränderbar und lesbar bleiben.
- Kann ich die Rechnung auch ohne QR-Zahlteil verschicken?
- Ja. Ein QR-Zahlteil ist nicht vorgeschrieben, eine IBAN auf der Rechnung genügt. Mit QR-Code zahlen Kunden aber schneller und fehlerfreier, und Sie können Zahlungen über die Referenz automatisch zuordnen.
