Wie die E-Mail-Vorlagen in Saldio funktionieren

Jede Rechnung braucht eine Mail. Und fast jede dieser Mails entsteht gleich: Man öffnet die letzte, kopiert den Text, ersetzt Nummer und Betrag — und übersieht dabei das Fälligkeitsdatum, das noch vom letzten Monat stammt.

Bei zehn Rechnungen im Monat ist das lästig. Bei fünfzig im Sammelversand ist es ein Risiko: Ein falscher Betrag in der Mail ist schnell verschickt und schwer zurückgeholt.

Saldio setzt die Versand-Mail deshalb aus Vorlagen zusammen. Betreff und Text werden einmal formuliert, Nummer, Betrag und Fälligkeit setzt Saldio beim Versand selbst ein. Dieser Artikel zeigt, wie die Vorlagen aufgebaut sind, welche Platzhalter es gibt und wann welche Vorlage greift.

Wo die Vorlagen liegen

Die Vorlagen liegen unter Verwaltung → Einstellungen → E-Mail-Vorlagen. Jede Vorlage hat sechs Felder:

• Name — für die Auswahl beim Versand, etwa «Rechnung Standard» oder «Zahlungserinnerung»
• Belegtyp — Rechnung, Offerte, Auftrag, Lieferschein, Gutschrift oder Mahnung
• Sprache — Deutsch, Englisch, Französisch oder Italienisch
• Betreff
• Nachricht
• Standard für (Belegtyp + Sprache) — markiert die Vorlage, die beim Versand vorausgewählt wird

Pro Kombination aus Belegtyp und Sprache gibt es genau eine Standardvorlage. Wird eine andere zum Standard gemacht, verliert die bisherige diese Markierung. Weitere Vorlagen derselben Kombination bleiben zur Auswahl.

Was mitgeliefert wird

Ein neuer Mandant startet nicht mit leeren Feldern. Saldio legt für jeden der sechs Belegtypen eine Standardvorlage auf Deutsch und Englisch an, für Offerten zusätzlich auf Französisch und Italienisch. Die deutsche Rechnungsvorlage lautet etwa:

Betreff: Rechnung {invoice.number} von {company.name}

Guten Tag

Anbei senden wir Ihnen die Rechnung {invoice.number} vom {invoice.date} in Höhe von {invoice.currency} {invoice.total}.

Wir bitten Sie, den Rechnungsbetrag bis spätestens {invoice.dueDate} zu begleichen.

Auffällig ist die Anrede: «Guten Tag» ohne Namen. Das ist Absicht. Bei Firmenkontakten stünde dort sonst «Guten Tag Muster Handels AG» — korrekt aufgelöst, aber kein Satz, den ein Mensch schreiben würde.

Wurde eine Standardvorlage gelöscht, holt Standard-Vorlagen wiederherstellen sie zurück. Ergänzt werden nur die fehlenden; eigene Anpassungen an bestehenden Vorlagen bleiben unverändert.

Die Platzhalter

Platzhalter stehen in geschweiften Klammern und werden beim Versand durch Daten aus Beleg, Kontakt und Firma ersetzt. Im Editor listet Saldio sie unter Verfügbare Platzhalter:

Für Mahnungen kommen drei Platzhalter dazu: {reminder.level} für die Mahnstufe, {reminder.dueDate} für die neue Fälligkeit und {reminder.fee} für die Mahngebühr.

Daten erscheinen im Format TT.MM.JJJJ, Beträge mit Schweizer Tausendertrennzeichen.

Welche Vorlage beim Versand greift

Im Dialog Beleg per E-Mail senden wählt Saldio die Vorlage selbst vor:

1. Gesucht werden Vorlagen für den Belegtyp in der Belegsprache — bei Belegen ohne eigene Sprache in der Sprache des Kontakts.
2. Gibt es in dieser Sprache keine, nimmt Saldio die Vorlagen des Belegtyps in allen Sprachen.
3. Vorausgewählt wird die Standardvorlage, sonst die erste gefundene.

Betreff und Nachricht erscheinen danach aufgelöst im Dialog und lassen sich vor dem Senden noch anpassen. Eine andere Vorlage ist einen Klick entfernt, und wer keine will, schreibt die Mail frei.

Zwei Dinge fügt Saldio unabhängig von der Vorlage hinzu: das PDF als Anhang und einen Online-Link zur Ansicht des Belegs im Browser. Cc und Bcc nehmen mehrere Adressen, durch Komma getrennt.

Hat der Kontakt keine E-Mail-Adresse hinterlegt, lässt sich der Dialog nicht absenden — der Hinweis steht direkt dabei.

Antworten landen beim richtigen Postfach

Die Mails verschickt Saldio. Antworten des Kunden sollen aber nicht bei Saldio landen, sondern bei Ihnen. Dafür gibt es in den Firmeneinstellungen die Antwort-Adresse (Reply-To): Wer auf eine Rechnung oder Mahnung antwortet, schreibt an diese Adresse. Bleibt das Feld leer, gilt der Saldio-Standard.

Vorlagen im Sammelversand

Im Versand-Center unter Verkauf → Versand wird die Vorlage einmal für den ganzen Lauf gewählt und für jeden Beleg einzeln aufgelöst — jede Mail trägt also ihre eigene Nummer, ihren eigenen Betrag und ihre eigene Fälligkeit. Alternativ gilt Keine Vorlage, dann werden Betreff und Text direkt im Versand-Center gesetzt.

Das ist auch der Weg für Mahnungen mit unterschiedlichem Ton. Die Standardvorlage für Mahnungen wird nicht nach Stufe gewählt; wer die erste Stufe als freundliche Erinnerung verschicken will, legt eine zweite Mahnungsvorlage an und wählt sie für diesen Lauf. Wie das konkret aussieht, beschreibt der Artikel zu den Zahlungserinnerungen.

Was nachher nachvollziehbar bleibt

Am Beleg hält der E-Mail-Verlauf fest, was an wen versendet wurde — mit Empfänger, Cc, Bcc und Status: Versendet, Fehler oder Rate-Limit. Der Versand ist mengenmässig begrenzt; ist das Limit erreicht, sagt Saldio das, statt Mails stillschweigend liegen zu lassen. Administratoren sehen zusätzlich das Versand-Protokoll über alle Belege.

Wie Rechnungen ausgestellt und versendet werden, steht im Artikel zur Rechnungsstellung.

Was Saldio bewusst nicht tut

• Keine Template-Sprache. Es gibt keine Bedingungen, Schleifen oder Formeln — nur ein festes Set von Platzhaltern, die durch Text ersetzt werden.
• Keine Vorlagenwahl nach Mahnstufe. Eine Standardvorlage gilt je Belegtyp und Sprache; die Wahl für eine bestimmte Stufe trifft man beim Versand.
• Kein Versand ohne Empfängeradresse. Fehlt die E-Mail am Kontakt, wird nicht gesendet.
• Kein Überschreiben eigener Texte. Das Wiederherstellen der Standardvorlagen ergänzt nur, was fehlt.

Fazit

E-Mail-Vorlagen sind in Saldio ein kleines Werkzeug mit grosser Wirkung: Der Text wird einmal sauber formuliert, und jede Mail trägt danach die richtige Nummer, den richtigen Betrag und das richtige Datum — einzeln wie im Sammelversand.

Der Rest ergibt sich aus den Daten, die ohnehin da sind: Belegsprache, Kontakt, Firma. Wer einmal eine Vorlage pro Belegtyp und Sprache gepflegt hat, schreibt Versand-Mails nur noch, wenn er etwas Persönliches zu sagen hat.

Vom Auftrag bis zum Saldo.