Wie das Kundenmanagement in Saldio funktioniert
Adressen erfassen, Kontaktpersonen und Lieferadressen hinterlegen, Kontakte aus CSV, vCard oder JSON importieren: So führt Saldio Kunden und Lieferanten.
Inhalt
Eine Rechnung an die falsche Adresse ist ärgerlich. Eine Rechnung auf Deutsch an einen Kunden in Lausanne, der seit Jahren französische Offerten bekommt, ist peinlich.
Beides passiert selten aus Nachlässigkeit. Es passiert, weil Kundendaten an drei Orten liegen: in einer Excel-Liste, im Adressbuch des E-Mail-Programms und im Kopf der Person, die den Kunden betreut. Wer die Rechnung schreibt, sieht nur einen davon.
In Saldio gibt es dafür einen Ort: Stammdaten → Adressen. Dieser Artikel zeigt, was eine Adresse dort enthält, welche Angaben sich auf jeden Beleg auswirken und wie bestehende Kontakte aus der alten Lösung herüberkommen.
Eine Adresse für Kunden und Lieferanten
Saldio trennt nicht zwischen Kundenstamm und Lieferantenstamm. Jede Adresse hat einen Typ — Kunde, Lieferant oder Kunde & Lieferant — und eine Art: Unternehmen oder Privatperson. Der Schreiner, der bei Ihnen einkauft und dem Sie gleichzeitig Holz liefern, ist ein Datensatz, nicht zwei.
Die Kundennummer vergibt Saldio automatisch, in getrennten Kreisen: K-NNNN für Kunden, L-NNNN für Lieferanten. Wer bestehende Nummern aus dem alten System behalten will, trägt sie von Hand ein. Bleibt das Feld leer, zählt Saldio weiter.
Zum Kopf einer Adresse gehören:
- Anrede, Unternehmensname mit Zusatzfeld, Vorname und Nachname
- Strasse, Nr., Adresszusatz, PLZ, Ort und Land
- Unternehmens-ID und MWST-ID
Pflicht ist nur eines: Firma oder Nachname. Die Unternehmens-ID prüft Saldio beim Speichern auf das Format CHE-ddd.ddd.ddd und die Prüfziffer. Ein Tippfehler in der UID fällt damit beim Erfassen auf, nicht erst, wenn die E-Rechnung beim Empfänger hängen bleibt. Ausländische Nummern werden nicht geprüft.
Kommunikation, Kontaktpersonen, Lieferadressen
Unter dem Kopf ist das Formular in Register geteilt.
Kommunikation nimmt beliebig viele Kanäle auf — E-Mail, Telefon, Mobiltelefon, Webseite, Skype und Sonstiges —, jeweils mit einer optionalen Bezeichnung. Ein Kanal pro Art lässt sich als Standard markieren. Hat ein Kunde eine allgemeine Adresse und eine für die Buchhaltung, steht die Buchhaltungsadresse als Standard und die allgemeine daneben.
Kontaktpersonen gibt es bei Unternehmen. Jede Person hat Anrede, Vor- und Nachname, Position / Funktion, Telefon und E-Mail. Auch hier lässt sich eine Person als Standard markieren — typischerweise die, an die Offerten und Rechnungen adressiert werden.
Lieferadressen sind für Kunden, deren Ware nicht dorthin geht, wohin die Rechnung geht: die Baustelle, das Lager, die Filiale. Auch hier gibt es einen Standard.
Zahlungsinformationen halten Kontoinhaber, IBAN, Bank und BIC / SWIFT. Bei Lieferanten füllt sich das oft von selbst: Wird ein importierter Lieferantenbeleg gebucht, hinterlegt Saldio dessen IBAN automatisch als Zahlungsverbindung.
Unter Zusatzinformationen stehen die privaten Notizen zur Adresse — für alles, was in kein Feld passt.
Drei Vorgaben, die auf jeden Beleg wirken
Der wichtigste Teil des Formulars sind drei unscheinbare Felder. Sie entscheiden, wie Belege für diesen Kontakt entstehen.
| Feld | Wirkung | Leer gelassen |
|---|---|---|
| Standard-Zahlungskondition | wird beim Erstellen jedes Belegs vorgeschlagen | mandantenweite Vorgabe |
| Belegsprache | Sprache der Belege: Deutsch, Englisch, Französisch oder Italienisch | mandantenweite Vorgabe |
| Versandart | E-Mail oder Post | automatisch: E-Mail, wenn eine Adresse hinterlegt ist, sonst Post |
Damit erledigt sich das Lausanne-Problem vom Anfang. Wer bei diesem Kunden einmal Französisch einträgt, bekommt jede Offerte, jeden Auftrag und jede Rechnung auf Französisch — auch wenn eine Kollegin den Beleg erstellt, die den Kunden nicht kennt.
