Wie die MWST-Abrechnung in Saldio funktioniert
Formular 100 aus dem Hauptbuch, Abrechnungsbuchung per Klick, eMWST-XML für SuisseTax: So rechnet Saldio die MWST ab – effektiv oder mit Saldosteuersatz.
Inhalt
Ende Quartal läuft in vielen KMU dasselbe Ritual ab: Konto 2200 und Konto 1170 als Excel exportieren, nach Steuersatz sortieren, Summen bilden, Zahlen ins ESTV-Portal abtippen. Danach wird die Abrechnung gebucht — von Hand, mit Beträgen, die man gerade selbst ausgerechnet hat.
Das Problem ist nicht der Aufwand allein. Es sind die zwei Wahrheiten: Die Excel-Liste sagt das eine, das Hauptbuch etwas leicht anderes, weil im Februar noch eine Gutschrift nachgebucht wurde. Spätestens bei der Finalisierung nach Jahresende muss jemand erklären, woher die Differenz kommt.
Saldio rechnet die MWST-Abrechnung direkt aus dem Hauptbuch. Dieser Artikel zeigt den Ablauf unter Buchhaltung → MWST: von der Grundeinstellung über das Formular 100 bis zur Zahlung an die ESTV.
Die Grundeinstellung: Methode und Abrechnungsart
Unter Verwaltung → Einstellungen, Register MWST, werden einmal zwei Dinge festgelegt — beim ersten Einrichten fragt auch der Startassistent danach:
- Abrechnungsmethode — Effektive Methode (quartalsweise) oder Saldosteuersatzmethode (halbjährlich). Bei der Saldosteuersatzmethode kommt der bewilligte Saldosteuersatz dazu, ausgewählt aus der Liste der ab 2024 gültigen Sätze.
- Abrechnungsart — Vereinbart (nach Rechnungsdatum) oder Vereinnahmt (nach Zahlungseingang). Standard ist vereinbart; vereinnahmt wählt man nur, wenn die ESTV das bewilligt hat.
Die Wahl der Methode bestimmt Periodenlänge, Formular und ob Vorsteuer abgezogen wird. Welche Methode wofür passt, erklärt der Ratgeber MWST-Methoden im Vergleich.
Die Abrechnungsart sollte nur zu Beginn einer Abrechnungsperiode umgestellt werden; bereits ausgestellte Rechnungen behalten ihre bisherige Behandlung. Die Steuersätze selbst pflegt Saldio zentral als Verlauf mit Gültigkeitsdatum. Beim Erfassen schlägt Saldio den Satz vor, der zum Buchungsdatum gilt — eine Rechnung vom Dezember 2023 bekommt also noch 7.7 %, eine vom Januar 2024 schon 8.1 %.
Die Perioden im Überblick
Die Seite MWST-Abrechnung zeigt oben das aktuelle Quartal — bei der Saldosteuersatzmethode das aktuelle Halbjahr — und darunter Alle Abrechnungsperioden mit Status:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | noch nicht abgerechnet |
| Abgerechnet | abgerechnet und gebucht, mit Datum |
| Korrigiert | nachträglich berichtigt |
| Keine Umsätze | Periode ohne MWST-relevante Buchungen |
| Nicht abgerechnet | Geschäftsjahr abgeschlossen, Periode mit Buchungen aber nicht abgerechnet |
Der letzte Status ist eine Warnung, kein Normalfall. Er fängt genau den Fall ab, bei dem ein Jahresabschluss gemacht wurde und eine Abrechnung dabei vergessen ging.
Darunter steht die Jahresübersicht mit Umsatz und Steuer je Periode und einem Total fürs Jahr. Sie lässt sich drucken und ist die erste Grundlage für die Umsatzabstimmung am Jahresende.
Das Formular 100 aus dem Hauptbuch
Ein Klick auf Formular 100 anzeigen öffnet die Abrechnung der Periode. Sie ist aufgebaut wie im ESTV-Portal — mit denselben Abschnitten, Ziffern und Spalten: I. Umsatz, II. Steuerberechnung, Vorsteuer und Ergebnis sowie III. Andere Mittelflüsse. Jeder Betrag lässt sich per Klick kopieren, falls man doch von Hand ins Portal überträgt.
