Wie die Bankabstimmung in Saldio funktioniert
Stimmt der Saldo im Hauptbuch mit dem Bankauszug? So stimmen Sie das Bankkonto in Saldio per Monatsende ab, finden Differenzen und sperren die Periode.
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Alle Bankzeilen sind zugeordnet, die Liste der offenen Zuweisungen ist leer. Trotzdem steht auf dem Bankauszug per 31. August ein Endsaldo von CHF 48’230.40 und im Hauptbuch auf dem Bankkonto CHF 47’980.40.
Zweihundertfünfzig Franken Differenz sind kein Drama. Aber solange niemand weiss, woher sie kommen, ist jede Zahl in der Bilanz ein bisschen weniger wert — und spätestens die Revisionsstelle fragt danach.
Das ist der Unterschied zwischen zwei Arbeitsschritten, die oft in einen Topf geworfen werden. Der Bankabgleich ordnet einzelne Bankzeilen den richtigen Belegen zu. Die Bankabstimmung prüft danach das Ganze: Stimmt der Saldo des Bankkontos im Hauptbuch mit dem Saldo der Bank überein? Dieser Artikel zeigt, wie das in Saldio abläuft.
Wo die beiden Saldi herkommen
Der eine Saldo kommt von der Bank: der Endsaldo auf dem Bankauszug oder im E-Banking per Stichtag.
Der andere steht in Saldio. Jedes Geldkonto — Bank, Karte, Kasse, Wallet oder Zahlungsdienst — ist unter Einstellungen → Geldkonten & Zahlungsmethoden mit einem Hauptbuchkonto verbunden, beim Geschäftskonto typischerweise 1020 Bank. Alles, was der Bankabgleich bucht, landet auf diesem Konto: Kundenzahlungen, Lieferantenzahlungen, Direktbuchungen, Umbuchungen.
Den Saldo dieses Kontos zeigt der Kontoauszug in der Buchhaltung. Man öffnet das Konto in der Kontenübersicht über Kontoauszug öffnen, wählt den Zeitraum — frei oder als Periode — und sieht oben Eröffnungssaldo und Schlusssaldo, darunter jede Buchung mit Buchungsdatum, Journal- und Belegnummer, Soll, Haben und Laufendem Saldo. Der Auszug lässt sich als PDF herunterladen und zur Bankbestätigung ablegen.
Die Abstimmung Schritt für Schritt
Die Reihenfolge ist wichtig, weil jeder Schritt eine Fehlerquelle ausschliesst, bevor man nach der nächsten sucht.
1. Vollständig importiert? Unter Banking → Bankdaten-Import führt die Import-Historie jede eingelesene Datei mit Format und Zeitraum. Liegen die Zeiträume lückenlos aneinander bis zum Stichtag? Eine fehlende Woche erklärt mehr Differenzen als jeder Buchungsfehler.
2. Nichts mehr offen? Die Seite Abgleich, gefiltert auf das Geldkonto, sollte Nichts offen — alles abgeglichen. melden. Jede Bankzeile, die noch in den offenen Zuweisungen steht, ist auf der Bank verbucht, im Hauptbuch aber nicht.
3. Saldi vergleichen. Kontoauszug des Bankkontos auf den Stichtag einstellen und den Schlusssaldo neben den Endsaldo der Bank legen. Stimmen sie überein, ist die Abstimmung fertig. Wenn nicht, folgt Schritt 4.
4. Differenz erklären. Der laufende Saldo im Kontoauszug hilft, die Differenz einzugrenzen: Man vergleicht ihn Tag für Tag mit dem Saldo im Bankauszug, bis die erste Abweichung auftaucht. Dort liegt die Ursache.