Die Versandart wirkt bis ins Versand-Center: Es ordnet jeden Beleg anhand dieser Vorgabe dem Kanal E-Mail oder Post zu. Wie die Rechnung danach entsteht, zeigt der Artikel zur Rechnungsstellung.
Adressen aus search.ch übernehmen
Neue Kunden muss man nicht abtippen. Im Formular gibt es die Suche Aus search.ch importieren: Name, Firma oder Telefonnummer eingeben, ab drei Zeichen erscheinen bis zu zehn Treffer, ein Klick übernimmt die vollständige Adresse ins Formular.
Die Herkunft bleibt am Kontakt sichtbar, samt Link auf das search.ch-Profil. Wer die Adresse später von Hand pflegt, kann die Verknüpfung über Verknüpfung lösen entfernen.
Import und Export
Beim Umstieg liegen die Kontakte meist schon irgendwo. Auf der Seite Adressen führt Import in einen Dialog, der drei Formate annimmt:
- CSV — dazu gibt es eine Beispiel-Vorlage, die man herunterlädt, in Excel ausfüllt und wieder hochlädt
- vCard (.vcf) — aus dem Adressbuch von Apple, Android oder Outlook
- JSON — der vollständige Saldio-Export, etwa beim Umzug zwischen zwei Mandanten
Neue Kontakte legt Saldio direkt an. Spannend wird es bei Kontakten, die es schon gibt. Saldio erkennt sie über E-Mail, UID-Nummer, Firma + Nachname oder Kundennummer und zeigt sie am Ende in Duplikate prüfen: Feld für Feld Bestand gegen Import, und pro Eintrag die Wahl zwischen Überschreiben und Überspringen. Für grosse Listen gibt es Alle überschreiben und Alle überspringen.
Zeilen, die nicht importiert werden konnten, listet Saldio mit Zeilennummer und Grund auf. Der Rest des Imports läuft trotzdem durch.
Export geht in dieselben drei Richtungen: CSV (UTF-8 mit BOM, Semikolon als Trenner, wahlweise mit deutschen oder englischen Spaltennamen), vCard 3.0 für das Telefon und JSON. Nur der JSON-Export ist verlustfrei — er enthält auch Kontaktpersonen, Lieferadressen und Bankverbindungen.
Was Saldio bewusst nicht tut
- Kein stilles Zusammenführen. Erkennt der Import einen bestehenden Kontakt, entscheidet ein Mensch, ob überschrieben wird. Saldio mischt keine Datensätze auf eigene Faust.
- Kein Löschen von Kontakten mit Belegen. Ein Kunde, für den es Rechnungen gibt, bleibt bestehen. Wer ihn nicht mehr sehen will, setzt ihn auf Inaktiv.
- Keine Adresssuche im Hintergrund. search.ch wird nur abgefragt, wenn jemand sucht. Saldio gleicht bestehende Adressen nicht selbständig ab und überschreibt nichts.
- Keine zweite Kundenliste im Verkauf. Offerten, Aufträge und Rechnungen greifen auf dieselben Adressen zu. Eine Änderung hier gilt für jeden neuen Beleg.
Fazit
Kundenmanagement in Saldio ist bewusst kein eigenes CRM, sondern sauber geführte Stammdaten. Eine Adresse enthält, was ein Beleg braucht: Anschrift, Ansprechperson, Lieferort, Bankverbindung — und drei Vorgaben, die dafür sorgen, dass Sprache, Zahlungsfrist und Versandweg für jeden Kunden stimmen, egal wer den Beleg erstellt.
Was sich über einen Kunden im Lauf der Zeit ansammelt — Umsatz, offene Rechnungen, Zahlungsverhalten —, zeigt die digitale Kundenakte. Was ihm wann zugeschickt wurde, steht in der Kontakthistorie.
Vom Auftrag bis zum Saldo.