Wie die Kontakthistorie in Saldio funktioniert

«Die Rechnung haben wir nie bekommen.»

Der Satz kommt meistens nach der zweiten Mahnung. Und meistens beginnt dann die Suche: im Postausgang des E-Mail-Programms, das die Kollegin benutzt hat, die damals die Rechnung verschickt hat. An welche Adresse ging sie? War das PDF dabei? Kam eine Fehlermeldung zurück, die niemand gesehen hat?

Saldio protokolliert jeden Beleg, den es per E-Mail versendet, und jeden Zugriff des Empfängers auf den Online-Link. Dieser Artikel zeigt, wo diese Protokolle stehen, was sie festhalten und was sich damit belegen lässt.

Was protokolliert wird

Wenn Saldio einen Beleg per E-Mail versendet — eine Rechnung, eine Offerte, einen Auftrag, einen Lieferschein oder eine Gutschrift —, entsteht ein Eintrag mit:

• Datum und Uhrzeit des Versands
• Empfänger, dazu Cc und Bcc, falls gesetzt
• Beleg mit Nummer und Belegart
• Betreff und einem Auszug aus dem E-Mail-Text
• Status: Versendet, Fehlgeschlagen oder Rate-Limit
• bei einem Fehler die Fehlermeldung
• wer den Versand ausgelöst hat

Fehlversuche werden genauso festgehalten wie erfolgreiche Versände. Eine E-Mail, die an einer ungültigen Adresse scheitert, verschwindet nicht still, sondern steht mit Fehlertext im Verlauf. Dasselbe gilt für E-Mails, die ein Versandlimit blockiert hat.

Drei Blickwinkel auf denselben Verlauf

Dieselben Einträge sind an drei Stellen sichtbar, je nachdem, welche Frage man stellt.

Das Register am Kontakt ist die eigentliche Kontakthistorie. Es beantwortet die Frage «Was haben wir diesem Kunden geschickt?» über alle Offerten, Aufträge und Rechnungen hinweg. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Details mit Cc, Bcc, Textauszug und allfälligem Fehler; ein Klick auf die Belegnummer öffnet den Beleg.

Das Versand-Protokoll unter Verwaltung ist die mandantenweite Sicht. Es lässt sich nach Zeitraum, Status und Beleg-Typ filtern und nach Empfänger, Betreff oder Beleg-Nr. durchsuchen. Wer nach einem Problem mit dem Mailserver eines Kunden wissen will, welche E-Mails in der letzten Woche fehlgeschlagen sind, findet sie hier mit zwei Filtern.

Der Online-Link und sein Zugriffs-Protokoll

Ein Versandeintrag belegt, dass Saldio die E-Mail abgeschickt hat. Ob der Kunde den Beleg angesehen hat, zeigt er nicht. Dafür gibt es den Online-Link.

In jede Beleg-E-Mail fügt Saldio automatisch einen Link ein, über den der Empfänger den Beleg ohne Login im Browser ansieht und das PDF lädt. Bei Offerten kann er dort mit Namensangabe annehmen oder mit Begründung ablehnen. Jeder Zugriff landet im Zugriffs-Protokoll am Beleg:

• Angesehen
• PDF heruntergeladen
• Angenommen
• Abgelehnt

Darunter stehen die erstellten Links, jeder mit Herkunft — E-Mail-Versand oder Manuell erstellt —, Gültigkeit, Anzahl Downloads und Status Aktiv, Widerrufen oder Abgelaufen. Ein Link gilt 35 Tage. Er lässt sich einzeln widerrufen, oder alle Links eines Belegs auf einmal über Alle Links widerrufen. Wer einen widerrufenen oder abgelaufenen Link öffnet, landet auf einer erklärenden Hinweisseite statt auf einer Fehlermeldung.

Öffnet ein Kunde einen geteilten Beleg zum ersten Mal, meldet die Mitteilungs-Glocke oben rechts das sofort. Dasselbe gilt, wenn er eine Offerte online annimmt oder ablehnt.

Zurück zum Anfang: «Nie bekommen»

Mit beiden Protokollen lässt sich der Einwand vom Anfang in einer Minute klären. Ein typischer Verlauf für die Rechnung RE-2026-0117:

Hier ist die Sache klar: Die Rechnung kam an, wurde geöffnet und heruntergeladen. Das Gespräch dreht sich danach um die Zahlung, nicht mehr um die Zustellung.

Anders sieht es aus, wenn im Verlauf Fehlgeschlagen steht oder die Empfängeradresse veraltet ist. Dann hat der Kunde recht — und man sieht es, bevor man ihm widerspricht. Die Adresse lässt sich in der Adressverwaltung korrigieren und der Beleg erneut versenden.

Was nach Ablauf bleibt

Abgelaufene Links werden nach einer Frist aufgeräumt, das Zugriffs-Protokoll bleibt aber bestehen. Auch nach Monaten ist am Beleg noch sichtbar, wann er angesehen und heruntergeladen wurde.

Eine Ausnahme machen Links, über die eine Offerte angenommen oder abgelehnt wurde: Sie bleiben erhalten. Sie sind der Nachweis, über welchen Link und auf welchem Stand der Kunde zugestimmt hat. Wie aus der angenommenen Offerte ein Auftrag wird, zeigt der Artikel zur Angebotserstellung.

Was Saldio bewusst nicht tut

• Keine Postausgänge mitlesen. Die Kontakthistorie zeigt, was Saldio versendet hat. E-Mails, die jemand aus dem eigenen Mail-Programm schreibt, erscheinen nicht; Antworten des Kunden ebenso wenig.
• Kein E-Mail-Verlauf für Papier. Wer einen Beleg ausdruckt und als versendet markiert, löst keine E-Mail aus — entsprechend entsteht kein Eintrag im E-Mail-Verlauf.
• Keine unbefristeten Links. Jeder Online-Link läuft nach 35 Tagen ab und lässt sich jederzeit vorher widerrufen. Ein Beleg bleibt nicht auf ewig öffentlich erreichbar.
• Kein Verschweigen von Fehlern. Ein fehlgeschlagener oder durch ein Limit blockierter Versand wird nicht als erfolgreich ausgewiesen, sondern mit Grund protokolliert.

Fazit

Die Kontakthistorie in Saldio ist eine Versandhistorie, und genau das macht sie belastbar. Sie hält fest, was Saldio an wen geschickt hat, ob es geklappt hat und ob der Empfänger den Beleg geöffnet hat — automatisch, ohne dass jemand eine Notiz schreiben muss.

Für den Alltag heisst das: Die Frage «Haben Sie das bekommen?» wird nicht mehr mit Vermutungen beantwortet, sondern mit einem Zeitstempel. Wie der Text dieser E-Mails entsteht, beschreibt der Artikel zu den E-Mail-Vorlagen; alles Weitere zum Kunden auf einen Blick zeigt die digitale Kundenakte.

Vom Auftrag bis zum Saldo.