Wie die Mandantenverwaltung in Saldio funktioniert
Eine GmbH, eine Immobilien-AG, ein Verein — oder zwölf Kundenmandate: Wie Saldio Mandanten sauber trennt und mit einem Login zwischen ihnen wechselt.
Inhalt
Wer eine Firma führt, braucht eine Buchhaltung. Wer zwei führt, hat oft zwei Logins, zwei Passwörter und bei jeder Buchung die Frage, in welchem System er gerade ist.
Der umgekehrte Fehler ist nicht besser: Die Betriebs-GmbH und die Immobilien-AG laufen in einer einzigen Buchhaltung, getrennt nur durch eine Kostenstelle. Rechtlich sind es zwei Firmen mit zwei Abschlüssen und zwei MWST-Nummern, im System sind sie ein Topf.
Saldio trennt das konsequent: Jede Firma ist ein eigener Mandant. Wer in mehreren Mandanten arbeitet, braucht trotzdem nur einen Login. Dieser Artikel zeigt, was ein Mandant in Saldio umfasst, wie er entsteht und wie der Wechsel zwischen Mandanten funktioniert.
Was ein Mandant ist
Ein Mandant ist die abgeschottete Datenwelt eines Betriebs oder Vereins. Alles, was zur Buchhaltung einer Firma gehört, liegt in genau einem Mandanten:
- Firmendaten, UID- und MWST-Nummer, Bankverbindung und Logo
- Kontenplan, Geschäftsjahre und MWST-Einstellungen
- Adressen, Produkte, Mitarbeitende und Projekte
- Rechnungen, Lieferantenbelege, Buchungen und Dokumente
- Benutzer mit ihren Rollen und Rechten
- das Abo
Zwischen Mandanten fliesst nichts. Ein Kunde, der bei beiden Firmen einkauft, ist in jedem Mandanten ein eigener Kontakt. Das ist Absicht: Jede Firma hat ihren eigenen Abschluss, und kein Beleg der einen Firma soll versehentlich in der Bilanz der anderen landen.
Auch abgerechnet wird je Mandant. Jeder Mandant hat sein eigenes Abo mit eigenen Grenzen für Benutzer und Speicher.
Ein neuer Mandant entsteht über die Registrierung
Einen neuen Mandanten legt man nicht in einem bestehenden an, sondern über die Registrierung — mit anschliessender Bestätigung der E-Mail-Adresse. Wer die Registrierung abschliesst, ist im neuen Mandanten Besitzer.
Wer bereits einen Saldio-Login hat, registriert mit derselben E-Mail-Adresse einfach einen weiteren Mandanten. Saldio hängt den bestehenden Login an den neuen Mandanten an; das Passwort und der zweite Faktor bleiben, wie sie sind.
Danach führt der Startassistent durch die Einrichtung, gegliedert in Abo, Unternehmen, Belege, Buchhaltung und Prüfen & starten:
| Schritt | Was erfasst wird |
|---|---|
| Abo | bereits bei der Registrierung gewählt und aktiv |
| Firmendaten | Name, Anschrift, UID- und MWST-Nummer — erscheinen auf jeder Rechnung |
| Bankverbindung | Logo und IBAN beziehungsweise QR-IBAN |
| Kontenplan | wird über den Assistenten eingerichtet |
| Geschäftsjahr | die Monatsperioden entstehen automatisch |
| MWST | Abrechnungsmethode und Standardsatz |
| Eröffnungssalden | Saldi je Bilanzkonto beim Umstieg, Soll und Haben müssen aufgehen |
| Übersicht | was eingerichtet ist und was noch offen ist |
Der Assistent muss nicht in einem Zug durchlaufen werden. Offene Punkte lassen sich nachholen, ein Hinweisbanner erinnert daran. Nur der Kontenplan ist Pflicht — ohne ihn schliesst der Assistent nicht ab.
Zwei Abhängigkeiten sollte man kennen: Ohne gültige IBAN oder QR-IBAN lässt sich keine Rechnung mit Einzahlungsschein stellen, und ohne Geschäftsjahr lässt sich nichts buchen.
Ein Login, mehrere Mandanten
Ein Login kann in mehreren Mandanten Mitglied sein — je mit eigener Rolle. Dafür gibt es zwei Wege: Man registriert einen Mandanten selbst, oder man wird in einen bestehenden Mandanten eingeladen.
