Wie die offenen Posten in Saldio funktionieren

«Wer ist im Verzug?» ist eine wichtige Frage. «Wie viel Geld kommt in den nächsten Wochen noch herein?» ist die wichtigere.

Die erste beantwortet das Mahnwesen. Die zweite beantworten die offenen Posten: alle Forderungen, die ausgestellt und noch nicht beglichen sind — die überfälligen, aber auch die, deren Frist erst in drei Wochen abläuft. Wer nur auf die überfälligen schaut, sieht ein Problem. Wer auf alle offenen schaut, sieht seine Liquidität.

Dazu kommen die kleinen Reste, die jede Debitorenliste verschmutzen: CHF 24.00 Skonto, die der Kunde abgezogen hat, CHF 8.50 Bankspesen, zwei Rappen aus der Barzahlung. Dieser Artikel zeigt, wie Saldio offene Posten führt — und wie diese Reste sauber verschwinden, statt monatelang als «teilbezahlt» stehen zu bleiben.

Keine eigene Liste, sondern ein Betrag am Beleg

In Saldio gibt es keine separate Offene-Posten-Liste, die man pflegen und abstimmen müsste. Der offene Betrag lebt an der Rechnung selbst: Rechnungsbetrag minus erfasste Zahlungen. Jede Zahlung, ob von Hand erfasst oder aus dem Bankabgleich, verändert ihn sofort.

Wann eine Rechnung als offener Posten zählt, folgt aus ihrem Status:

Wo man die offenen Posten sieht

Weil der offene Betrag am Beleg hängt, zeigt Saldio ihn an mehreren Stellen, jeweils aus einem anderen Blickwinkel:

• Rechnungen: Die Liste unter Verkauf → Rechnungen führt die Spalte Offen für alle versendeten, teilbezahlten und überfälligen Rechnungen. Zusammen mit dem Statusfilter und der Spalte Fällig ergibt das eine klassische OP-Liste.
• Verkaufsübersicht: Die Kennzahlen Offene Rechnungen und Überfällige Rechnungen stehen getrennt nebeneinander — der Betrag, der noch kommt, und der, der schon hätte kommen sollen.
• Kontakt: Auf der Adresse eines Kunden zeigt die Kennzahl Offen den Betrag, den genau dieser Kunde schuldet, darunter die Tabelle Offene Rechnungen. Das ist die Ansicht für das Telefongespräch. Mehr dazu im Artikel zum Kundenmanagement.
• Dashboard: offene und überfällige Rechnungen auf einen Blick, neben Einnahmen und Ausgaben.
• Mahnwesen: nur die überfälligen, dafür mit Altersstruktur nach Tagen seit Fälligkeit — beschrieben im Artikel zum Mahnwesen.

Zahlungen erfassen

Der übliche Weg einer Zahlung ist der Bankabgleich: Saldio findet zur Bankzeile die passende Rechnung, und mit der Bestätigung landet die Zahlung am Beleg. Wurde eine Bankzahlung auf mehrere Rechnungen aufgeteilt, ist sie am Beleg als Sammelzahlung gekennzeichnet.

Von Hand geht es über Zahlung erfassen an der Rechnung. Der Dialog zeigt Brutto und Offen und fragt nach:

• Betrag (CHF)
• Zahlungsdatum
• Zahlungsmethode — jede Methode hängt an einem Geldkonto, etwa Bank oder Kasse, und bestimmt damit das Gegenkonto der Buchung
• Notiz, etwa die Belegnummer der Bank

Am Beleg zeigt die Zusammenfassung danach Bezahlt und Offen, darunter die Liste aller Zahlungen.

Teilzahlungen

Eine Zahlung, die kleiner ist als der offene Betrag, setzt die Rechnung automatisch auf Teilbezahlt. Mehr ist nicht zu tun; die nächste Zahlung wird einfach dazugerechnet.

Übersteigt eine Zahlung den offenen Betrag, warnt der Dialog vorher. Wird sie trotzdem gespeichert, steht die Rechnung auf Überzahlt, und der Mehrbetrag wird als Guthaben des Kunden gebucht, auf das Konto 2030. Das Guthaben erscheint in der Zusammenfassung am Beleg.

Mit Differenz abschliessen

Der häufigste Rest ist klein und hat einen Grund: Der Kunde hat Skonto abgezogen, die ausländische Bank hat Spesen einbehalten, oder es fehlt ein Rundungsbetrag. Diese Reste sind nicht offen im eigentlichen Sinn — niemand wird sie je bezahlen.

