Wie die Mitarbeiterverwaltung in Saldio funktioniert
Verrechnungssatz und Stundenlohn getrennt, kein Login-Zwang, ehrliche Marge: Wie Saldio den Mitarbeiterstamm mit Projekten und Zeiterfassung verbindet.
Inhalt
In vielen KMU gibt es drei Listen mit denselben Namen: die Logins der Software, die Stundensätze in einer Excel-Datei und die Lohnkosten im Kopf der Geschäftsführerin. Stimmen sie nicht überein, stimmt auch die Projektabrechnung nicht.
Dazu kommt eine heikle Frage: Wer darf sehen, was eine Person kostet? Der Satz, zu dem eine Stunde verrechnet wird, steht auf jeder Rechnung. Der Lohn dahinter gehört nicht ins Team.
Saldio führt dafür einen eigenen Mitarbeiterstamm unter Stammdaten → Mitarbeiter. Dieser Artikel zeigt, was dort erfasst wird, wie die beiden Stundensätze zusammenspielen und was die Auswertung je Person zeigt.
Mitarbeitende sind keine Benutzer
Der wichtigste Punkt vorab: Ein Mitarbeiter und ein Benutzer sind in Saldio zwei verschiedene Dinge.
Ein Benutzer ist ein Login mit Rolle und Rechten, verwaltet in der Benutzerverwaltung. Ein Mitarbeiter ist eine Person, deren Arbeit auf Projekte gebucht und verrechnet wird. Die beiden lassen sich verknüpfen, müssen es aber nicht.
Das löst ein Alltagsproblem: Der Freelancer, der zwei Wochen im Projekt mitarbeitet, braucht keinen Saldio-Zugang, damit seine Stunden erfasst und verrechnet werden können. Und die Treuhänderin mit Login ist kein Mitarbeiter, dessen Stunden auf Kundenprojekte laufen.
Einen Mitarbeiter erfassen
Über Neuer Mitarbeiter werden erfasst:
- Vorname und Nachname, Anschrift, E-Mail und Telefon
- der Typ: intern, Externer Mitarbeiter oder Freelancer — bei externen mit Verleih-Firma
- Stundensatz (Verrechnung) — der Vorgabewert für Zeiteinträge
- Stundenlohn (effektiv) — die internen Kosten pro Stunde
- Verknüpfter Login, falls die Person selbst in Saldio arbeitet
- ein Foto als JPG oder PNG, höchstens 5 MB
Die Mitarbeiternummer vergibt Saldio selbst: I-0001 für interne, E-0001 für externe Mitarbeitende und Freelancer. Die Nummer entsteht bei der Anlage und bleibt stabil, auch wenn jemand später von extern zu intern wechselt.
Zwei Sätze: Verrechnung und Kosten
Jede Person hat zwei Stundensätze, und sie haben bewusst unterschiedliche Sichtbarkeit.
Der Stundensatz (Verrechnung) ist das, was der Kunde pro Stunde bezahlt. Er fliesst über die Zeiteinträge in die Rechnung und ist für alle mit Zugriff auf die Mitarbeiterseite sichtbar.
Der Stundenlohn (effektiv) ist das, was die Stunde intern kostet. Ändern können ihn nur Besitzer und Administratoren; Standardbenutzer sehen ihn nicht. Versucht jemand ohne dieses Recht, den Lohn zu setzen, lehnt Saldio die Änderung ab, statt sie stillschweigend zu ignorieren.
