Kurzantwort
Die Vorlage ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Excel mit Journal, frei anpassbaren Kategorien, Auswertung pro Kategorie und Monat sowie einem Blatt für die Vermögenslage. Diese einfache Buchführung genügt für Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500'000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr (OR Art. 957 Abs. 2). GmbH und AG müssen immer doppelt buchen.
Für wen die einfache Buchhaltung reicht
Das Obligationenrecht kennt zwei Stufen. Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500’000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr sowie Vereine und Stiftungen ohne Eintragungspflicht müssen nur über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage Buch führen (OR Art. 957 Abs. 2). Umgangssprachlich heisst das «Milchbüchleinrechnung».
Alle anderen, insbesondere jede GmbH und AG, führen eine doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung. Dafür ist diese Vorlage nicht gedacht.
So arbeiten Sie mit der Vorlage
- Kategorien anpassen. Im Blatt «Kategorien» stehen 18 typische Kategorien, jeweils als Einnahme, Ausgabe oder Privat markiert. Benennen Sie sie um oder ergänzen Sie eigene.
- Belege erfassen. Im «Journal» kommt jeder Beleg in eine Zeile: Datum, Belegnummer, Text, Kategorie, Zahlungsweg und Betrag. Erfassen Sie die Beträge brutto, so wie sie auf dem Beleg stehen.
- MWST-Satz wählen. Sind Sie MWST-pflichtig, tragen Sie pro Beleg den Satz ein. Die enthaltene MWST rechnet die Vorlage selbst.
- Privates trennen. Privatbezüge und Einlagen laufen über die Kategorien «Privat». Sie verändern Ihr Geld, aber nicht Ihren Gewinn.
- Auswertung lesen. In der «Auswertung» setzen Sie das Jahr und sehen Einnahmen, Ausgaben und Ergebnis pro Kategorie und Monat.
- Vermögenslage per 31.12. Am Jahresende tragen Sie Kasse, Bank, offene Rechnungen, Vorräte, Anlagen und Schulden ein. Die Differenz ist Ihr Eigenkapital.
Was die Steuerverwaltung sehen will
Für die Steuererklärung einer Einzelfirma reicht die Aufstellung aus der «Auswertung» zusammen mit der Vermögenslage. Halten Sie die Belege geordnet nach Belegnummer bereit. Geschäftsbücher, Belege und Auswertungen sind zehn Jahre aufzubewahren (OR Art. 958f).
Wann Excel nicht mehr reicht
Spätestens wenn Sie mehrere Bankkonten abgleichen, MWST abrechnen oder die Rechtsform wechseln, wird die Excel-Liste zur Fehlerquelle. In Saldio entstehen die Buchungen aus Rechnungen und Bankimport, und die MWST-Abrechnung kommt als eMWST-Export. Für Bargeld gibt es das passende Kassenbuch.
Häufige Fragen
- Darf ich als Einzelfirma meine Buchhaltung in Excel führen?
- Ja, solange Ihr Umsatz im letzten Geschäftsjahr unter CHF 500'000 lag. Dann genügt eine Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben sowie der Vermögenslage (OR Art. 957 Abs. 2). Das Werkzeug ist frei wählbar, wichtig sind Vollständigkeit, Belege und Aufbewahrung.
- Was gehört zur Vermögenslage?
- Was Ihrem Geschäft am Stichtag gehört (Kasse, Bank, offene Kundenrechnungen, Vorräte, Fahrzeuge und Einrichtung) und was es schuldet (offene Lieferantenrechnungen, MWST, Darlehen). Die Differenz ist das Eigenkapital.
- Gehören meine AHV-Beiträge in die Buchhaltung?
- Ja. Die persönlichen AHV/IV/EO-Beiträge als Selbständigerwerbender sind geschäftlich begründet und mindern den Gewinn. Die Vorlage hat dafür eine eigene Kategorie.
- Ich bin eine GmbH. Kann ich die Vorlage trotzdem nutzen?
- Nein. Eine GmbH oder AG muss eine doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung führen, unabhängig vom Umsatz. Dafür brauchen Sie eine Buchhaltungssoftware oder einen Treuhänder.
