Wie die Rollen- und Benutzerverwaltung in Saldio funktioniert
Vier Rollen, 16 Modulrechte, ein Audit-Log: Wie man in Saldio Benutzer einlädt, wer was sehen darf und warum der Treuhänder Buchungen nicht ändern kann.
Inhalt
In vielen KMU gibt es für die Buchhaltung genau einen Login. Den kennen die Inhaberin, der Treuhänder und die Lernende, die montags die Belege abtippt. Wer was gebucht hat, weiss am Ende niemand mehr.
Das zweite Muster ist der Admin für alle: Jeder bekommt Vollzugriff, weil das Einrichten von Rechten mühsam ist. Damit sieht die Aushilfe im Verkauf auch die Lohnkosten und kann Bankzahlungen auslösen.
Saldio setzt dem ein einfaches Modell entgegen: persönliche Logins, vier Rollen, Rechte je Fachmodul und ein Protokoll darüber, wer was geändert hat. Dieser Artikel zeigt, wie das zusammenspielt.
Drei Ebenen entscheiden, was jemand sieht
Ob eine Funktion für einen Benutzer sichtbar ist, hängt in Saldio von drei unabhängigen Ebenen ab:
- Abo-Feature — ist die Funktion im Abo des Mandanten enthalten? Ohne Projekte im Abo gibt es keine Projektseite, egal welche Rechte jemand hat.
- Rolle — Besitzer, Administrator, Treuhänder oder Standardbenutzer. Sie bestimmt die Verwaltungsbefugnisse.
- Modulrecht — je Benutzer und Fachmodul Aus, Lesen oder Schreiben.
Rollen und Rechte gelten immer pro Mandant. Wer in mehreren Firmen arbeitet, hat in jeder seine eigene Rolle — mehr dazu im Artikel zur Mandantenverwaltung.
Die vier Rollen
Die Rollen haben einen Rang. Niemand kann eine Rolle vergeben, die höher ist als die eigene, und niemand kann einen Benutzer mit höherem Rang verwalten. Nur Besitzer dürfen Besitzer ernennen.
| Besitzer | Administrator | Treuhänder | Standardbenutzer | |
|---|---|---|---|---|
| Fachmodule | immer Vollzugriff | immer Vollzugriff | gemäss Modulrechten | gemäss Modulrechten |
| Einstellungen | ändern | ändern | ansehen | ansehen |
| Benutzer verwalten | ja | ja, bis zum eigenen Rang | nein | nein |
| Audit-Log | ja | ja | nein | nein |
| Abo ansehen | ja | ja | nein | nein |
| Abo ändern, Mandant löschen | ja | nein | nein | nein |
Besitzer und Administratoren sind von der Modulrechte-Matrix ausgenommen: Sie haben in allen Fachmodulen immer Vollzugriff. Die Feinsteuerung greift nur bei Standardbenutzern und Treuhändern.
Modulrechte: 16 Schalter je Benutzer
Die Modulrechte stehen in der Benutzerverwaltung unter Berechtigungen. Die 16 Fachmodule sind nach Bereichen gruppiert — Stammdaten, Verkauf, Einkauf, Banking, Buchhaltung, Zeit & Projekte und Verein. Je Modul gibt es drei Stufen: Aus, Lesen, Schreiben. Die Auswertungen kennen nur Aus und Lesen.
Damit niemand 16 Schalter von Hand setzen muss, setzt Vorlage anwenden die Standardwerte der jeweiligen Rolle. Neu eingeladene Benutzer starten automatisch mit dieser Vorlage:
| Modul | Standardbenutzer | Treuhänder |
|---|---|---|
| Kontakte | Schreiben | Schreiben |
| Produkte & Leistungen | Schreiben | Schreiben |
| Mitarbeiter | Lesen | Lesen |
| Rechnungen & Offerten | Schreiben | Schreiben |
| Belege | Schreiben | Schreiben |
| Transaktionen | Schreiben | Schreiben |
| Bank & Zahlungen | Aus | Schreiben |
| Lieferantenrechnungen | Lesen | Schreiben |
| Buchhaltung | Aus | Schreiben |
| Buchungen bearbeiten | Aus | Aus |
| MWST | Aus | Schreiben |
| Projekte | Schreiben | Schreiben |
| Zeiterfassung | Schreiben | Schreiben |
| Auswertungen | Aus | Lesen |
| Mitglieder | Schreiben | Lesen |
| Anlässe | Schreiben | Aus |
Die Vorlage ist ein Startpunkt, kein Korsett. Soll die Lernende nur Kontakte und Belege erfassen, stellt man den Rest auf Aus. Soll der Projektleiter Rechnungen nur lesen, stellt man Rechnungen & Offerten auf Lesen. Jede Änderung landet im Audit-Log.
