Wie die Lieferantenverwaltung in Saldio funktioniert
Lieferanten aus dem Beleg anlegen, an der IBAN erkennen, Konten vorschlagen: wie Saldio Lieferanten, Eingangsrechnungen und Zahlungen zusammenführt.
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Ein Lieferantenstamm verwildert leise. Die Druckerei steht zweimal drin, einmal als «Druckerei Muster AG» und einmal als «Muster Druck», die IBAN fehlt beim einen und ist beim anderen veraltet. Bei jeder neuen Rechnung sucht jemand den richtigen Eintrag, und beim Zahlen fragt man sich, welches Konto nun stimmt.
Das Problem ist selten die Erfassung. Es ist, dass Stammdaten nur dann gepflegt werden, wenn jemand daran denkt — und dass niemand daran denkt, solange der Beleg auch so durchgeht.
Saldio dreht das um: Der Lieferantenstamm wird zum grossen Teil aus den Belegen selbst gepflegt. Dieser Artikel zeigt, wie das funktioniert und wo die Stammdaten im Alltag tatsächlich gebraucht werden.
Ein Kontakt, drei Rollen
Lieferanten sind in Saldio keine eigene Datenbank, sondern Adressen unter Stammdaten → Adressen. Jede Adresse hat einen Typ: Kunde, Lieferant oder Kunde & Lieferant. Die Garage, die den Firmenwagen wartet und gleichzeitig eine Website bei Ihnen bestellt hat, ist ein Kontakt, nicht zwei.
Eine Adresse ist ein Unternehmen oder eine Privatperson und trägt:
- Name beziehungsweise Firma, Anschrift mit getrennter Strasse und Hausnummer
- Unternehmens-ID und MWST-ID — eine Schweizer UID wird auf Format und Prüfziffer geprüft
- Kommunikation — E-Mail, Telefon, Webseite und weitere Kanäle, je mit Standardeintrag
- Kontaktpersonen mit Funktion und Lieferadressen
- Zahlungsinformationen mit Kontoinhaber, IBAN, Bank und BIC
- Vorgaben für Standard-Zahlungskondition, Belegsprache und Versandart
Die Nummer vergibt Saldio automatisch, mit eigenen Kreisen: K-NNNN für Kunden, L-NNNN für Lieferanten. Wer eine bestehende Nummerierung übernimmt, setzt sie von Hand.
Bestehende Lieferanten kommen per Import als CSV, vCard oder vollständiger JSON-Export ins System. Saldio prüft dabei auf Dubletten über E-Mail, UID-Nummer, Firma und Nachname oder Kundennummer und lässt pro Treffer entscheiden: überschreiben oder überspringen. Einzelne Adressen lassen sich auch aus search.ch übernehmen, sofern das für den Mandanten freigeschaltet ist.
Der Lieferant entsteht aus dem Beleg
Der häufigste Weg zu einem neuen Lieferanten ist aber kein Formular, sondern seine erste Rechnung. Im Beleg-Import liest Saldio aus QR-Code, E-Rechnung oder per KI den Rechnungssteller aus und sucht ihn im Stamm. Jeder Vorschlag nennt seinen Grund:
| Treffer | Sicherheit | Woher die Angabe kommt |
|---|---|---|
| IBAN stimmt überein | eindeutig | jede QR-Rechnung |
| MWST-Nr. stimmt überein | eindeutig | E-Rechnung, Swico-Zusatz im QR-Code |
| UID-Nr. stimmt überein | eindeutig | E-Rechnung, Swico-Zusatz im QR-Code |
| Namensähnlichkeit | Vorschlag | jeder Beleg |
Findet Saldio niemanden, steht im Register Lieferant der Eintrag Unbekannter Lieferant mit zwei Wegen: Bestehenden Lieferanten wählen oder Neuen Lieferant aus den Belegdaten anlegen. Der zweite Weg öffnet das gewohnte Adressformular, vorausgefüllt mit Firma, Strasse und Hausnummer, PLZ, Ort, Land, UID- und MWST-Nummer und der IBAN als Zahlungsverbindung. Man prüft, korrigiert, speichert — und der neue Lieferant ist mit dem Beleg verknüpft.
Gibt es bereits ähnliche Einträge, warnt Saldio vor dem Anlegen: Es gibt ähnliche Lieferanten — bitte prüfen, bevor ein neuer angelegt wird. Das ist die Stelle, an der «Muster Druck» nicht neben «Druckerei Muster AG» entsteht.
Wie Saldio die Daten aus QR-Code und E-Rechnung im Detail liest, beschreibt der Artikel Lieferantenrechnungen automatisch einlesen – ganz ohne KI.
