Wie die Mitarbeiterverwaltung in Saldio funktioniert

In vielen KMU stehen Mitarbeiterdaten in Excel-Listen, HR-Insellösungen oder einfach im Kopf des Chefs.

Zeiterfassung, Projektplanung und Lohnkosten laufen dabei oft getrennt voneinander:

• mehrfach gepflegte Namenslisten
• keine Übersicht über Stundensätze
• keine Trennung zwischen Verrechnungssatz und tatsächlichen Lohnkosten
• keine Verbindung zu Projekten und Zeiterfassung

Dadurch entstehen doppelte Arbeit, Fehler bei der Abrechnung und fehlende Transparenz über die Wirtschaftlichkeit von Projekten.

Warum eine zentrale Mitarbeiterverwaltung wichtig ist

Mitarbeitende sind der Kern jeder Projekt- und Zeiterfassung. Eine zentrale Mitarbeiterverwaltung sorgt für:

• eine einzige verlässliche Quelle für Mitarbeiterdaten
• korrekte Stundensätze in jeder Zeiterfassung
• geschützte Lohnkosten-Daten
• nachvollziehbare Auswertungen pro Mitarbeiter und Projekt

Je enger Mitarbeiterdaten mit Projekten und Zeiterfassung verzahnt sind, desto genauer wird die Abrechnung.

Die typischen Herausforderungen

Viele Unternehmen kennen Situationen wie:

• Mitarbeiterlisten in Excel, parallel zur eigentlichen Software gepflegt
• unterschiedliche Stundensätze, die niemand mehr konsistent hält
• Lohnkosten, die für alle im Team sichtbar sind
• keine Übersicht, wie viele Stunden pro Mitarbeiter tatsächlich verrechnet wurden
• keine Verbindung zwischen Zeiterfassung, Projekten und Personalstamm

Mit wachsendem Team wird diese Unübersichtlichkeit schnell zum Risiko.

Der Ansatz von Saldio

Saldio verbindet:

• Mitarbeiterstamm
• Stundensätze
• Zeiterfassung
• Projekte
• Auswertungen

in einem zentralen Mitarbeiter-Register.

Dadurch bleiben Personaldaten, Projektarbeit und Wirtschaftlichkeit jederzeit konsistent.

1. Mitarbeitende zentral anlegen

Mitarbeitende werden direkt in Saldio erfasst – als interne Person, externe Person einer Verleihfirma oder als Freelancer.

Jede Person erhält automatisch eine fortlaufende Mitarbeiternummer (I-0001 für interne, E-0001 für externe Mitarbeitende), die auch bei einem Wechsel zwischen intern und extern stabil bleibt.

Dadurch bleibt der Personalstamm übersichtlich, egal wie das Team zusammengesetzt ist.

2. Zwei Stundensätze – Verrechnung und Lohnkosten getrennt

Jede Person hat zwei Sätze:

• einen Verrechnungssatz, der automatisch als Vorschlag in die Zeiterfassung übernommen wird
• effektive Lohnkosten, die für die interne Kalkulation dienen

Die Lohnkosten sind rollenbasiert geschützt: einsehen können sie nur Inhaber, Administratoren und Treuhänder, ändern nur Inhaber und Administratoren. Alle anderen Zugriffe werden abgelehnt statt stillschweigend ignoriert.

Dadurch bleiben sensible Lohndaten geschützt, ohne dass die Verrechnung im Alltag darunter leidet.

3. Foto und Stammdaten an einem Ort

Zu jeder Person lassen sich Foto, Kontaktdaten und Adresse hinterlegen. Das Foto wird wie jedes andere Dokument sicher gespeichert und ist automatisch Teil der Datensicherung.

Dadurch ist der Personalstamm auf einen Blick vollständig – ohne separate HR-Ablage.

4. Direkte Verbindung zu Projekten und Zeiterfassung

Mitarbeitende sind nicht mehr nur ein Login, sondern die zentrale Referenz für Projektmitgliedschaften und Zeiterfassung.

Bei jeder Zeiterfassung greift automatisch zuerst der individuelle Stundensatz der Person, bevor auf einen allgemeinen Projekt-Ansatz zurückgegriffen wird – Abweichungen werden direkt im Zeiterfassungsformular sichtbar.

Dadurch stimmen Projektauswertung und Personaldaten immer überein.

5. Auswertung pro Mitarbeiter

Zu jeder Person zeigt Saldio:

• geleistete und verrechnete Stunden
• erzielten Umsatz
• auf Wunsch die Marge pro Projekt

Dadurch wird sichtbar, wie wirtschaftlich einzelne Mitarbeitende und Projekte tatsächlich sind.

6. Sicherheit und Nachvollziehbarkeit

Mitarbeitende werden nicht einfach gelöscht, sondern über ein Aktiv/Inaktiv-Flag verwaltet. Eine endgültige Löschung ist erst möglich, wenn keine Zeiteinträge oder Projektmitgliedschaften mehr bestehen – sonst verweigert Saldio den Vorgang bewusst.

Dadurch bleiben Auswertungen historisch korrekt, auch wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.

Vorteile für KMU

Eine zentrale Mitarbeiterverwaltung bringt mehrere Vorteile:

Warum besonders kleine Unternehmen profitieren

Kleine Unternehmen:

• führen Mitarbeiterlisten oft manuell nebenher
• kennen Lohnkosten meist nur aus dem Kopf oder aus separaten Dateien
• verfügen über keine dedizierte HR-Abteilung

Eine zentrale, in Zeiterfassung und Projekte integrierte Mitarbeiterverwaltung schafft hier sofort Überblick und Sicherheit.

Die Vision von Saldio

Saldio wurde entwickelt, um Schweizer KMU moderne und einfache Geschäftsprozesse bereitzustellen.

Das Ziel:

• ein zentraler Personalstamm
• korrekte Verrechnung ohne Mehraufwand
• geschützte Lohndaten
• klare Wirtschaftlichkeit pro Projekt

Fazit

Mitarbeiterdaten sollten nicht parallel zur eigentlichen Projekt- und Zeiterfassung in Excel-Listen gepflegt werden.

Wenn Personalstamm, Stundensätze, Projekte und Zeiterfassung zusammenspielen, profitieren Unternehmen von:

• weniger doppelter Arbeit
• korrekter Verrechnung
• geschützten Lohndaten
• klarer Übersicht über die Wirtschaftlichkeit jedes Projekts

Saldio verbindet Mitarbeiterverwaltung, Projekte und Zeiterfassung in einer modernen Plattform.

Vom Auftrag bis zum Saldo.