Die Einladung läuft über die Benutzerverwaltung des jeweiligen Mandanten. Hat die eingeladene E-Mail-Adresse bereits einen Saldio-Login, entsteht kein neues Konto und kein temporäres Passwort: Die Mitgliedschaft ist sofort aktiv, und der Mandant erscheint beim nächsten Öffnen des Profilmenüs.
Gewechselt wird im Profilmenü oben rechts. Unter der Überschrift Mandant stehen alle Mandanten des Logins, jeweils mit der eigenen Rolle und dem Abo. Ein Klick wechselt den Mandanten und öffnet dessen Dashboard.
Ein Beispiel: Eine Treuhänderin führt ihre eigene Firma in Saldio und betreut zwei Kunden, die sie in ihre Mandanten eingeladen haben.
| Mandant | Ihre Rolle | Was sie dort tut |
|---|---|---|
| Muster Treuhand GmbH | Besitzer | eigene Buchhaltung, Abo, Benutzer |
| Beispiel Schreinerei AG | Treuhänder | Buchhaltung, MWST, Banking — keine Benutzerverwaltung |
| Turnverein Musterdorf | Standardbenutzer | Belege erfassen im Rahmen ihrer Modulrechte |
Dieselbe Person sieht also in jedem Mandanten genau das, was ihre Rolle dort erlaubt. Eine Administratorrolle in der eigenen Firma gibt keinerlei Rechte beim Kunden.
Wer in mehreren Mandanten eingetragen ist und sich neu anmeldet, wählt zuerst im Dialog Mandant auswählen, in welchem er arbeiten will. Der Dialog lässt sich nur durch eine Auswahl schliessen — es gibt keinen Zustand «ohne Mandant».
Was je Mandant eingestellt wird
Weil jeder Mandant eine eigene Datenwelt ist, sind auch die Einstellungen unter Verwaltung je Mandant getrennt: Firmendaten und Mahntexte, MWST-Methode und Satzverlauf, Währungen, Zahlungskonditionen, Beleg- und E-Mail-Vorlagen, die Integrationen samt Schalter für die KI-Funktionen und die ausgeblendeten Module.
Dasselbe gilt für alles, was nach aussen zeigt. Ein API-Token gilt ausschliesslich für den Mandanten, in dem es erzeugt wurde. Die Datensicherung unter Einstellungen → System enthält die Daten genau eines Mandanten. Und das Audit-Log zeigt nur, was in diesem Mandanten passiert ist.
Einen Mandanten beenden
Den Mandanten löschen kann nur der Besitzer, unter Verwaltung → Abonnement. Der Löschauftrag wirkt nicht sofort: Gelöscht wird 30 Tage später, bis dahin lässt sich der Auftrag widerrufen.
Voraussetzung ist eines von drei Dingen: ein in den letzten 30 Tagen heruntergeladenes Backup, ein Abschluss-Backup, das Saldio vor der Löschung erstellt und per Link zusendet, oder der ausdrückliche Verzicht auf den Export.
Was Saldio bewusst nicht tut
- Keine gemeinsamen Stammdaten. Kontakte, Produkte und Mitarbeitende gehören immer genau einem Mandanten. Wer denselben Kunden in zwei Firmen hat, erfasst ihn zweimal.
- Keine mandantenübergreifenden Auswertungen. Bilanz, Erfolgsrechnung und Kennzahlen beziehen sich immer auf einen Mandanten. Eine Konsolidierung über mehrere Firmen erstellt Saldio nicht.
- Keine geerbten Rechte. Eine Rolle gilt nur im Mandanten, in dem sie vergeben wurde. Wer in einer Firma Besitzer ist, hat in der nächsten nur das, wozu er dort eingeladen wurde.
- Kein Mandant aus dem Mandanten. Ein neuer Mandant entsteht über die Registrierung, mit eigenem Abo und eigenem Startassistenten — nicht als Unterordner eines bestehenden.
- Keine sofortige Löschung. Zwischen Löschauftrag und Vollzug liegen immer 30 Tage.
Fazit
Ein Mandant ist in Saldio eine Firma mit allem, was dazugehört — und nichts darüber hinaus. Die Trennung ist strikt, damit Abschlüsse, MWST-Abrechnungen und Rechte nie ineinanderlaufen.
Bequem wird es trotzdem: Ein Login reicht für mehrere Mandanten, der Wechsel liegt im Profilmenü, und die Rolle passt sich dem Mandanten an. Wer welche Rechte bekommt, zeigt der Artikel zur Rollen- und Benutzerverwaltung.
Vom Auftrag bis zum Saldo.