Wie die Zahlungserinnerungen in Saldio funktionieren
Zahlungskondition, Skonto, Online-Link und eine freundliche erste Mahnstufe: Was Saldio tut, damit Rechnungen pünktlich bezahlt werden – ohne Drohton.
Inhalt
Die meisten Rechnungen, die zu spät bezahlt werden, sind nicht strittig. Sie sind vergessen. Die Mail ging im Posteingang unter, die Buchhaltung des Kunden war in den Ferien, oder das PDF liegt ungeöffnet in einem Ordner.
Für diese Fälle braucht es keine Mahngebühr und keinen scharfen Ton. Es braucht eine klare Frist, einen einfachen Weg zu zahlen und — wenn es doch nicht klappt — eine freundliche Erinnerung, die nicht klingt wie der erste Schritt zur Betreibung.
Dieser Artikel zeigt, was Saldio vor und um die erste Mahnstufe tut: Zahlungskonditionen, Fälligkeit, Skonto, Online-Link und eine erste Mahnung, die eher Erinnerung als Mahnung ist. Was danach kommt — zweite und dritte Stufe, Gebühren, Sammelversand — beschreibt der Artikel zum Mahnwesen.
Die beste Erinnerung ist eine klare Frist
Eine Rechnung ohne eindeutige Fälligkeit lädt zum Liegenlassen ein. In Saldio entsteht die Fälligkeit deshalb nicht von Hand, sondern aus einer Zahlungskondition.
Zahlungskonditionen werden unter Einstellungen → Zahlungskonditionen angelegt. Jede hat:
- eine Bezeichnung, etwa «30 Tage netto» oder «10 Tage 2 % Skonto»
- Netto-Tage — die Zahlungsfrist ab Rechnungsdatum
- Skonto-Tage und Skonto % — optional, für einen Abzug bei früher Zahlung
- einen PDF-Text — leer lassen, dann formuliert Saldio ihn aus den Werten; oder ein eigener Text
Welche Kondition auf einem neuen Beleg steht, entscheidet eine Kaskade: Hat der Kontakt eine eigene Standard-Zahlungskondition, gilt diese. Sonst greift die Standard-Zahlungskondition des Mandanten aus den Firmeneinstellungen. Am Beleg selbst lässt sie sich übersteuern, und die Fälligkeit wird automatisch aus Datum und Kondition berechnet.
Wird eine Zahlungskondition später gelöscht, bleiben bestehende Belege unverändert. Sie behalten den Text, der beim Erstellen galt.
Skonto: ein Anreiz, kein Rechenproblem
Skonto ist das freundlichste Mittel gegen späte Zahlungen — wenn er auf dem Beleg sichtbar ist. Trägt eine Rechnung eine Kondition mit Skonto, zeigt Saldio den Skontobetrag samt Stichdatum direkt an der Rechnung.
Ein Beispiel: Rechnung vom 01.10.2026 über CHF 1’200.00, Kondition «10 Tage 2 % Skonto, 30 Tage netto».
| Datum | Betrag | |
|---|---|---|
| Zahlung mit Skonto bis | 11.10.2026 | CHF 1’176.00 |
| Fällig netto | 31.10.2026 | CHF 1’200.00 |
Spannend wird es beim Zahlungseingang. Zahlt der Kunde CHF 1’176.00 innerhalb der Frist, erkennt der Bankabgleich die Differenz als Skonto, weil Frist und Prozentsatz zur Kondition passen. Die Buchung ist vorbelegt, und die Rechnung gilt danach als voll getilgt — nicht als teilbezahlt mit CHF 24.00 Rest, den später jemand mahnen würde.
Die Rechnung selbst macht es einfach
Ein grosser Teil der späten Zahlungen erledigt sich, wenn Zahlen keine Arbeit ist. Jede Rechnung in CHF oder EUR trägt einen QR-Einzahlungsschein; der Kunde scannt ihn im E-Banking und muss nichts abtippen.
Dazu kommt der Online-Link, den Saldio automatisch in jede Versand-Mail einfügt. Darüber öffnet der Kunde die Rechnung im Browser und lädt das PDF, auch wenn der Anhang im Spamfilter hängen geblieben ist.
Für die Frage «Hat der Kunde die Rechnung überhaupt gesehen?» gibt es eine Antwort: Das Zugriffsprotokoll am Beleg zeigt, wann die Rechnung angesehen und wann das PDF heruntergeladen wurde, und die Mitteilungs-Glocke meldet, wenn ein Kunde eine geteilte Rechnung zum ersten Mal öffnet. Wer weiss, dass eine Rechnung nie geöffnet wurde, schreibt eine andere Erinnerung als jemand, der eine gelesene Rechnung nachfasst.