Woher Differenzen typischerweise kommen
| Ursache | Wirkung | Wo man es findet | Lösung |
|---|---|---|---|
| Bankzeile noch nicht zugeordnet | Bank hat sie, Hauptbuch nicht | Abgleich, offene Zuweisungen | zuordnen oder auf Konto buchen |
| Bankzeile ignoriert, obwohl Geld geflossen ist | Bank hat sie, Hauptbuch nicht | Bankdaten-Import, Status Ignoriert | richtig verbuchen |
| Zahlung von Hand erfasst und Bankzeile gebucht | doppelt im Hauptbuch | Kontoauszug, zwei gleiche Beträge | Bankzeile stornieren und mit der bestehenden Buchung verknüpfen |
| Buchung von Hand auf das Bankkonto ohne Bankzeile | Hauptbuch hat sie, Bank nicht | Kontoauszug, Buchung ohne Gegenstück | prüfen, ob sie dorthin gehört |
| Bankzeile in gesperrter Periode | bleibt offen | Abgleich | Periode prüfen, gegebenenfalls entsperren |
| Fremdwährungszeile ohne BAZG-Kurs | bleibt offen | Abgleich, Hinweis an der Zeile | Hinweis an der Zeile folgen |
Für das Beispiel vom Anfang heisst das: CHF 250.00 Differenz, Bank höher als Hauptbuch. Im Abgleich stehen noch zwei Zeilen vom 31. August — eine Kundenzahlung über CHF 265.00 und die Kontoführungsgebühr über CHF 15.00. Die Kundenzahlung wird bestätigt, die Gebühr auf Bankspesen gebucht, und die Saldi sind gleich.
| CHF | |
|---|---|
| Schlusssaldo Hauptbuch 1020 vor Bereinigung | 47’980.40 |
| + Kundenzahlung, noch nicht zugeordnet | 265.00 |
| − Kontoführungsgebühr, noch nicht gebucht | 15.00 |
| = Schlusssaldo Hauptbuch nach Bereinigung | 48’230.40 |
| Endsaldo Bankauszug | 48’230.40 |
Doppelt gebucht: der häufigste Fall
Die typischste Differenz entsteht nicht durch vergessene, sondern durch doppelte Buchungen. Jemand erfasst an der Lieferantenrechnung von Hand Zahlung erfassen mit der Zahlungsmethode Bank. Zwei Tage später kommt die Belastung über den Bankauszug, und weil die Rechnung bereits bezahlt ist, findet der Abgleich keinen offenen Beleg. Wird die Zeile jetzt auf ein Konto gebucht, steht die Zahlung zweimal im Hauptbuch.
Der richtige Weg ist Mit Buchung verknüpfen: Die Bankzeile wird mit der bestehenden Buchung abgehakt, ohne eine zweite zu erzeugen. Nach demselben Prinzip wird bei Belegen, die beim Erfassen als bezahlt ab Geldkonto markiert wurden, die spätere Bankzeile mit dieser Buchung abgehakt.
Ist es schon passiert, wird die doppelte Buchung über die Detailansicht der Banktransaktion storniert und die Zeile danach verknüpft. Im Journal selbst lässt sich eine Buchung aus dem Bankabgleich nicht korrigieren.
Nach der Abstimmung: Periode sperren
Ist der Monat abgestimmt, sollte er auch abgestimmt bleiben. Dafür gibt es unter Buchhaltung → Perioden & Abschlüsse die Buchungsperioden: eine Monatsperiode je Monat des Geschäftsjahres, jede mit dem Status Offen oder Gesperrt und einem Knopf Sperren.
Eine gesperrte Periode nimmt keine Buchungen mit Datum in diesem Monat mehr an — weder von Hand noch aus dem Bankabgleich. Bankzeilen mit Datum in einer gesperrten Periode bucht auch der Import nicht automatisch; sie bleiben offen. Das ist gewollt: Wer im Oktober eine Augustzahlung findet, soll das merken, statt still eine abgestimmte Periode zu verändern.
Muss nachträglich doch etwas in den August, lässt sich die Periode wieder Entsperren. Abgeschlossene Geschäftsjahre sperren alle ihre Perioden; dort geht es nur noch über die Wiedereröffnung des Jahres. Perioden, die durch eine MWST-Abrechnung gesperrt sind, zeigt Saldio als Gesperrt (MWST …) an.
Nicht nur das Bankkonto
Dasselbe Vorgehen gilt für jedes Geldkonto mit eigenem Hauptbuchkonto: die Firmenkarte gegen die Kartenabrechnung, die Kasse gegen den gezählten Bestand, das Clearing-Konto eines Zahlungsdienstes gegen dessen Abrechnung. Überall gilt: Kontoauszug auf den Stichtag, Saldo daneben, Differenz erklären.
Was Saldio bewusst nicht tut
- