QR-Rechnungen in Saldio: Referenzen verstehen, automatisch verbuchen

Seit dem 30. September 2022 ist der orange Einzahlungsschein Geschichte. Jede Schweizer Rechnung mit Zahlteil trägt seither einen Swiss QR-Code, und in den meisten KMU wird er genau einmal benutzt: zum Scannen im E-Banking.

Das ist schade, denn der QR-Code kann mehr. Er trägt eine Referenz, die auf dem Bankauszug unverändert zurückkommt — und damit die Verbindung zwischen Rechnung, Zahlung und Buchung, nach der man sonst von Hand sucht.

Dieser Artikel erklärt, was im QR-Code steht, welche Referenztypen es gibt und wie Saldio eine QR-Rechnung vom Beleg bis zur bezahlten Kreditorenbuchung durchzieht. Wie der Beleg technisch eingelesen wird, steht im Artikel zum Beleg-Import.

Was im QR-Code steht

Der Zahlteil folgt den Implementation Guidelines von SIX. Ein Teil der Felder ist Pflicht, ein Teil optional:

Zwei Punkte sind in der Praxis wichtig. Erstens ist sogar der Betrag optional — ein Spenden-Einzahlungsschein kommt ohne aus. Zweitens stecken Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und MWST-Angaben nur im freiwilligen Swico-Zusatz. Was Saldio aus welchem Feld liest, zeigt der Artikel Lieferantenrechnungen automatisch einlesen – ganz ohne KI im Detail.

Drei Referenztypen, zwei Kontoarten

Das Herzstück für die Buchhaltung ist die Referenz. Der Standard kennt drei Typen, und welcher erlaubt ist, hängt an der Kontoart:

Eine QR-IBAN sieht aus wie eine normale IBAN, liegt aber in einem reservierten Bereich der Bankenkennung (IID 30000–31999). Sie verlangt zwingend eine QR-Referenz, und eine QR-Referenz verlangt zwingend eine QR-IBAN.

Saldio prüft genau diese Regel beim Erfassen einer Lieferantenrechnung: QR-IBAN nur mit QR-Referenz, QR-Referenz nur mit QR-IBAN, sonst muss eine Referenz mit RF beginnen. Dazu kommen die Prüfziffern von IBAN, QR- und RF-Referenz. Ein Tippfehler in einer 27-stelligen Zahl fällt damit beim Speichern auf, nicht erst, wenn die Bank die Zahlung zurückweist.

Bei ausländischen Lieferanten ohne QR-Code gibt es keine dieser Referenzen. Dort erlaubt Saldio statt einer QR- oder RF-Referenz einen freien Verwendungszweck bis 140 Zeichen.

Die eigene Seite: Referenzen auf Ausgangsrechnungen

Dieselbe Logik gilt in der Gegenrichtung. Rechnungen aus Saldio tragen einen QR-Einzahlungsschein, und Saldio vergibt die Referenz selbst: eine QR-Referenz, wenn in den Firmeneinstellungen eine QR-IBAN hinterlegt ist, sonst eine RF-Referenz. Die QR-Referenz leitet Saldio aus der Rechnungsnummer ab.

Zahlt der Kunde mit dem QR-Code, kommt genau diese Referenz auf dem Bankauszug zurück. Trifft sie zusammen mit dem Betrag genau eine offene Rechnung, bucht der Bankabgleich die Zahlung beim Import selbst, ohne Klick. Mehr zur Ausgangsseite im Artikel zur Rechnungsstellung. Wie man eine QR-Rechnung Schritt für Schritt erstellt, zeigt die Anleitung QR-Rechnung erstellen.

Vom Beleg bis zur bezahlten Rechnung

Eine QR-Rechnung des Lieferanten durchläuft in Saldio fünf Stationen.

1. Erfassen. Der Beleg kommt über den Beleg-Import oder wird von Hand erfasst. IBAN, Referenz, Betrag und Rechnungssteller kommen exakt aus dem QR-Code; was fehlt, wird ergänzt. Gespeichert wird zunächst als Entwurf.

2. Buchen. Mit Speichern & buchen oder der gesammelten Freigabe wird die Rechnung Offen. Erst jetzt entsteht die Buchung: Aufwand und Vorsteuer an Kreditoren.

3. Zahlung vorbereiten. In der Liste der Lieferantenrechnungen markiert man die fälligen Belege und klickt Zahlung vorbereiten. Saldio erzeugt eine Zahlungsdatei im Format pain.001, die im E-Banking eingelesen wird — mit IBAN und Referenz aus dem QR-Code, auch mit ausländischer IBAN. Teilbezahlte Belege gehen mit ihrem offenen Rest in die Datei. Wer schon in einer Zahlungsdatei war, trägt danach den Hinweis Zahlungsdatei erstellt mit Datum.

4. Zahlung abgleichen. Die Belastung erscheint auf dem Bankauszug, der als CAMT-Datei eingelesen wird. Weil die Bank dieselbe Referenz mitliefert, findet Saldio die Lieferantenrechnung über Referenz und Betrag. Trifft beides exakt und eindeutig, bucht der Import die Zahlung selbst: Kreditoren an Bank.

5. Bezahlt. Der Status der Rechnung folgt der Zahlung und wird nicht von Hand gesetzt. Eine Teilzahlung führt zu Teilweise bezahlt, eine volle Zahlung zu Bezahlt.

Ein Beispiel mit effektiver MWST-Abrechnung: Rechnung einer Druckerei über CHF 1’081.00, davon CHF 81.00 MWST zu 8.1 %.

Das Aufwandskonto schlägt Saldio je Position vor, aus früheren Belegen desselben Lieferanten.

Wenn die Bank mehr oder weniger abbucht

Nicht jede Zahlung trifft den Rechnungsbetrag auf den Rappen. Zieht man Skonto ab oder kommen Spesen dazu, schlägt Saldio die Lieferantenrechnung trotzdem vor — über die Referenz, mit dem Hinweis, dass der Betrag abweicht. Im Bestätigungsdialog benennt Saldio die Differenz als Skonto, Bankspesen, Kursdifferenz oder Rundung, und die Rechnung gilt danach als voll getilgt. Automatisch gebucht wird in diesem Fall nie, weil eine Toleranz im Spiel ist.

Ein Rest ohne Bankzeile — Skonto, Rundung, Kulanz — lässt sich auch direkt an der Lieferantenrechnung beim Erfassen der Zahlung als Differenz auf ein Konto abschliessen.

Was Saldio bewusst nicht tut

• Keine Zahlung auslösen. Saldio erzeugt die pain.001-Datei, ausgelöst wird die Zahlung im E-Banking — mit der Freigabe, die dort ohnehin gilt.
• Keine Referenz raten. Eine Zahlungsreferenz aus dem QR-Code wird nie durch einen geschätzten Wert ersetzt.
• Keine Buchung ohne Freigabe. Eine importierte QR-Rechnung bleibt Entwurf, bis jemand sie bucht.
• Kein Status von Hand. Eine Rechnung wird bezahlt, indem eine Zahlung erfasst oder zugeordnet wird — nicht durch Umschalten eines Feldes.
• Kein QR-Zahlteil ausserhalb von CHF und EUR. Die Norm lässt es nicht zu, Saldio auch nicht.

Fazit

Die QR-Rechnung ist mehr als ein maschinenlesbarer Einzahlungsschein. Ihre Referenz verbindet den Beleg mit der Zahlung und die Zahlung mit der Bankzeile — in beide Richtungen, für Kunden- wie für Lieferantenrechnungen.

Saldio nutzt das konsequent: Die Referenz kommt exakt aus dem QR-Code, wird beim Speichern geprüft, geht in die pain.001-Datei und kommt über den Bankauszug zurück. Dort reicht sie, um die Zahlung ohne Klick zu verbuchen.

Vom Auftrag bis zum Saldo.