QR-Rechnung erstellen: Schritt für Schritt für Schweizer KMU

Seit dem Aus der orangen und roten Einzahlungsscheine gibt es in der Schweiz nur noch die QR-Rechnung. Für viele Einzelfirmen heisst das: Word-Vorlage, ein Online-Generator für den Zahlteil, beides zusammenkleben. Das funktioniert, bis die erste Zahlung kommt und niemand mehr weiss, zu welcher Rechnung sie gehört.

Dieser Artikel zeigt, was auf eine korrekte QR-Rechnung gehört und wie Sie sie so erstellen, dass der Zahlungseingang später von selbst zugeordnet wird.

Was ist die QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung besteht aus Ihrer normalen Rechnung und einem standardisierten Zahlteil mit Empfangsschein. Im Zahlteil steckt ein Swiss QR-Code mit allen Zahlungsinformationen: Konto, Betrag, Währung, Empfänger, Zahler und Referenz. Ihre Kundin scannt ihn mit der Banking-App, prüft und bezahlt. Kein Abtippen, keine Tippfehler bei der IBAN.

Den Standard legt SIX in den Implementation Guidelines fest. Welche Felder im QR-Code stehen und welche Referenztypen es gibt, erklärt der Artikel QR-Rechnungen: Referenzen verstehen, automatisch verbuchen im Detail.

Was Sie brauchen

• Eine IBAN oder eine QR-IBAN. Die QR-IBAN bekommen Sie bei Ihrer Bank. Sie ist für Zahlungen mit QR-Referenz gedacht und lohnt sich, sobald Sie Zahlungen automatisch abgleichen wollen.
• Eine Referenz. Mit QR-IBAN ist die 27-stellige QR-Referenz Pflicht. Mit normaler IBAN können Sie die Creditor Reference nach ISO 11649 verwenden (beginnt mit «RF»). Ohne Referenz ordnen Sie jede Zahlung von Hand zu. Ob IBAN und Referenz gültig sind, zeigt der IBAN- und QR-Referenz-Prüfer.
• Strukturierte Adressen. Seit dem 21. November 2025 sind im QR-Code nur noch strukturierte Adressen zulässig: Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort in getrennten Feldern. Rechnungen mit kombinierten Adresszeilen akzeptieren die Banken nur noch für eine Übergangszeit.
• Den Betrag in CHF oder EUR. Er darf auch leer bleiben, etwa bei Spenden.

Schritt für Schritt in Saldio

1. Zahlungsdaten einmal hinterlegen. In den Einstellungen unter Bankverbindung IBAN und QR-IBAN erfassen. Ist eine QR-IBAN hinterlegt, erstellt Saldio Rechnungen mit QR-Referenz.
2. Kunde anlegen. Strasse und Hausnummer, PLZ und Ort sind in Saldio eigene Felder. Die Adresse ist damit von Anfang an strukturiert.
3. Rechnung erfassen oder aus der Offerte übernehmen. Positionen, MWST-Satz, Zahlungskondition. Das Fälligkeitsdatum rechnet Saldio aus Rechnungsdatum und Zahlungskondition. Bestand vorher eine Offerte, übernimmt ein Klick alle Positionen.
4. Ausstellen und versenden. Beim Ausstellen bucht Saldio die Rechnung, vergibt die Referenz und archiviert das PDF mit Zahlteil unveränderlich. Danach steht die Rechnung als «Versendet» in der Liste.
5. Zahlung abgleichen. Den Bankauszug als CAMT.053 hochladen. Stimmen Referenz und Betrag exakt, ordnet Saldio die Zahlung der Rechnung zu und bucht sie selbst.

Wie der Abgleich im Detail funktioniert und was mit Teilzahlungen passiert, steht im Artikel zum CAMT-Import.

Die drei häufigsten Fehler

• QR-IBAN ohne QR-Referenz. Die Kombination ist ungültig, die Bank weist die Zahlung zurück. Umgekehrt gilt dasselbe: Eine QR-Referenz funktioniert nur mit QR-IBAN.
• Zahlteil zu klein oder abgeschnitten. Der Zahlteil hat ein festes Format (A6 quer) und braucht bei gedruckten Rechnungen eine Perforation oder eine Schnittlinie mit Scherensymbol.
• Jede Rechnung mit derselben Referenz. Dann bleibt der Abgleich Handarbeit. Die Referenz muss pro Rechnung eindeutig sein.

Fazit

Eine QR-Rechnung erstellen ist einfach. Der eigentliche Gewinn liegt danach: Wenn Rechnung, Referenz und Bankauszug im selben System sind, ist der Zahlungseingang in Sekunden verbucht. Welche Funktionen dafür zusammenspielen, zeigt die Übersicht der Funktionen im Verkauf. Saldio 7 Tage gratis testen, ohne Zahlungsmittel, danach ab CHF 15 pro Monat gemäss Preisen.

Häufige Fragen

Brauche ich eine QR-IBAN?

Nein. Die QR-Rechnung funktioniert auch mit normaler IBAN und optionaler RF-Referenz. Die QR-IBAN mit QR-Referenz macht den automatischen Abgleich aber zuverlässiger.

Kann ich die QR-Rechnung per E-Mail schicken?

Ja, als PDF. Der Zahlteil muss nicht gedruckt werden, Ihre Kundin scannt ihn direkt am Bildschirm.

Was kostet eine QR-IBAN?

Bei vielen Banken nichts oder wenig. Fragen Sie bei Ihrer Bank nach, die QR-IBAN gehört zum bestehenden Konto.

Sind kombinierte Adressen noch erlaubt?

Für neue Rechnungen nicht mehr. Seit dem 21. November 2025 sieht der Swiss QR-Code strukturierte Adressen vor, mit Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort in getrennten Feldern. Rechnungen mit kombinierten Adressen werden nur noch für eine Übergangszeit bezahlt.