Wann eine Rechnung überfällig wird
Eine versendete Rechnung, deren Fälligkeit abgelaufen ist und auf der noch ein Betrag offen ist, wechselt von selbst auf Überfällig. Niemand muss das von Hand setzen.
Sichtbar wird es an drei Stellen: in der Verkaufsübersicht unter Überfällige Rechnungen, in der Mitteilungs-Glocke und im Mahnwesen, das genau diese Rechnungen auflistet. Eine Rechnung, die nie versendet wurde, wird dagegen nie überfällig und kann auch nicht gemahnt werden.
Die erste Stufe als freundliche Erinnerung
Saldio kennt keinen eigenen Belegtyp «Zahlungserinnerung». Die Erinnerung ist die erste Mahnstufe — wie freundlich sie klingt, bestimmen drei Einstellungen.
Der Text auf dem PDF. Unter Einstellungen → Zahlungskonditionen stehen die Mahntexte, einer pro Stufe. Der Text 1. Mahnung erscheint oben auf dem PDF der ersten Stufe. Ein Vorschlag:
Vielleicht ist unsere Rechnung untergegangen — das passiert. Laut unserer Buchhaltung ist der unten aufgeführte Betrag noch offen. Wir freuen uns, wenn Sie ihn bis zum genannten Datum überweisen. Hat sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben gekreuzt, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.
Die Gebühr. Beim Erstellen der Mahnung werden neue Fälligkeit und Mahngebühr gesetzt. Für eine Erinnerung ist die Gebühr CHF 0.00. Eine Gebühr in der zweiten Stufe wird übrigens nicht addiert, sondern ersetzt die der Vorstufe.
Die Frist. Die neue Fälligkeit gibt dem Kunden eine konkrete Frist, die im PDF und im QR-Einzahlungsschein steht — zusammen mit dem offenen Betrag, nicht dem ursprünglichen.
Der Betreff der E-Mail
Die mitgelieferte E-Mail-Vorlage für Mahnungen verwendet den Betreff «Mahnung Stufe 1 zur Rechnung RE-…». Für die erste Stufe ist das sachlich richtig, aber nicht der Ton, den man einem Kunden mit einer vergessenen Rechnung anschlagen will.
Die Lösung ist eine zweite Vorlage. Unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen legt man für den Belegtyp Mahnung eine Vorlage mit dem Namen «Zahlungserinnerung» an, etwa mit diesem Betreff und Text:
- Betreff:
Zahlungserinnerung zur Rechnung {invoice.number} - Nachricht: ein kurzer Text mit
{reminder.dueDate}als neuer Frist und ohne Hinweis auf eine Gebühr
Pro Belegtyp und Sprache gibt es genau eine Standardvorlage, und die wählt Saldio nicht nach Stufe. Den Unterschied macht man beim Versand: Im Versand-Center wird die Vorlage für den ganzen Lauf gewählt. Wer die Erinnerungen der ersten Stufe in einem eigenen Lauf verschickt, nimmt dort «Zahlungserinnerung», für die zweite und dritte Stufe die Standardvorlage. Einzelne Mahnungen lassen sich auch direkt an der Rechnung per E-Mail versenden, mit freier Wahl der Vorlage.
Wie Vorlagen und Platzhalter im Detail funktionieren, steht im Artikel zu den E-Mail-Vorlagen.
Was Saldio bewusst nicht tut
- Keine automatische Erinnerung. Saldio verschickt weder vor noch nach der Fälligkeit selbständig etwas. Eine Erinnerung entsteht nur, wenn jemand sie auslöst.
- Kein eigener Belegtyp «Zahlungserinnerung». Die Erinnerung ist die erste Mahnstufe; das hält die Stufenzählung eindeutig.
- Keine stufenabhängige Vorlagenwahl. Die Standardvorlage gilt je Belegtyp und Sprache; die Wahl für die erste Stufe trifft man beim Versand.
- Keine Erinnerung für Entwürfe. Was nie versendet wurde, kann nicht überfällig sein.
- Kein QR-Zahlteil ausser in CHF und EUR. Das gibt die Schweizer Norm vor.
Fazit
Die meisten Zahlungserinnerungen sind vermeidbar: mit einer klaren Frist aus der Zahlungskondition, einem sichtbaren Skonto, einem QR-Einzahlungsschein und einem Link, über den der Kunde die Rechnung jederzeit wiederfindet. Saldio setzt all das automatisch auf jede Rechnung.
Für den Rest gibt es die erste Mahnstufe — mit eigenem Text, ohne Gebühr und mit einem Betreff, der nach Erinnerung klingt und nicht nach Mahnung. Welche Rechnungen überhaupt noch offen sind, auch die noch nicht fälligen, zeigt der Artikel zu den offenen Posten.
Vom Auftrag bis zum Saldo.