| Stundensatz (Verrechnung) | Stundenlohn (effektiv) | |
|---|---|---|
| Zweck | Vorgabe für Zeiteinträge und Rechnungen | Kostenseite in Auswertung und Nachkalkulation |
| Ändern | alle mit Schreibrecht auf Mitarbeiter | nur Besitzer und Administratoren |
| Standardbenutzer | sichtbar | nicht sichtbar |
Wie der Satz in die Zeiterfassung kommt
Wird ein Zeiteintrag erfasst, schlägt Saldio den Stundensatz in einer festen Reihenfolge vor:
- ein eigener Satz der Person für dieses Projekt (Stundensatz (Override) in den Projektmitgliedern)
- sonst der Stundensatz (Verrechnung) aus dem Mitarbeiterstamm
- sonst der Standard-Stundensatz des Projekts
Wer im Zeiteintrag einen anderen Satz einträgt, darf das. Saldio markiert den Eintrag dann mit Satz über Mitarbeiter-Ansatz oder Satz unter Mitarbeiter-Ansatz. Rabatte und Sonderkonditionen bleiben so möglich, fallen aber auf. Wie das im Alltag aussieht, zeigt der Artikel zur Zeiterfassung.
Die Auswertung je Mitarbeiter
Auf der Detailseite einer Person zeigt Saldio, was ihre Arbeit gebracht hat:
- Stunden geleistet — alle erfassten Stunden
- Verrechnet — die Stunden, die bereits in einer Rechnung stehen
- Leistungswert — Stunden mal Satz, ohne nicht verrechenbare Einträge
- Umsatz — der Wert der bereits fakturierten Stunden
- Marge — Umsatz minus Kosten aller geleisteten Stunden zum Stundenlohn
Darunter folgt die Auswertung pro Projekt mit Stunden, Leistungswert und Umsatz je Projekt.
Ein Beispiel: Lea Muster hat einen Stundensatz von CHF 140 und einen Stundenlohn von CHF 62. Im Quartal hat sie 120 Stunden auf zwei Projekten geleistet, davon sind 100 Stunden fakturiert.
| Projekt | Stunden geleistet | Verrechnet | Leistungswert | Umsatz |
|---|---|---|---|---|
| Website-Relaunch | 80 h | 80 h | 11’200.00 | 11’200.00 |
| Onlineshop | 40 h | 20 h | 5’600.00 | 2’800.00 |
| Total | 120 h | 100 h | 16’800.00 | 14’000.00 |
Die Kosten betragen 120 h × CHF 62 = CHF 7’440. Die Marge liegt damit bei CHF 14’000 − 7’440 = CHF 6’560.
Wenn jemand geht
Mitarbeitende mit Zeiteinträgen oder Projektmitgliedschaften lassen sich nicht löschen. Saldio meldet dann: Mitarbeiter hat Zeiteinträge oder Projekt-Mitgliedschaften — stattdessen deaktivieren.
Der Weg ist der Schalter Aktiv. Eine inaktive Person taucht bei neuen Zeiteinträgen nicht mehr auf, ihre bisherigen Stunden bleiben aber in jeder Projektauswertung und Nachkalkulation korrekt erhalten. Wer nie Stunden erfasst hat, etwa nach einer Fehleingabe, lässt sich weiterhin löschen.
Was Saldio bewusst nicht tut
- Keine Lohnbuchhaltung. Der Stundenlohn ist ein Kalkulationswert für Marge und Nachkalkulation. Lohnabrechnungen, Sozialversicherungen oder Lohnausweise erstellt Saldio nicht.
- Kein Login-Zwang. Mitarbeitende brauchen keinen Zugang zu Saldio, damit ihre Stunden erfasst werden.
- Kein Löschen mit Historie. Wer Stunden oder Projektmitgliedschaften hat, wird deaktiviert, nicht gelöscht — sonst würden vergangene Auswertungen nachträglich falsch.
- Kein offener Lohn. Der Stundenlohn ist für Standardbenutzer nicht sichtbar, und ändern dürfen ihn nur Besitzer und Administratoren.
Fazit
Der Mitarbeiterstamm in Saldio ist klein, aber er beantwortet drei Fragen an einer Stelle: Wer arbeitet für uns, zu welchem Satz wird diese Arbeit verrechnet, und was kostet sie intern? Weil Zeiterfassung und Projekte direkt darauf zugreifen, gibt es keine zweite Liste, die man nachführen muss.
Wo die Stunden einer Person im Projekt landen und wie daraus die Nachkalkulation entsteht, zeigt der Artikel zur Projektverwaltung.
Vom Auftrag bis zum Saldo.