Wie die Projektverwaltung in Saldio funktioniert

Die meisten Projekte fühlen sich gut an, solange sie laufen. Ob eines Geld verdient hat, zeigt sich oft erst Monate später — wenn jemand Offerte, Stundenrapporte und Lieferantenrechnungen nebeneinanderlegt.

Das Problem ist selten fehlender Wille, sondern verteilte Information. Die Offerte liegt im Verkauf, die Stunden in einer Liste, die Rechnung des Fotografen im Einkauf und die Pläne in einem Ordner auf dem Server. Zusammengeführt wird das am Schluss von Hand, wenn überhaupt.

Saldio führt diese Teile im Projekt zusammen und rechnet daraus laufend die Nachkalkulation. Dieser Artikel zeigt, wie ein Projekt aufgebaut ist, was die Nachkalkulation genau rechnet und wo ihre Grenzen liegen.

Ein Projekt anlegen

Projekte liegen unter Zeit & Projekte → Projekte. Über Neues Projekt werden erfasst:

• Projektnummer — leer lassen, dann vergibt Saldio sie im Format PR-2026-0007
• Projektname und Beschreibung
• Kunde — optional, für interne Projekte bleibt das Feld leer
• Status, Startdatum und Enddatum
• Standard-Stundensatz und Währung

Der Standard-Stundensatz ist der Rückfallwert: Er greift bei Zeiteinträgen nur, wenn weder für das Projektmitglied noch im Mitarbeiterstamm ein Satz hinterlegt ist.

Sieben Register, ein Projekt

Die Projektansicht ist in sieben Register geteilt:

Damit ist an einer Stelle sichtbar, welche Offerten und Rechnungen zum Projekt gehören, welche Lieferantenbelege darauf gebucht sind und welche Dateien daran hängen. Wie aus der Offerte ein Auftrag und daraus die Rechnung wird, zeigt der Artikel zu Offerten und Aufträgen.

Mitglieder und Sätze

Über Mitglied hinzufügen kommen Personen aus dem Mitarbeiterstamm ins Projekt, jeweils mit einer Rolle — Lead oder Mitglied — und optional einem eigenen Stundensatz (Override).

Die Mitgliederliste zeigt je Person den effektiven Satz, die geleisteten und die verrechneten Stunden. Der effektive Satz folgt einer festen Reihenfolge: Override im Projekt vor Verrechnungssatz aus dem Mitarbeiterstamm vor dem Standard-Stundensatz des Projekts.

So lässt sich ein Sonderpreis für einen einzelnen Kunden abbilden, ohne den Mitarbeiterstamm anzufassen.

Die Nachkalkulation

Das Register Nachkalkulation stellt gegenüber, was versprochen, was verrechnet und was verbraucht wurde:

• Angebot (netto) — die versendeten oder bereits umgewandelten Offerten zum Projekt
• Auftragswert (netto) — die versendeten oder umgewandelten Aufträge zum Projekt
• Fakturiert (netto) — die ausgestellten Rechnungen, ohne Entwürfe und Stornos
• Geleistet — der Wert der erfassten Stunden, aufgeteilt in davon fakturiert und in Entwurf
• Interne Kosten — die geleisteten Stunden zum Stundenlohn der Mitarbeitenden
• Fremdleistung — die Lieferantenrechnungen auf dem Projekt, abzüglich Gutschriften
• Marge — Fakturiertes minus interne Kosten minus Fremdleistung
• Kosten / Angebot — interne Kosten und Fremdleistung im Verhältnis zum Angebot

Eine Ampel fasst das zusammen: Auf Kurs, Knapp oder Über Budget. Massgeblich ist das Verhältnis Kosten zu Angebot. Ab 80 Prozent steht die Ampel auf Knapp, über 100 Prozent auf Über Budget. Gibt es keine Offerte als Vergleichsbasis, steht sie auf Knapp, sobald Kosten anfallen.

Die Margen-Brücke zeigt grafisch, wo die Marge entsteht und wo sie verloren geht.

Ein Beispiel

Projekt PR-2026-0007 «Website-Relaunch» für die Bäckerei Muster AG. Die Offerte über CHF 24’000 ist versendet. Erfasst sind 110 Stunden zu CHF 140, davon 90 Stunden in einer versendeten Rechnung und 20 Stunden in einer Rechnung, die noch im Entwurf liegt. Der Stundenlohn liegt bei CHF 60, der Fotograf hat CHF 3’000 in Rechnung gestellt.

Die Marge ist hier bewusst nüchtern: Die 20 Stunden im Rechnungsentwurf kosten bereits, zählen aber erst als fakturiert, wenn die Rechnung ausgestellt ist. Steigen interne Kosten und Fremdleistung auf CHF 19’200, sind 80 Prozent des Angebots erreicht, und die Ampel springt auf Knapp — lange bevor das Projekt rote Zahlen schreibt.

Projektstatus

Ein Projekt durchläuft vier Status: Aktiv, Pausiert, Geschlossen und Archiviert. Aktive Projekte nehmen Zeiteinträge und Rechnungen auf; geschlossene und archivierte bleiben einsehbar, sind aber aus dem Tagesgeschäft genommen.

Löschen lässt sich ein Projekt nur, solange nichts daran hängt. Hat es Zeiteinträge oder Belege, ist Schliessen oder Archivieren der Weg — die Nachkalkulation bleibt damit auch Jahre später nachvollziehbar.

Was Saldio bewusst nicht tut

• Keine Aufgabenverwaltung. Saldio kennt keine Tasks, Tickets oder Gantt-Diagramme. Das Projekt ist eine kaufmännische Klammer, kein Planungswerkzeug.
• Kein Stundenbudget. Die Vergleichsbasis der Ampel ist die Offerte in Franken, nicht ein Kontingent an Stunden.
• Keine geschönte Marge. Unverrechnete Stunden zählen als Kosten, aber nicht als Ertrag; Stunden ohne Kostensatz werden ausgewiesen statt mit null bewertet.
• Kein Löschen mit Historie. Projekte mit Zeiteinträgen oder Belegen werden geschlossen oder archiviert, nicht gelöscht.
• Keine automatische Rechnung. Die Rechnung aus Zeiteinträgen entsteht als Entwurf und wird erst nach Kontrolle versendet.

Fazit

Ein Projekt in Saldio ist der Ort, an dem Offerte, Stunden, Lieferantenrechnungen und Dokumente zusammenkommen. Daraus rechnet die Nachkalkulation laufend, was das Projekt gekostet und was es gebracht hat — mit einer Ampel, die früh warnt, und einer Marge, die nichts schönrechnet.

Wie die Stunden ins Projekt kommen und wie daraus die Rechnung entsteht, zeigt der Artikel zur Zeiterfassung.

Vom Auftrag bis zum Saldo.