Die Zahlen kommen ausschliesslich aus gebuchten Vorgängen. Was nicht im Hauptbuch steht, fehlt im Formular. Einige Regeln, die Saldio dabei anwendet:
- Ziffer 200 steht netto, also ohne MWST, wie es die Netto-Deklaration verlangt.
- Entgeltsminderungen wie Skonti, Rabatte und Debitorenverluste zieht Saldio direkt in Ziffer 200 ab. Ziffer 235 bleibt deshalb leer.
- Abzüge in den Ziffern 220, 221, 225, 230 und 280 entstehen aus dem MWST-Abzugsgrund an der Rechnung oder dem Kennzeichen an der Buchungszeile — mehr dazu im Artikel zu den MWST-Codes.
- Zinserträge (Konten 695x) erscheinen als ausgenommener Umsatz in Ziffer 200 und 230. Kursgewinne und Wertschriftenerträge zählen nicht als Umsatz; Dividenden (696x) landen in Ziffer 910.
- Vorsteuer teilt sich auf in Ziffer 400 (Material und Dienstleistungen, Konto 1170) und Ziffer 405 (Investitionen und übriger Betriebsaufwand, Konto 1171).
Ein Beispiel für das dritte Quartal 2026, effektive Methode, vereinbart:
| Ziffer | Bezeichnung | Leistungen CHF | Steuer CHF |
|---|---|---|---|
| 200 | Total Entgelte | 130’150.00 | |
| 230 | Ausgenommene Leistungen (Zinsertrag) | 150.00 | |
| 299 | Steuerbarer Gesamtumsatz | 130’000.00 | |
| 303 | Normalsatz 8.1 % | 120’000.00 | 9’720.00 |
| 313 | Reduzierter Satz 2.6 % | 10’000.00 | 260.00 |
| 399 | Total geschuldete Steuer | 9’980.00 | |
| 400 | Vorsteuer Material und DL | 3’400.00 | |
| 405 | Vorsteuer Investitionen | 800.00 | |
| 479 | Total Vorsteuer | 4’200.00 | |
| 500 | Zu bezahlender Betrag | 5’780.00 |
Ziffern, die Saldio nicht berechnet — etwa 205 für optierte Leistungen —, sind gestrichelt markiert, und ein Hinweis unter dem Formular zählt sie auf. Wer davon betroffen ist, trägt sie im ESTV-Formular selbst ein.
Bei der Saldosteuersatzmethode sieht das Formular anders aus: Der Umsatz wird brutto, also inklusive MWST, deklariert und mit dem bewilligten Saldosteuersatz multipliziert; ein Vorsteuerabzug entfällt. Die Seite sagt das ausdrücklich: Die Vorsteuer ist im Saldosteuersatz pauschal berücksichtigt.
Abrechnen und buchen
Ist die Periode vorbei, wird sie abgerechnet. Vorher geht es nicht: Saldio zeigt bis zum Periodenende nur an, ab wann die Abrechnung möglich ist.
Der Dialog MWST-Periode abrechnen zeigt die Buchung, die entstehen wird, mit Soll und Haben je Konto. Das Buchungsdatum ist standardmässig der letzte Tag der Periode und lässt sich anpassen, etwa bei einer nachträglichen Abrechnung. Für das Beispiel oben:
| Konto | Bezeichnung | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| 2200 | Geschuldete MWST | 9’980.00 | |
| 1170 | Vorsteuer | 3’400.00 | |
| 1171 | Vorsteuer Investitionen | 800.00 | |
| 2201 | Verbindlichkeit ESTV | 5’780.00 |
Mit Abrechnen und buchen entsteht diese Buchung im Journal, mit der Quelle MWST-Abrechnung. Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, steht statt der Verbindlichkeit eine Forderung gegenüber der ESTV auf Konto 1175. Enthält eine Periode gar keine MWST-relevanten Buchungen, entsteht keine Buchung — der Status wechselt trotzdem auf Abgerechnet.
