Wie Offerten und Aufträge in Saldio zusammenhängen
Offerte, Auftrag, Lieferschein, Rechnung: Wie Saldio Belege auseinander entstehen lässt, den Ursprung einfriert und die Belegkette als Grafik zeigt.
Inhalt
Ein halbes Jahr nach Projektende fragt der Kunde: «Worauf beruht eigentlich diese Rechnung? In unserer Offerte stand ein anderer Betrag.»
Wer Offerten in Word schreibt, Aufträge per Mail bestätigt und Rechnungen in der Buchhaltung erfasst, sucht die Antwort jetzt an drei Orten. Und selbst wenn er alle drei Dokumente findet, bleibt offen, ob die Offerte im Ordner die ist, die der Kunde angenommen hat — oder eine spätere Fassung, die nie hinausging.
In Saldio entstehen Verkaufsbelege deshalb auseinander statt nebeneinander. Jeder Beleg weiss, aus welchem er hervorgegangen ist, und der Ursprung bleibt beim Umwandeln erhalten. Dieser Artikel zeigt, wie diese Belegkette aufgebaut ist und was dabei eingefroren wird.
Die Glieder der Kette
Saldio kennt sechs Belegarten im Verkauf, jede mit eigenem Kürzel:
| Beleg | Kürzel | Entsteht aus | Führt weiter zu |
|---|---|---|---|
| Offerte | AN | — | Auftrag oder Rechnung |
| Auftrag | AU | Offerte oder direkt | Lieferschein, Rechnung |
| Lieferschein | LS | Auftrag oder Rechnung | — |
| Rechnung | RE | Offerte, Auftrag oder direkt | Lieferschein, Stornobeleg |
| Gutschrift | GS | direkt erfasst | — |
| Stornobeleg | ST | gebuchte Rechnung | — |
Die Kette hat zwei Hauptwege: Offerte → Auftrag → Rechnung für Arbeiten, die bestätigt und über Zeit erledigt werden, und Offerte → Rechnung direkt für alles, was ohne Auftragsbestätigung auskommt. Lieferscheine zweigen aus Auftrag oder Rechnung ab.
Wie eine Offerte mit Versionen und Online-Annahme entsteht, beschreibt der Artikel zur Angebotserstellung. Hier geht es um das, was danach kommt.
Konvertieren statt kopieren
Der Übergang von einem Beleg zum nächsten heisst in Saldio Konvertieren. Am Beleg stehen dafür die Aktionen bereit:
- An der Offerte: In Auftrag umwandeln oder In Rechnung umwandeln
- Am Auftrag: In Rechnung umwandeln und Lieferschein erstellen
- An der Rechnung: Lieferschein erstellen
Umgewandelt werden kann eine Offerte, sobald sie versendet oder angenommen ist. Im Entwurf geht das nicht — eine Offerte, die der Kunde nie gesehen hat, kann auch nicht die Grundlage eines Auftrags sein.
Bei der Umwandlung einer Offerte direkt in eine Rechnung fragt Saldio nach Rechnungsdatum und Fälligkeit. Die neue Rechnung erbt die laufende Nummer, nur das Kürzel wechselt: Aus AN-2026-0117 wird RE-2026-0117. Ausserdem hängt Saldio das PDF der Offerte als unveränderlichen Anhang an die Rechnung — der Nachweis, worüber tatsächlich Einigkeit bestand.
Bei der Umwandlung eines Auftrags in eine Rechnung bekommt die Rechnung eine eigene Nummer, der Auftrag wird eingefroren.
Am neuen Beleg ist die Herkunft sichtbar: «Erstellt aus Offerte» oder «Erstellt aus Auftrag», jeweils mit Verweis. Am Ursprung steht umgekehrt, wohin er umgewandelt wurde.
Was «eingefroren» bedeutet
Nach der Umwandlung steht der Ursprungsbeleg auf Konvertiert. Das ist kein normaler Status, den man wieder zurücksetzen könnte, sondern ein Endzustand: Eine konvertierte Offerte lässt sich weder bearbeiten noch in einen anderen Status setzen.
Das klingt streng, ist aber der Kern der Kette. Würde man die Offerte nach der Umwandlung noch ändern können, wäre der Nachweis wertlos — die Rechnung würde auf ein Dokument verweisen, das inzwischen etwas anderes sagt. Genau dieses Problem soll die Kette lösen.
