Wie die Rechnungsstellung in Saldio funktioniert

Eine Rechnung zu schreiben ist selten das Problem. Das Problem beginnt danach.

In vielen KMU lebt eine Rechnung an drei Orten: als Word- oder PDF-Datei im Ordner, als Forderung in der Buchhaltung und als Häkchen in einer Excel-Liste, sobald das Geld da ist. Drei Orte heisst drei Stände. Wer eine Rechnung nachträglich korrigiert, muss daran denken, die Buchhaltung mitzuziehen — und wer das vergisst, merkt es spätestens bei der MWST-Abrechnung.

In Saldio gibt es diese drei Orte nicht. Die Rechnung ist der Buchungsbeleg: Wer sie ausstellt, bucht die Forderung, und wer eine Zahlung zuordnet, tilgt sie. Dieser Artikel zeigt den Weg vom Entwurf bis zur bezahlten Rechnung — und was passiert, wenn eine Rechnung falsch war.

Eine Rechnung erfassen

Eine neue Rechnung entsteht über den Dialog Neu erstellen oder direkt auf der Seite Rechnungen unter Verkauf. Im Rechnungskopf stehen Kunde, Datum, Zahlungskondition und Belegsprache. Die Fälligkeit muss man nicht ausrechnen: Mit einer Zahlungskondition wie «30 Tage netto» berechnet Saldio sie aus Datum und Kondition. Wer keine Kondition will, wählt Keine (Fälligkeit manuell).

Dazu kommen optionale Felder, die erst im Austausch mit grösseren Kunden wichtig werden: das Leistungsdatum, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht, die Bestellnummer Kunde und die Käufer-Referenz — beides Felder, die das Empfänger-ERP bei einer E-Rechnung zuordnen kann.

Die Positionen kommen aus dem Produktstamm oder werden frei erfasst. Neben der normalen Position gibt es Textpositionen, Zwischensummen und den Weg über Mehrere Positionen, der eine Auswahl aus dem Produktstamm auf einmal übernimmt. Wiederkehrende Kombinationen lassen sich mit Als Vorlage speichern ablegen und später mit Aus Vorlage einfügen wieder anhängen. Ein Rabatt wird in Prozent oder als Fixbetrag gesetzt.

Bei den Notizen trennt Saldio zwei Dinge sauber: Notizen (sichtbar auf dem Beleg) landen im PDF, Interne Notizen bleiben im Haus.

Nummern: fortlaufend, aber nicht jährlich zurückgesetzt

Rechnungen tragen das Kürzel RE. Offerten und Rechnungen teilen sich bewusst einen Zähler: Wird aus einer Offerte direkt eine Rechnung, behält sie die laufende Nummer, nur das Kürzel wechselt von AN zu RE.

Der Zähler läuft durchgehend weiter und beginnt zum Jahreswechsel nicht wieder bei eins. Die Jahreszahl in der Nummer stammt aus dem Belegdatum. Wer eine lückenlose Nummerierung je Jahr erwartet, findet sie nicht bei der Belegnummer, sondern bei der Buchungsnummer im Journal.

Ausstellen heisst buchen

Solange eine Rechnung im Entwurf steht, ist nichts gebucht. Man kann sie beliebig ändern, kopieren oder löschen.

Der entscheidende Schritt ist Ausstellen und buchen unter Status ändern — oder der E-Mail-Versand, der dasselbe auslöst. Saldio fragt vorher nach, denn ab hier gilt:

• Die Forderung wird ins Hauptbuch gebucht.
• Das PDF wird unveränderlich archiviert.
• Die Rechnung lässt sich nicht mehr bearbeiten oder löschen. Korrekturen laufen nur noch über einen Storno.

Vor dem Ausstellen prüft Saldio, ob alles da ist, was der Beleg braucht. Fehlt für den QR-Einzahlungsschein eine gültige IBAN oder QR-IBAN, oder fehlen bei aktiver E-Rechnung Pflichtfelder wie die MWST- oder UID-Nummer oder die Adresse des Empfängers, nennt Saldio die fehlenden Felder konkret, statt den Versand stillschweigend scheitern zu lassen. Was auf den Zahlteil gehört und wann QR-IBAN oder IBAN die richtige Wahl ist, erklärt der Artikel QR-Rechnung erstellen.

Die E-Rechnung erzeugt Saldio im Format Factur-X beziehungsweise ZUGFeRD, Profil EN 16931, als PDF/A-3 mit eingebetteter XML. Sie wird pro Mandant aktiviert.

Der Lebenslauf einer Rechnung

Der Status wird dabei kaum von Hand gesetzt. Er folgt aus dem, was passiert: Ausstellen, Zahlungseingang, Zeitablauf.

