Wie PDF-, QR- und E-Rechnungen in Saldio importiert werden
Belege hochladen, erkennen lassen, als Entwurf buchen: So läuft der Import in Saldio – drei Erkennungsstufen (E-Rechnung, Swiss QR, KI), zwölf Prüfungen.
Inhalt
Am Monatsende liegt der Stapel da: elf QR-Rechnungen als PDF, eine E-Rechnung eines deutschen Lieferanten, das Handyfoto eines Kassenbons und die Abrechnung eines Cloud-Anbieters in Dollar. Vier Formate, ein Ziel — alles soll als Lieferantenrechnung im System stehen, mit Lieferant, Beträgen, MWST und Aufwandskonto.
Abtippen ist bei fünfzehn Belegen eine Stunde. Ein Werkzeug, das jeden Beleg einzeln in einen Dialog zwingt, ist kaum schneller.
Der Beleg-Import in Saldio arbeitet deshalb mit Stapeln: hochladen, gesammelt erkennen lassen, prüfen, was geprüft werden muss, und den Rest in einem Schritt übernehmen. Dieser Artikel zeigt den Ablauf.
Der Eingang: das Upload-Center
Der Import liegt unter Einkauf → Beleg-Import. Dort nimmt das Upload-Center Belege per Drag & Drop oder über Dateien wählen entgegen:
- PDF bis 25 MB, JPG und PNG bis 5 MB
- bis zu 20 Dateien pro Durchgang
Hochladen startet noch nichts. Die Belege stehen als Liste mit dem Status Bereit zum Start — auch nach einem Seitenwechsel oder Browser-Neustart, bis zu sieben Tage lang. Erst Erkennung starten setzt sie in Gang, einzeln, für eine Auswahl oder für alle. Das ist Absicht: Wer zwanzig Dateien ablegt, soll zuerst die Liste sehen und eine falsche Datei verwerfen können, bevor irgendetwas gelesen wird.
Die Erkennung läuft serverseitig. Man kann die Seite verlassen und später zurückkommen.
Drei Erkennungsstufen in fester Reihenfolge
Jeder Beleg durchläuft dieselbe Kette. Die Reihenfolge ist fest, und jede Stufe füllt nur, was die vorherige nicht geliefert hat:
| Stufe | Was sie liest | Wann sie läuft | Kontingent |
|---|---|---|---|
| E-Rechnung | eingebettetes XML nach Factur-X, ZUGFeRD oder XRechnung | immer zuerst, nur bei PDF | nein |
| QR-Rechnung | Swiss QR-Code im Zahlteil — auch aus einem Foto | wenn kein E-Rechnungs-XML gefunden wurde | nein |
| KI-Erkennung | den Beleg als Ganzes | nur wenn danach Rechnungsnummer, Datum, Total, MWST-Betrag oder Lieferant fehlen | ja, eine Anfrage je Beleg |
Die ersten beiden Stufen lesen exakt: Ein Feld im XML oder im QR-Code ist entweder da oder nicht. Wie das im Detail funktioniert und welche Felder dabei ankommen, beschreibt der Artikel Lieferantenrechnungen automatisch einlesen – ganz ohne KI.
Die KI-Stufe ist für den Rest da: Scans, Kassenbons mit gemischten MWST-Sätzen, Auslandsrechnungen ohne QR-Code. Sie liest Kopfdaten, Lieferant mit Anschrift, UID und IBAN, Positionen mit MWST-Satz, Rabatt- und Zuschlagszeilen und erkennt, ob Preise inklusive MWST ausgewiesen sind. Digitale PDFs liest sie bis zwölf Seiten, Scans bis vier; wird gekappt, sagt Saldio es.
Zwei Regeln halten die Stufen sauber. Die KI überschreibt nie einen exakt gelesenen Wert — eine Zahlungsreferenz aus dem QR-Code bleibt, was sie ist. Und was die KI beigesteuert hat, steht als Feldliste am Beleg.
Ein typischer Fall: eine Schweizer QR-Rechnung ohne den optionalen Swico-Zusatz. Der QR-Code liefert IBAN, Referenz, Betrag und den Rechnungssteller exakt, aber keine Rechnungsnummer und kein Rechnungsdatum. Die Stufenanzeige zeigt dann QR-Rechnung: erkannt und KI-Erkennung: Lücken ergänzt. Hat ein Beleg dagegen alles, steht bei der KI übersprungen — nicht nötig, Beleg vollständig, und es wird kein Kontingent verbraucht.
Zwölf Prüfungen nach jeder Erkennung
Gelesen ist nicht geprüft. Nach jeder Erkennung laufen zwölf deterministische Belegprüfungen — Rechnen, nicht Raten:
- Summen: Positionssumme gegen Netto, Netto plus MWST gegen Brutto, MWST je Satzgruppe
- Prüfziffern und Formate: IBAN, QR-Referenz, RF-Referenz, UID-Format
- Daten: Fälligkeit vor dem Rechnungsdatum, Datum in der Zukunft, Rechnungsdatum in einer gesperrten Periode
- Plausibilität: Franken-Beleg mit ausländischer IBAN, Betrag um Grössenordnungen neben dem üblichen Betrag dieses Lieferanten
Ein Befund steht als Kontrolle: … am Beleg. Er korrigiert nichts, aber er hält den Beleg aus der Sammelbuchung, bis jemand ihn angesehen hat. Die vergessene Kommastelle, aus der CHF 12’450.00 statt CHF 124.50 geworden sind, landet so nicht still im Aufwand.