Einen Benutzer einladen
Die Benutzerverwaltung liegt unter Verwaltung → Benutzer und ist ab der Rolle Administrator sichtbar. Über Benutzer einladen erfasst man E-Mail, Vorname, Nachname und Rolle.
Saldio legt dabei ein Konto mit einem temporären Passwort an und zeigt die Zugangsdaten — Benutzername, temporäres Passwort und Login-URL — genau einmal an. Parallel geht eine Einladungsmail hinaus. Scheitert deren Zustellung, weist Saldio darauf hin, dass das Passwort manuell weiterzugeben ist. Beim ersten Login setzt die Person ihr eigenes Passwort.
Hat die eingeladene E-Mail-Adresse bereits einen Saldio-Login — etwa weil der Treuhänder schon für andere Kunden arbeitet —, entsteht kein neues Konto. Die Mitgliedschaft ist sofort aktiv, und es wird kein temporäres Passwort angezeigt.
Einen zweiten Faktor richtet jede Person selbst ein, unter Konto → Sicherheit: Authenticator-App oder Passkey. Beides ist empfohlen, aber nicht erzwungen.
Jeder Benutzer belegt einen Platz im Abo — auch eine Einladung, die noch nicht angenommen ist. Starter und Solo enthalten zwei Benutzer, Team drei, Scale zehn; weitere Benutzer lassen sich als Zusatzpaket buchen. Die Feinsteuerung der Modulrechte ist ab Team enthalten.
Status, Deaktivieren und Löschen
In der Liste steht je Benutzer der Status: Eingeladen, Aktiv oder Deaktiviert. Über die Aktionen lassen sich die Rolle ändern, Zugangsdaten neu erzeugen, das Audit anzeigen, der Benutzer deaktivieren oder endgültig löschen.
Wenn jemand das Unternehmen verlässt, ist Deaktivieren der richtige Weg. Ein deaktivierter Benutzer kann sich nicht mehr anmelden, bleibt aber in der Historie sichtbar und lässt sich jederzeit wieder aktivieren.
Endgültig löschen ist nicht umkehrbar und verlangt zur Bestätigung die Eingabe der E-Mail-Adresse. Zu jeder Aktion lässt sich eine Begründung erfassen; sie steht danach im Audit-Log.
Das Audit-Log
Unter Verwaltung → Audit hält Saldio chronologisch fest, wer wann was getan hat: Einladungen, Rollenwechsel, Aktivierungen, Löschungen, E-Mail-Wechsel und Berechtigungsänderungen. Dazu kommen kritische Fachaktionen wie stornierte Zahlungen, mit Differenz abgeschlossene Rechnungen oder bestätigte und entkoppelte Einträge aus dem Bankabgleich.
Je Eintrag sind Zeitpunkt, handelnde Person, betroffener Benutzer und die Werte vorher und nachher sichtbar. Über Audit anzeigen in der Benutzerliste lässt sich das Log auf eine einzelne Person einschränken.
Was Saldio bewusst nicht tut
- Keine eigenen Rollen. Es gibt genau vier Rollen. Was dazwischen liegt, regeln die Modulrechte.
- Keine Rechte je Datensatz. Ein Modulrecht gilt für das ganze Modul — wer Projekte lesen darf, sieht alle Projekte des Mandanten, nicht nur die eigenen.
- Kein Aufstieg über den eigenen Rang. Ein Administrator kann niemanden zum Besitzer machen und keinen Besitzer verwalten.
- Kein erzwungener zweiter Faktor. Saldio empfiehlt ihn und erinnert auf dem Dashboard daran, sperrt aber niemanden aus.
- Ausblenden ist keine Rechtevergabe. Module unter Einstellungen → Funktionen auszublenden, räumt nur das Menü auf. Wer ein Modul nicht sehen darf, bekommt das über die Modulrechte.
Fazit
Die Benutzerverwaltung in Saldio ist bewusst schmal: persönliche Logins statt geteilter Passwörter, vier Rollen mit klarem Rang und 16 Modulrechte, die per Vorlage in Sekunden gesetzt sind. Wer mehr braucht, passt einzelne Module an; wer weniger braucht, übernimmt die Vorlage.
Was in der Praxis am meisten zählt, ist das Audit-Log. Es beantwortet die Frage, die bei einem geteilten Login unbeantwortbar bleibt: Wer war das?
Wie Mitarbeitende, Stundensätze und Lohnkosten geschützt werden, zeigt der Artikel zur Mitarbeiterverwaltung.
Vom Auftrag bis zum Saldo.