Wer eine ähnliche Offerte für einen anderen Kunden braucht, nimmt Kopieren. Die Kopie ist ein eigenständiger Beleg, ausdrücklich ohne Verknüpfung zum Original — also kein Glied der Kette, sondern ein neuer Anfang.
Lieferscheine und Teillieferungen
Lieferscheine entstehen aus einem Auftrag oder aus einer Rechnung. Sie sind eigenständige Kopien: Ändert sich der Ursprungsbeleg später, wirkt das nicht auf einen bereits erstellten Lieferschein.
Pro Ursprungsbeleg sind mehrere Lieferscheine zulässig. Das ist der Weg für Teillieferungen: Ein Auftrag über 40 Stück lässt sich mit drei Lieferscheinen über 15, 15 und 10 Stück ausliefern, alle mit demselben Auftrag verknüpft.
Preise bleiben im Lieferschein intern erhalten, werden im PDF aber ausgeblendet. Der Lieferschein ist ein Warenbegleitpapier, keine zweite Rechnung.
Aus einem stornierten Auftrag oder einer stornierten Rechnung entsteht kein Lieferschein mehr.
Ein Beispiel durch die ganze Kette
Ein Malerbetrieb offeriert einer Verwaltung den Anstrich eines Treppenhauses:
- AN-2026-0117 wird versendet, nach einer Rückfrage als Version 2 mit Gerüst ergänzt und über den Online-Link angenommen.
- Die Offerte wird in einen Auftrag umgewandelt: AU-2026-0031. Die Offerte steht ab jetzt auf Konvertiert.
- Die Arbeit läuft in zwei Etappen. Aus dem Auftrag entstehen zwei Lieferscheine, LS-2026-0058 und LS-2026-0063.
- Nach Abschluss wird der Auftrag in eine Rechnung umgewandelt und versendet. Der Auftrag ist eingefroren, die Forderung gebucht.
Ein halbes Jahr später genügt ein Blick: Von der Rechnung aus führt die Kette über den Auftrag zur Offerte, inklusive der Version, die der Kunde angenommen hat.
Die Belegkette als Grafik
Am Beleg zeigt der Bereich Belegkette alle verknüpften Belege als Grafik — geordnet nach Belegart, von der Offerte links über Auftrag und Lieferschein bis zur Rechnung, zur Gutschrift und zum Stornobeleg. Die Verbindungen zeigen die Art der Beziehung: Umwandlung, Lieferung oder Storno. Ein Storno ist farblich abgesetzt.
Über Vollbild öffnet sich die Kette auf einer eigenen Seite. Dort lässt sich auch direkt nach einer Auftrags-, Rechnungs- oder Offertennummer suchen, um die Kette eines beliebigen Belegs aufzurufen.
Auch Korrekturen gehören in die Kette. Wird eine gebuchte Rechnung storniert, erscheint der Stornobeleg in der Kette neben dem Original. Wie Storno und Ausstellen buchhalterisch funktionieren, steht im Artikel zur Rechnungsstellung.
Was Saldio bewusst nicht tut
- Kein Bearbeiten konvertierter Belege. Wer umgewandelt hat, hat den Ursprung festgeschrieben.
- Keine Umwandlung in beide Richtungen. Eine Offerte wird Auftrag oder Rechnung, nicht beides.
- Keine Umwandlung aus dem Entwurf. Erst was versendet oder angenommen ist, kann zur Grundlage werden.
- Keine Rückwirkung auf Lieferscheine. Ein erstellter Lieferschein bleibt, wie er ist, auch wenn sich der Auftrag ändert.
- Kein Lieferschein aus stornierten Belegen.
- Keine Kette durch Kopieren. Eine Kopie ist ein neuer Beleg ohne Herkunft.
Fazit
Die Belegkette in Saldio beantwortet eine Frage, die in jeder Buchhaltung irgendwann gestellt wird: Woher kommt dieser Betrag? Weil Belege durch Umwandlung entstehen und der Ursprung dabei eingefroren wird, ist die Antwort immer da — am Beleg, in der Grafik, ohne Suche in drei Systemen.
Der Preis dafür ist eine bewusste Entscheidung an jeder Weiche: Auftrag oder Rechnung, umwandeln oder kopieren. Wer diese Entscheidung einmal verstanden hat, muss die Kette nie wieder von Hand rekonstruieren.
Vom Auftrag bis zum Saldo.