Lieferant und Aufwandskonto
Zu jedem Beleg schlägt Saldio den Lieferanten vor und nennt den Grund: IBAN stimmt überein, MWST-Nr. stimmt überein, UID-Nr. stimmt überein oder Namensähnlichkeit. Ist der Lieferant neu, lässt er sich direkt aus den Belegdaten anlegen. Wie das im Detail läuft und wie Saldio dabei Dubletten verhindert, zeigt der Artikel zur Lieferantenverwaltung.
Je Position schlägt Saldio ausserdem das Aufwandskonto vor — zuerst aus früheren Belegen desselben Lieferanten mit gleicher oder ähnlicher Bezeichnung, sonst das Konto, auf das dieser Lieferant am häufigsten läuft, sonst aus Positionstext und Kontenplan. Bei Gleichstand schlägt Saldio nichts vor, und ein Konto ausserhalb des eigenen Kontenplans kommt nie in den Vorschlag. Der Kontovorschlag braucht das Abo-Feature Buchhaltung.
Die Erfassungsmaske
Über Bearbeiten öffnet sich ein Beleg in der Erfassungsmaske. Links stehen die Felder in drei Registern — Beleg, Lieferant, Positionen —, rechts die Vorschau des Originals. Werte aus der KI sind sichtbar als Vorschlag markiert, mit dem Hinweis, Betrag, Datum und Lieferant gegen den Beleg zu prüfen.
Drei Situationen kommen hier häufig vor:
- Positionen und Belegtotal weichen ab. Gebucht wird immer die Positionssumme. Stimmt sie nicht mit dem Belegbetrag überein, fasst Zu einer Position zusammenfassen alles zu einer Sammelposition zusammen; den MWST-Satz leitet Saldio aus Netto und MWST des Belegs ab.
- Preise inklusive MWST. Der Schalter Preise inkl. MWST rechnet die Einzelpreise beim Speichern auf netto zurück.
- Bereits bezahlt. Ist der Beleg mit Karte, Twint oder bar bezahlt, wird er als Bereits bezahlt mit dem Geldkonto markiert. Saldio bucht Aufwand und Vorsteuer dann direkt gegen das Geldkonto, ohne offenen Posten.
Existiert beim selben Lieferanten bereits eine Rechnung mit derselben Nummer, fragt Saldio vor dem Speichern nach.
Eindeutige buchen
Für den Normalfall braucht es die Maske gar nicht. Eindeutige buchen übernimmt alle markierten Belege, die einen eindeutigen Lieferanten und keinen Kontrollbefund haben, und legt sie als Entwurf an. Was liegen bleibt — Lieferant unbekannt, mehrere möglich, Kontrollbefund —, wird einzeln geprüft.
Die Entwürfe stehen danach unter Einkauf → Lieferantenrechnungen und lassen sich dort markieren und mit Freigeben gesammelt buchen. Erst dann entsteht die Buchung auf Aufwand, Vorsteuer und Kreditor. Auch die Seite Abgleich im Banking listet erkannte, aber ungebuchte Belege und Entwürfe, damit nichts im Upload-Center vergessen geht.
Gebuchte Belege verlassen das Upload-Center sofort; der Scan bleibt dauerhaft am Beleg. Angefangene, aber liegengelassene Zeilen räumt Saldio nach 24 Stunden ab, ungestartete nach sieben Tagen.
Was mit dem Beleg passiert
Für die KI-Stufe wird der Beleg an einen externen KI-Dienst übermittelt, mit der Vorgabe, nichts zu speichern und nichts zum Training zu verwenden. Für den Kontovorschlag gehen nur Positionstexte, Lieferantenname, Kontenplan und die bisher beim Lieferanten verwendeten Konten hinaus — keine Salden, keine Buchungen. Wer das nicht will, schaltet die KI-Funktionen unter Einstellungen → Integrationen ab; E-Rechnung und QR-Code werden weiterhin gelesen.
Was Saldio dazulernt, lernt es deterministisch aus den eigenen Daten: die Kontierung aus gebuchten Belegen, die IBAN eines Lieferanten als Zahlungsverbindung. Unter Verwaltung → Belegerkennung zeigt eine Statistik je Feld und Quelle, wie oft ein erkannter Wert bestätigt oder korrigiert wurde — gezählt werden nur Zähler, keine Beträge und keine Namen.
Was Saldio bewusst nicht tut
- Keine Buchung ohne Bestätigung. Der Import erzeugt Entwürfe. Gebucht wird erst mit der Freigabe.
- Kein Überschreiben exakter Werte. Was aus XML oder QR-Code kommt, ersetzt die KI nie.
- Keine Sammelbuchung mit Befund. Belege mit Kontrollbefund, unbekanntem oder mehrdeutigem Lieferanten bleiben liegen.
- Kein E-Mail-Eingang. Belege kommen per Upload ins System, nicht über ein eigenes Postfach.
- Kein mandantenübergreifendes Lernen. Kontierung und Lieferantenerkennung lernen nur aus den Daten des eigenen Mandanten.
Fazit
Der Beleg-Import in Saldio ist auf Stapel gebaut, nicht auf Einzeldialoge. Exakte Quellen kommen zuerst, die KI füllt nur Lücken, und zwölf Prüfungen entscheiden, was ohne Blick durchgehen darf. Der eigentliche Ablauf ist kurz: hochladen, Erkennung starten, Eindeutige buchen, Entwürfe freigeben, den Rest einzeln ansehen.
Was danach mit der Zahlung passiert — pain.001-Datei, Bankauszug, Zuordnung —, zeigen die Artikel zu den QR-Rechnungen und zum Bankabgleich.
Vom Auftrag bis zum Saldo.