Wie die Jahresabschluss-Vorbereitung in Saldio funktioniert
Perioden sperren, vier Vorprüfungen, Abschluss mit Vorschau und Protokoll: So bereitet Saldio den Jahresabschluss vor – und warum er abgeschlossen bleibt.
Inhalt
Mitte Februar hat der Treuhänder die Zahlen fürs Vorjahr bekommen. Ende Februar bucht jemand noch eine vergessene Lieferantenrechnung auf den 28. Dezember. Im März stimmt die Bilanz, die beim Treuhänder liegt, nicht mehr mit der in der Buchhaltung überein — und niemand weiss genau, seit wann.
Ein Jahresabschluss ist weniger eine Rechenaufgabe als eine Frage der Disziplin: Ab wann ist ein Monat fertig? Wer darf danach noch etwas ändern? Und wie sieht man, ob alles drin ist, bevor das Jahr zugemacht wird?
Saldio beantwortet diese Fragen unter Buchhaltung → Perioden & Abschlüsse. Dieser Artikel zeigt, wie Perioden, Vorprüfungen und der Abschluss selbst zusammenspielen.
Geschäftsjahre und Monatsperioden
Ein Geschäftsjahr hat eine Bezeichnung, einen Start und ein Ende und ist entweder Offen oder Abgeschlossen. Angelegt wird es im Startassistenten; ohne Geschäftsjahr lässt sich nichts buchen. Ein abweichendes Geschäftsjahr, zum Beispiel vom 1. Juli bis 30. Juni, ist möglich.
Innerhalb des Geschäftsjahres legt Saldio automatisch Buchungsperioden an — eine pro Monat. Jede Periode ist Offen oder Gesperrt. Mit Sperren nimmt eine Periode keine Buchungen mit Datum in diesem Monat mehr an; Entsperren hebt das wieder auf. Die Liste zeigt, wann gesperrt wurde.
Gesperrt wird nicht nur von Hand. Rechnet man ein MWST-Quartal ab, sperrt Saldio die zugehörigen Monate automatisch; sie erscheinen als Gesperrt (MWST Q3 2026). Was der ESTV deklariert ist, kann so nicht mehr still verändert werden — der Ablauf dazu steht im Artikel zur MWST-Abrechnung.
Die Sperre wirkt überall, nicht nur im Journal. Eine Lieferantenrechnung mit Datum in einer gesperrten Periode wird beim Import als Kontrollbefund markiert und nicht gesammelt gebucht. Wiederkehrende Ausgaben, deren Termin in eine gesperrte Periode fällt, werden übersprungen; die Ausführungshistorie zeigt das, nachgeholt wird aber nicht automatisch.
Was vor dem Abschluss erledigt sein sollte
Die Software kann prüfen, ob die Buchhaltung formal in Ordnung ist. Ob sie vollständig ist, weiss nur, wer die Belege kennt. Die übliche Reihenfolge in Saldio:
- Alle Belege erfassen — Rechnungen, Lieferantenrechnungen, Spesen.
- Bank abgleichen, bis unter Offene Zuweisungen nichts mehr steht.
- Offene Posten klären — was ist wirklich noch offen, was ist ein Fehler? Der Artikel zu den offenen Posten zeigt die Liste dazu.
- Abschreibungslauf für das Geschäftsjahr starten, falls Anlagen geführt werden — Details im Artikel Anlagevermögen sauber übernehmen.
- MWST des letzten Quartals abrechnen. Wird das vergessen, zeigt die MWST-Seite nach dem Jahresabschluss für diese Periode Nicht abgerechnet.
- Abgrenzungen und Rückstellungen von Hand buchen, sofern nötig.
- Monatsperioden sperren, sobald sie fertig sind.
Die Abschlussvorschau
Abschliessen am Geschäftsjahr öffnet zunächst keine Bestätigung, sondern eine Vorschau. Sie zeigt fünf Dinge:
- die Vor-Prüfungen mit Erfüllt oder Nicht erfüllt
- die Erfolgsrechnung mit Total Ertrag, Total Aufwand und Jahresgewinn oder -verlust
- die Bilanz per Stichtag mit Total Aktiven und Total Passiven + Eigenkapital
- die geplanten Abschluss-Buchungen
- das Folgejahr, das dabei angelegt wird — oder den Hinweis, dass es schon besteht und unverändert bleibt
Die vier Vorprüfungen sind:
| Prüfung | Nicht erfüllt, wenn … |
|---|---|
| Vorjahr abgeschlossen | das direkte Vorjahr noch offen ist |
| Geschäftsjahr ist beendet | das Enddatum noch nicht erreicht ist |
| Buchungen ausgeglichen | Soll und Haben nicht übereinstimmen |
| Abschlusskonten vorhanden | die Abschlusskonten im Kontenplan fehlen |
Erst wenn alle vier erfüllt sind, ist der Abschluss möglich. Bestätigt wird er durch Eintippen der Jahresbezeichnung — ein versehentlicher Klick schliesst also kein Jahr ab.