Dafür gibt es Mit Differenz abschliessen. Der Dialog bucht den Differenzbetrag auf ein gewähltes Aufwands- oder Ertragskonto, und die Rechnung wechselt auf Abgeschlossen. Zwei Details machen den Unterschied:

• Auf einem Erlöskonto (3xxx) zieht Saldio den MWST-Anteil automatisch von der geschuldeten Steuer ab. Ein Skonto mindert damit nicht nur den Umsatz, sondern auch die Mehrwertsteuer — so, wie es sein soll.
• Das Datum ist mit dem Datum der letzten Zahlung vorbelegt, damit ein Skonto in derselben MWST-Periode landet wie die Zahlung.

Ein Beispiel: Rechnung über CHF 1’200.00, der Kunde überweist aus dem Ausland, seine Bank zieht CHF 8.50 Spesen ab, es kommen CHF 1’191.50 an. Die Zahlung wird erfasst, die Rechnung steht auf Teilbezahlt mit CHF 8.50 offen. Mit Differenz abschliessen bucht die CHF 8.50 auf das Aufwandskonto für Bankspesen, und der Posten ist erledigt.

Läuft die Zahlung über den Bankabgleich, geht es oft noch einfacher: Weicht der Bankbetrag vom offenen Betrag ab, benennt Saldio die Differenz dort selbst — Skonto, Bankspesen, Kursdifferenz oder Rundung — und bietet die Buchung vorbelegt an. Die Rechnung gilt danach als getilgt, ohne Umweg über Teilbezahlt.

Bar kassieren

Wer an der Theke oder auf der Baustelle bar kassiert, hat ein Rappenproblem: Die Rechnung lautet auf CHF 248.37, im Portemonnaie gibt es keine Ein-Rappen-Stücke.

Dafür gibt es Bar kassieren (gerundet). Die Aktion erscheint an der Rechnung, sobald unter Einstellungen → Firma die Bar-Rundung aktiviert ist. Dort werden auch der Rundungsschritt — 5 Rappen als Schweizer Bargeld-Standard oder 1 Rappen — und das Konto für Rundungsdifferenzen festgelegt, standardmässig 6943 Rundungsdifferenzen.

Der Dialog zeigt Offener Betrag, Rundung und Zu bezahlen:

Die Rechnung selbst bleibt rappengenau, der QR-Einzahlungsschein unverändert. Die Differenz wird MWST-neutral auf das Rundungskonto gebucht — als Aufwand bei Abrundung, als Ertrag bei Aufrundung.

Wenn eine Zahlung falsch war

Eine falsch erfasste Zahlung wird nicht gelöscht, sondern storniert, mit optionalem Grund. Sie bleibt in der Zahlungsliste sichtbar, als storniert gekennzeichnet, und der Vorgang steht im Audit-Log. Danach erfasst man die Zahlung richtig.

Die Gegenseite — offene Lieferantenrechnungen — führt Saldio im Einkauf nach derselben Logik: Zahlungen mit Betrag, Datum und Methode, Teilzahlungen, Differenzabschluss. Mehr dazu im Artikel zur Lieferantenverwaltung.

Was Saldio bewusst nicht tut

• Keine separate OP-Liste. Der offene Betrag ist immer der Stand am Beleg; es gibt nichts abzustimmen.
• Keine Forderung aus dem Entwurf. Erst das Ausstellen macht eine Rechnung zum offenen Posten.
• Kein stilles Ausbuchen. Jeder Differenzabschluss braucht ein Konto und landet im Audit-Log.
• Kein Löschen von Zahlungen. Zahlungen werden storniert und bleiben nachvollziehbar.
• Keine Bar-Rundung ohne Einstellung. Die Aktion erscheint erst, wenn sie in den Firmeneinstellungen aktiviert ist.

Fazit

Offene Posten sind in Saldio kein Bericht, den man zum Monatsende zieht, sondern der laufende Zustand jeder Rechnung. Was offen ist, steht an der Rechnung, beim Kunden, in der Verkaufsübersicht — und es stimmt, weil jede Zahlung direkt am Beleg landet.

Den grössten Unterschied machen aber die kleinen Werkzeuge: Teilzahlungen, die sich selbst verrechnen, Differenzen, die mit korrekter Mehrwertsteuer verschwinden, und Barzahlungen, die auf 5 Rappen aufgehen. So bleibt die Liste der offenen Posten eine Liste von Geld, das tatsächlich noch kommt.

Vom Auftrag bis zum Saldo.