Wie die digitalen Kundenakten in Saldio funktionieren
Umsatz, Bezahltes, Offenes und Versandverlauf eines Kunden auf einer Seite: So bündelt Saldio die digitale Kundenakte – direkt aus den Belegen.
Inhalt
Der Kunde ruft an und fragt, ob noch etwas offen ist. Eine einfache Frage — und in vielen Betrieben eine Viertelstunde Arbeit: die Debitorenliste filtern, die Rechnungsordner durchblättern, im Postausgang nachsehen, ob die letzte Rechnung überhaupt verschickt wurde.
Die Informationen sind alle da. Sie liegen nur nicht zusammen.
In Saldio ist die Kundenakte die Detailansicht eines Kontakts: Ein Klick auf eine Adresse, und die wichtigsten Antworten stehen auf einer Seite. Dieser Artikel zeigt, was dort steht, woher die Zahlen kommen und wo die Akte bewusst aufhört.
Der Weg in die Akte
Zur Kundenakte führen zwei Wege. Unter Stammdaten → Adressen öffnet ein Klick auf eine Zeile die Detailansicht. Schneller geht es über die globale Suche mit ⌘K beziehungsweise Ctrl K: Firmenname, Nachname, Kundennummer oder E-Mail-Adresse eintippen, Enter. Wie die Suche im Detail funktioniert, beschreibt der Artikel zur Dokumentensuche.
Im Kopf der Seite stehen der Name, die Kundennummer, der Typ — Kunde, Lieferant oder beides — und ob der Kontakt aktiv ist. Rechts daneben Bearbeiten und Löschen. Darunter teilt sich die Akte in zwei Register: Übersicht und Versand / Verlauf.
Vier Kennzahlen
Ganz oben in der Übersicht stehen vier Zahlen:
- Gesamtumsatz — die Summe aller Rechnungen an diesen Kunden
- Bezahlt — davon die Rechnungen im Status Bezahlt
- Offen — der Rest
- Anzahl offene Rechnungen
Gezählt werden nur Rechnungen. Entwürfe und stornierte Rechnungen bleiben draussen, ebenso Offerten und Aufträge. Ein Beispiel:
| Beleg | Status | Betrag (CHF) | zählt als |
|---|---|---|---|
| RE-2026-0098 | Storniert | 500.00 | — |
| RE-2026-0101 | Bezahlt | 2’400.00 | Bezahlt |
| RE-2026-0117 | Versendet | 1’150.00 | Offen |
| RE-2026-0123 | Entwurf | 800.00 | — |
Die Akte zeigt dann: Gesamtumsatz CHF 3’550, Bezahlt CHF 2’400, Offen CHF 1’150, eine offene Rechnung. Der Entwurf zählt erst, wenn er ausgestellt ist — vorher kennt ihn der Kunde nicht.
Stammdaten und Standort
Links unter den Kennzahlen steht die Karte Stammdaten: Kundennummer, E-Mail, Telefon, Website, UID-Nummer und MWST-Nummer. E-Mail und Telefon sind anklickbar und öffnen direkt das Mail-Programm beziehungsweise den Anruf. Darunter folgen die Zahlungsinformationen mit IBAN, bei Adressen aus search.ch der Link auf das Profil und die Notizen zum Kontakt.
Die Karte Standort zeigt die Anschrift und, wenn Saldio sie lokalisieren konnte, eine Karte. In Google Maps öffnen zeigt den Ort direkt in Google Maps. Für den Aussendienst, der vor dem Termin noch schnell die Adresse braucht, ist das der kürzeste Weg.
Gepflegt werden diese Angaben nicht hier, sondern im Adressformular hinter Bearbeiten. Was dort alles hineingehört, zeigt der Artikel zum Kundenmanagement.
Umsatzverlauf und offene Rechnungen
Rechts daneben stehen zwei Karten, die die Kennzahlen aufschlüsseln.
Umsatz letzte 12 Monate zeigt Monat für Monat den Rechnungsbetrag und die Anzahl Rechnungen. Saisonale Kunden fallen damit genauso auf wie ein Stammkunde, der seit vier Monaten nichts mehr bestellt hat.
Offene Rechnungen listet jede noch nicht bezahlte Rechnung mit Nummer, Datum, Fälligkeit, Betrag und Status. Ein Klick auf die Zeile öffnet die Rechnung selbst — mit PDF, Zahlungen, Mahnungen und der Belegkette, die zeigt, aus welcher Offerte und welchem Auftrag sie entstanden ist.
Damit ist die Frage vom Anfang in Sekunden beantwortet: Kennzahl Offen ablesen, bei Bedarf die Rechnung öffnen und die Nummer nennen.
Versand / Verlauf
Das zweite Register beantwortet die Frage, die nach «Was ist offen?» meist folgt: «Haben Sie mir das überhaupt geschickt?»
Versand / Verlauf listet jede E-Mail, die Saldio zu einem Beleg dieses Kontakts versendet hat — Rechnungen, Offerten, Aufträge, Lieferscheine, Gutschriften —, mit Datum, Empfänger, Beleg, Betreff und Status. Was sich daraus alles nachvollziehen lässt, bis hin zur Frage, ob der Kunde den Beleg online geöffnet hat, beschreibt der Artikel zur Kontakthistorie.
Dieselbe Akte für Lieferanten
Ein Lieferant hat dieselbe Detailansicht, mit umgekehrter Blickrichtung: Gesamtausgaben statt Gesamtumsatz, Ausgaben letzte 12 Monate und Offene Lieferantenrechnungen. Ein Klick auf eine offene Lieferantenrechnung öffnet sie im Einkauf. Ist ein Kontakt beides, Kunde und Lieferant, zeigt die Akte die Verkaufsseite.
Die Lieferantenzahlen erscheinen nur, wenn der Mandant das Einkaufsmodul nutzt und der Benutzer darauf Zugriff hat. Wer nur Stammdaten pflegt, sieht bei Lieferanten Stammdaten und Standort — aber keine Beträge.
Was Saldio bewusst nicht tut
- Keine zweite Datenhaltung. Die Akte speichert nichts Eigenes. Alle Zahlen werden beim Öffnen aus den Belegen berechnet. Ist eine Zahlung aus dem Bankabgleich an der Rechnung verbucht, stimmt die Akte sofort.
- Keine Offerten im Umsatz. Offerten und Aufträge sind Absichten, keine Forderungen. Sie erscheinen nicht in den Kennzahlen und nicht im Umsatzverlauf.
- Keine Entwürfe. Ein nicht ausgestellter Beleg zählt nicht, weder als Umsatz noch als offen.
- Kein Löschen mit Geschichte. Ein Kontakt, für den Rechnungen bestehen, lässt sich nicht löschen. Die Akte bleibt so lange vollständig, wie die Belege existieren.
Fazit
Die digitale Kundenakte in Saldio ist keine Mappe, in die jemand Dinge ablegt, sondern eine Sicht auf das, was ohnehin passiert: Rechnungen werden gestellt, Zahlungen kommen herein, E-Mails gehen hinaus. Die Detailansicht des Kontakts zieht das auf eine Seite zusammen und hält es aktuell, ohne dass jemand nachführen muss.
Für das Telefonat mit dem Kunden heisst das: eine Suche, ein Klick, und die Antwort steht da.
Vom Auftrag bis zum Saldo.