Versenden

Am Beleg steht Per E-Mail senden. Das PDF hängt automatisch an, Betreff und Text kommen aus einer hinterlegten Textvorlage oder werden direkt geschrieben, Cc und Bcc sind möglich. Wie die Vorlagen aufgebaut sind, zeigt der Artikel zu den E-Mail-Vorlagen.

In jede Mail fügt Saldio zusätzlich einen befristeten Online-Link ein. Darüber öffnet der Kunde die Rechnung im Browser, ohne Login, und lädt das PDF. Am Beleg führt ein Zugriffsprotokoll Buch, wann die Rechnung angesehen und wann das PDF heruntergeladen wurde. Der E-Mail-Verlauf hält fest, was versendet wurde und was fehlschlug.

Wer viele Rechnungen auf einmal verschickt, nimmt das Versand-Center unter Verkauf → Versand. Es versendet per E-Mail oder bereitet den Postweg vor: Die Rechnungen werden ausgestellt, verbucht, archiviert und als ZIP zum Drucken heruntergeladen.

Rechnungen in Fremdwährung sind möglich, in einer von 72 Währungen mit Tageskurs des BAZG. Erfasst wird in Franken, ausgewiesen in der Fremdwährung. Der QR-Einzahlungsschein ist nach Schweizer Norm allerdings nur für CHF und EUR möglich — bei anderen Währungen entfällt der Zahlteil.

Zahlungen zuordnen

Der normale Weg einer Zahlung ist der Bankabgleich: Saldio erkennt den Zahlungseingang anhand von Referenz, Rechnungsnummer oder Zahler und Betrag und ordnet ihn der Rechnung zu.

Von Hand geht es über Zahlung erfassen am Beleg, mit Betrag, Zahlungsdatum, Zahlungsmethode und Notiz. Eine Teilzahlung setzt die Rechnung automatisch auf Teilbezahlt. Übersteigt die Zahlung den offenen Betrag, wird der Mehrbetrag als Guthaben des Kunden gebucht.

Bleibt ein kleiner Rest stehen — Skonto, Rundung, Bankspesen —, schliesst man die Rechnung mit Differenz ab. Wie das im Detail funktioniert und wie Barzahlungen auf 5 Rappen gerundet werden, steht im Artikel zu den offenen Posten.

Wenn eine Rechnung falsch war

Eine ausgestellte Rechnung wird nicht gelöscht und nicht überschrieben. Sie wird storniert: Rechnung stornieren fragt nach einem Grund und optional nach einem Stornodatum und erzeugt einen eigenen Stornobeleg mit negativen Beträgen.

Dieser Stornobeleg bucht alles zurück — Debitor, Erlös und geschuldete Mehrwertsteuer. Bereits erfasste Zahlungen werden mitstorniert, verknüpfte Zeiteinträge werden wieder abrechenbar. Danach erfasst man die korrigierte Rechnung neu. Original und Storno bleiben über die Belegkette nebeneinander sichtbar.

Rechnungen, die nicht bei null anfangen

Viele Rechnungen entstehen nicht leer, sondern aus etwas, das schon da ist. Aus einer Offerte oder einem Auftrag wird sie per Umwandlung erzeugt, und der Ursprung bleibt verknüpft — das beschreibt der Artikel zu Offerten und Aufträgen. Aus erfassten Stunden führt ein Assistent im Projekt zur Rechnung, wie im Artikel zur Zeiterfassung gezeigt.

Was Saldio bewusst nicht tut

• Kein Bearbeiten nach dem Ausstellen. Eine gebuchte Rechnung bleibt so, wie der Kunde sie bekommen hat. Änderungen laufen über Storno und Neuerfassung.
• Kein Löschen ausgestellter Rechnungen. Löschen geht nur bei Entwürfen und bei Belegen, die nie gebucht wurden.
• Kein Storno per Statuswechsel. Eine gebuchte Rechnung wird immer gegengebucht, nie still entwertet.
• Keine jährlich zurückgesetzten Belegnummern. Die lückenlose Nummer je Jahr ist die Buchungsnummer, nicht die Rechnungsnummer.
• Kein QR-Zahlteil ausserhalb von CHF und EUR. Das ist eine Vorgabe der Schweizer Norm, nicht von Saldio.

Fazit

Rechnungsstellung in Saldio ist kein Schreibprogramm mit angehängter Buchhaltung. Der Entwurf ist frei, das Ausstellen ist verbindlich: Ab diesem Moment steht die Forderung im Hauptbuch, das PDF ist archiviert, und jede spätere Bewegung — Zahlung, Differenz, Storno — läuft über denselben Beleg.

Das nimmt etwas Freiheit, die man ohnehin nicht haben sollte: eine verschickte Rechnung nachträglich zu ändern. Dafür gibt es keinen zweiten Stand mehr, den man nachführen müsste.

Vom Auftrag bis zum Saldo.