Wie die Mehrwertsteuer-Codes in Saldio funktionieren

Ein MWST-Code ist eine kleine Entscheidung mit grosser Wirkung. Wer eine Laptop-Rechnung mit dem Code für Material statt für Investitionen bucht, hat die Vorsteuer in Ziffer 400 statt 405. Wer eine Exportrechnung ohne Abzugsgrund erfasst, deklariert steuerbaren Umsatz ohne Steuer — und die Abrechnung ist in sich widersprüchlich.

In vielen Buchhaltungsprogrammen stehen dafür Dutzende Codes zur Wahl, mit Kürzeln, die sich niemand merkt. Das Ergebnis sind Buchungen, bei denen «irgendein» Code gesetzt wurde, und eine Quartalskontrolle, die genau diese Fehler suchen muss.

Saldio hält die Liste kurz und verteilt die Arbeit: Der MWST-Code bestimmt Satz und Richtung, ein separates Kennzeichen bestimmt die Formularziffer, und bei Belegen schlägt Saldio beides vor. Dieser Artikel zeigt, wie das zusammenspielt.

Die Standard-Codes

Beim Einrichten des Kontenplans legt Saldio für jeden Mandanten elf Codes an. Die Seite MWST-Codes unter Buchhaltung → MWST zeigt sie mit Code, Bezeichnung, Satz, Satztyp, Richtung und Status:

Die Logik ist einfach: N steht für Umsatzsteuer, V für Vorsteuer auf Material und Dienstleistungen, VI für Vorsteuer auf Investitionen und übrigem Betriebsaufwand. Die Zahl dahinter ist der Satz. Damit ist auch klar, wohin die Vorsteuer im Formular 100 geht: V-Codes über Konto 1170 in Ziffer 400, VI-Codes über Konto 1171 in Ziffer 405.

Die Codes gehören dem Mandanten. Mit Neuer Code lassen sich weitere anlegen — mit Code, Bezeichnung, Satz, Satztyp (NORMAL, REDUCED, HOTEL oder EXEMPT) und Richtung (Umsatzsteuer oder Vorsteuer). Bestehende Codes lassen sich bearbeiten, inaktiv setzen oder löschen; der Code selbst bleibt nach dem Anlegen fest.

Ein Code, eine Zeile

In der manuellen Buchung steht der MWST-Code auf genau einer Zeile — üblicherweise der Erlös-, Aufwand- oder Investitionszeile. Die Gegenseite, also Bank oder Kasse, bleibt ohne Code. Saldio teilt den Betrag dann automatisch in Netto und MWST auf und bucht die Steuer auf das Konto des Codes.

Ein Beispiel: Büromaterial für CHF 108.10 inklusive MWST, bezahlt per Bank, gebucht mit V81 auf der Aufwandzeile:

Derselbe Vorgang für einen Laptop über CHF 2’162.00, diesmal mit VI81:

Im Formular 100 landen die CHF 8.10 in Ziffer 400 und die CHF 162.00 in Ziffer 405 — ohne dass jemand Ziffern kennen muss. Wer den Laptop als Anlage führt, findet im Artikel Anlagevermögen sauber übernehmen, wie Zugang und Abschreibung zusammenhängen.

Die MWST-Ziffer für Sonderfälle

Satz und Richtung reichen für den Normalfall. Für alles, was im Formular 100 nicht als normaler steuerbarer Umsatz oder normale Vorsteuer erscheint, gibt es an der Buchungszeile das Feld MWST-Ziffer. Standard ist Normal (automatisch). Die Alternativen:

Saldio prüft die Kombination: Ein Kennzeichen, das zum Konto nicht passt, wird abgelehnt. Für einige Konten setzt Saldio die Ziffer selbst — Zinserträge auf 695x gehen automatisch Ziffer 230, Dividenden auf 696x in Ziffer 910. Und wer im Haben auf ein Vorsteuerkonto bucht, bekommt den Vorschlag, dass es sich meist um eine Vorsteuerkorrektur handelt.

Rechnungen: der Abzugsgrund

Auf Rechnungen arbeitet man nicht mit Codes, sondern mit dem MWST-Satz je Position. Für die Positionen mit 0 % trägt die Rechnung einen MWST-Abzugsgrund: Steuerbarer Umsatz, Export (Art. 23), Leistung im Ausland, Ausgenommen (Art. 21), Meldeverfahren (Art. 38) oder Diverses. Er bestimmt, in welcher Abzugsziffer des Formulars 100 die Rechnung erscheint.

Bei einem Kunden im Ausland schlägt Saldio vor, die Positionen auf 0 % zu setzen, und leitet einen Abzugsgrund aus Kundenland und Artikeltyp ab — als Vorschlag, der geprüft werden will.

Für MWST-pflichtige Mandanten ist der Abzugsgrund keine Kür. Eine Position mit 0 % ohne Abzugsgrund lehnt Saldio beim Speichern ab (Fehlercode E-2015). Der Grund: Ein Umsatz ohne Steuer und ohne Abzugsziffer bliebe als steuerbarer Umsatz in Ziffer 299 stehen, ohne dass Steuer dazu passt — und der Upload ins ESTV-Portal scheiterte an genau dieser Plausibilitätsprüfung.

Lieferantenrechnungen: die Bezugsteuer

Bezieht ein Unternehmen eine Dienstleistung von einem ausländischen Anbieter ohne Schweizer MWST — eine Software-Lizenz, eine Beratung —, schuldet es die Steuer selbst: die Bezugsteuer.

Auf der Lieferantenrechnung gibt es dafür den Schalter Bezugsteuer (Ziffer 383). Ist er aktiv, bucht Saldio die Steuer zum Normalsatz und bei effektiver Abrechnung gleichzeitig den Vorsteuerabzug. Erkennt Saldio einen ausländischen Lieferanten ohne Schweizer MWST, schlägt es den Schalter vor. Für Waren, die über den Zoll eingeführt werden, bleibt er aus — dort erhebt das BAZG die Einfuhrsteuer.

Wie Lieferantenrechnungen überhaupt in Saldio kommen, beschreibt der Artikel Lieferantenrechnungen automatisch einlesen — ohne KI.

Was Saldio bewusst nicht tut

• Kein Code auf beiden Seiten. Eine Buchung trägt genau einen MWST-Code. Das verhindert doppelt gerechnete Steuer.
• Keine freien Ziffern. Das Kennzeichen für die Formularziffer ist an den Kontotyp gebunden. Eine Bezugsteuer auf einem Ertragskonto lässt sich nicht erfassen.
• Keine stillen Nullsätze. Bei MWST-Pflicht braucht jede 0-%-Position einen Abzugsgrund.
• Keine Einfuhrsteuer über die Bezugsteuer. Der Schalter gilt für Dienstleistungen aus dem Ausland. Waren, die über den Zoll kommen, laufen nicht über Ziffer 383.

Fazit

MWST-Codes in Saldio sind keine Geheimsprache, sondern drei Buchstabengruppen und ein Satz. Was vom Normalfall abweicht — Export, Bezugsteuer, Vorsteuerkorrektur —, bekommt ein eigenes Kennzeichen, das Saldio gegen das Konto prüft.

Das Ergebnis zeigt sich am Quartalsende: Das Formular 100 entsteht aus Buchungen, die schon beim Erfassen wussten, wohin sie gehören.

Vom Auftrag bis zum Saldo.