Eine abgerechnete Periode ist gesperrt: Buchungen und Belege mit Datum in dieser Periode lassen sich nicht mehr erfassen oder ändern. In der Liste der Buchungsperioden erscheinen die betroffenen Monate als Gesperrt (MWST Q3 2026). So kann niemand im Nachhinein eine Rechnung ins bereits deklarierte Quartal legen.
Muss trotzdem korrigiert werden, öffnet Wieder öffnen die Periode. Saldio storniert dabei die Abrechnungsbuchung zum heutigen Datum, setzt den Status zurück auf Offen und hält den Vorgang im Audit-Log fest. Zur Bestätigung muss die Periode eingetippt werden. Hat sich nach der Abrechnung etwas geändert, zeigt die Seite die gebuchte und die aktuelle Zahl nebeneinander und rät, eine Korrekturabrechnung zu prüfen.
Einreichen und bezahlen
Für die Einreichung lädt man unter der Periode eMWST XML (eCH-0217) herunter. Die Datei entspricht dem Standard eCH-0217 und lässt sich im ESTV-Portal SuisseTax hochladen, statt die Ziffern abzutippen. Fehlen in den Firmenstammdaten UID oder Firmenname, nennt Saldio die fehlenden Felder, statt eine ungültige Datei zu erzeugen.
Zu jeder Periode gibt es ein Notizfeld — gedacht für «Eingereicht am …, bezahlt am …» und alles, was ein Treuhänder später wissen will.
Die Zahlung an die ESTV läuft über den Bankabgleich. Nennt eine Bankzeile die ESTV und trifft ihr Betrag exakt die offene Zahllast genau einer abgerechneten Periode, schlägt Saldio die Zuordnung vor. Bestätigt wird mit der Belegnummer der Abrechnung, zum Beispiel MWST-2026-Q3; damit gilt die Periode als bezahlt. Dasselbe gilt für eine Rückerstattung bei einem Guthaben.
Was Saldio bewusst nicht tut
- Keine Abrechnung vor Periodenende. Eine Periode, die noch läuft, kann noch Buchungen bekommen. Abgerechnet wird erst danach.
- Keine Einreichung im eigenen Namen. Saldio erzeugt die eMWST-Datei; hochladen und einreichen tut man selbst im ESTV-Portal. Die Verantwortung für die Deklaration bleibt bei der steuerpflichtigen Person.
- Keine Pauschalsteuersatzmethode. Saldio kennt die effektive Methode und die Saldosteuersatzmethode. Gemeinwesen und Institutionen, die mit Pauschalsteuersätzen abrechnen, sind hier nicht abgedeckt.
- Keine geschätzten Ziffern. Was Saldio nicht aus dem Hauptbuch ableiten kann — zum Beispiel optierte Leistungen in Ziffer 205 oder den Erlös aus Wertschriftenverkäufen —, bleibt sichtbar leer statt geraten.
- Kein stilles Nachbuchen. Eine abgerechnete Periode bleibt gesperrt, bis jemand sie bewusst wieder öffnet — mit Storno und Audit-Eintrag.
Fazit
Die MWST-Abrechnung in Saldio ist keine eigene Zahlenwelt, sondern eine Sicht aufs Hauptbuch. Weil Rechnungen, Lieferantenbelege und Bankzeilen ohnehin dort landen, steht das Formular 100 am Quartalsende bereits fest. Die Arbeit verschiebt sich vom Zusammenrechnen zum Prüfen.
Der Ablauf selbst ist kurz: Formular prüfen, abrechnen und buchen, XML hochladen, Zahlung im Bankabgleich bestätigen. Die Periodensperre sorgt dafür, dass das Deklarierte auch so bleibt.
Wer die Grundlagen nachlesen will — Steuerpflicht, Sätze und Fristen —, findet sie im Ratgeber Was ist die Mehrwertsteuer?.
Vom Auftrag bis zum Saldo.