Was beim Abschluss gebucht wird
Saldio überträgt die Salden der Erfolgsrechnung auf das Abschlusskonto 9200, von dort auf Konto 2979 in der Bilanz und im Folgejahr in den Gewinnvortrag 2970. Bilanzkonten laufen fortlaufend weiter und brauchen keine eigene Eröffnungsbuchung.
Ein Beispiel: Total Ertrag CHF 420’000.00, Total Aufwand CHF 372’000.00, Jahresgewinn CHF 48’000.00.
| Schritt | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| Abschluss ER: Ertrag | Ertragskonten | 9200 | 420’000.00 |
| Abschluss ER: Aufwand | 9200 | Aufwandkonten | 372’000.00 |
| Übertrag auf Bilanz | 9200 | 2979 | 48’000.00 |
| Folgejahr: Übertrag in Gewinnvortrag | 2979 | 2970 | 48’000.00 |
Bei einem Verlust laufen die letzten beiden Zeilen in umgekehrter Richtung. Die Journalnummern dieser Buchungen folgen dem Kalenderjahr ihres Buchungsdatums, wie alle anderen auch.
Eröffnungs- und Abschlussbuchungen sind von der Periodensperre ausgenommen. Sonst würde ein sauber gesperrter Dezember den eigenen Abschluss blockieren.
Das Abschlussprotokoll
Jeder Abschluss erzeugt ein Abschluss-Protokoll: wer abgeschlossen hat, wann, mit welchem Jahresergebnis, mit welchen Totalen in Erfolgsrechnung und Bilanz und welche Buchungen dabei entstanden sind. Jede Buchung lässt sich von dort direkt im Buchungsjournal öffnen. Das Protokoll ist zum Ausdrucken für die Ablage gedacht.
Ein abgeschlossenes Jahr sperrt alle seine Buchungsperioden. Sie lassen sich nicht einzeln wieder öffnen, solange das Jahr zu ist. Nach dem Abschluss lohnt der Blick in den Jahresvergleich unter den Auswertungen: zwei Geschäftsjahre auf Kontoebene nebeneinander, mit Hinweis, wenn ein Konto nur in einem der beiden Jahre Bewegung hatte.
Wieder eröffnen — mit Spur
Manchmal muss ein Jahr doch noch einmal auf. Der Treuhänder findet eine Abgrenzung, die fehlt, oder die Revision verlangt eine Korrektur.
Saldio erlaubt das mit Wieder öffnen — wieder mit Eintippen der Jahresbezeichnung. Dabei werden die Abschlussbuchungen und das Abschluss-Protokoll gelöscht, und die Wiedereröffnung wird im Audit-Log festgehalten. Danach korrigiert man und schliesst erneut ab; dabei entsteht ein neues Protokoll.
Was Saldio bewusst nicht tut
- Kein Abschluss vor Jahresende. Ein laufendes Geschäftsjahr lässt sich nicht abschliessen, auch nicht «schon mal provisorisch».
- Kein Überspringen eines Jahres. Solange das direkte Vorjahr offen ist, bleibt der Abschluss gesperrt.
- Keine automatischen Abgrenzungen. Transitorische Posten und Rückstellungen sind Ermessensfragen; sie bucht man selbst.
- Keine Stichtagsbewertung von Fremdwährungsposten. Offene Posten in Fremdwährung werden zum Jahresende nicht neu bewertet; Kursdifferenzen entstehen erst bei der Zahlung.
- Keine Änderung abgeschlossener Buchungen. Buchungen in einem abgeschlossenen Jahr werden weder bearbeitet noch storniert, solange das Jahr zu ist.
Fazit
Der Jahresabschluss in Saldio ist kein Ereignis im Januar, sondern das Ende einer Reihe kleiner Schritte: Monat abgleichen, Monat sperren, Quartal abrechnen. Wer so arbeitet, hat am Jahresende eine Vorschau mit vier grünen Prüfungen und einen Abschluss, der in Minuten erledigt ist.
Wichtiger als der Klick ist, was danach gilt: Ein abgeschlossenes Jahr bleibt abgeschlossen, und wenn es doch wieder aufgeht, steht das im Protokoll.
Vom Auftrag bis zum Saldo.