Was Saldio sich merkt
Der eigentliche Nutzen liegt in dem, was nach dem ersten Beleg passiert. Saldio lernt dabei kein Modell an, sondern ergänzt die Stammdaten — nachvollziehbar und im eigenen Mandanten.
Die IBAN. Beim Buchen eines Belegs merkt sich Saldio dessen IBAN als Zahlungsverbindung des Lieferanten, falls sie dort noch fehlt. Der nächste Beleg desselben Absenders trifft dann über die stärkste Regel: IBAN stimmt überein.
Das Konto. Je Position schlägt Saldio das Aufwandskonto vor — zuerst aus früheren Belegen dieses Lieferanten mit gleicher oder ähnlicher Bezeichnung, sonst das Konto, auf das er am häufigsten läuft. Ab der zweiten Rechnung der Druckerei steht «Drucksachen» schon im richtigen Konto, ohne dass jemand eine Regel geschrieben hat.
Die Artikel. Aus einer erkannten Position lässt sich direkt ein Artikel im Produktstamm anlegen, mit vorausgefüllten Feldern, Einkaufspreis und Verknüpfung zum Lieferanten.
So sieht das für einen neuen Lieferanten über drei Monate aus:
| Beleg | Was passiert |
|---|---|
| 1. Rechnung | Lieferant unbekannt, aus Belegdaten angelegt; Konto von Hand gewählt; IBAN gemerkt |
| 2. Rechnung | Lieferant über IBAN erkannt; Konto aus der ersten Rechnung vorgeschlagen |
| 3. Rechnung | Lieferant und Konto vorbelegt; Beleg geht mit Eindeutige buchen ohne Einzelprüfung durch |
Wo die Stammdaten gebraucht werden
Saubere Lieferantendaten sind kein Selbstzweck. Sie werden an drei Stellen im Ablauf direkt benutzt.
Beim Zahlen. Offene Lieferantenrechnungen lassen sich zu einer Zahlungsdatei im Format pain.001 bündeln und im E-Banking einlesen. Dafür braucht es die IBAN — aus dem Beleg oder aus den Stammdaten. Für Ausnahmefälle gibt es am Beleg das Feld Abweichende IBAN, das nur ausgefüllt wird, wenn die Zahlung an ein anderes Konto gehen soll als im Stamm hinterlegt.
Beim Bankabgleich. Kommt die Belastung auf dem Bankauszug zurück, sucht der Bankabgleich die passende Lieferantenrechnung über die Zahlungsreferenz, die Kreditor-IBAN aus Beleg oder Stammdaten oder den Namen der Gegenpartei. Ergeben mehrere offene Belege desselben Lieferanten exakt den Bankbetrag, zeigt Saldio sie als Sammelzahlung an.
Bei der Mehrwertsteuer. Erfasst man eine Rechnung eines ausländischen Lieferanten ohne Schweizer MWST, schlägt Saldio die Bezugsteuer vor, die in Ziffer 383 der MWST-Abrechnung gehört.
Der Lieferant auf einen Blick
Das Profil eines Lieferanten zeigt im Register Übersicht die Kennzahlen Gesamtausgaben, Bezahlt, Offen und die Anzahl offener Rechnungen, dazu die Ausgaben letzte 12 Monate als Verlauf und die Liste der offenen Lieferantenrechnungen.
Das Register Versand / Verlauf hält fest, was an diesen Kontakt verschickt wurde. Mehr dazu im Artikel zur Kontakthistorie.
Was Saldio bewusst nicht tut
- Kein Anlegen ohne Blick. Ein neuer Lieferant entsteht aus den Belegdaten, aber erst nach Prüfung im vorausgefüllten Formular.
- Kein automatischer Treffer bei geteilten IBANs. Mehrere Lieferanten mit derselben IBAN ergeben bewusst keine eindeutige Zuordnung.
- Keine Bestellungen und Freigabe-Workflows. Saldio gleicht Eingangsrechnungen nicht gegen Einkaufsbestellungen ab und kennt keine mehrstufige Rechnungsfreigabe.
- Kein Lernen über Mandanten hinweg. Was Saldio über einen Lieferanten weiss, stammt aus den Belegen des eigenen Mandanten.
Fazit
Die Lieferantenverwaltung in Saldio ist kein separates Modul, das gepflegt werden will, sondern ein Nebenprodukt der Belegverarbeitung. Der erste Beleg legt den Lieferanten an, jeder weitere ergänzt IBAN und Kontierung, und Zahlung wie Bankabgleich greifen auf genau diese Daten zurück.
Wer seinen Stamm sauber hält, prüft vor allem zwei Dinge: die Dublettenwarnung beim Anlegen und die IBAN in den Zahlungsinformationen. Den Rest erledigen die Belege.
Vom Auftrag bis zum Saldo.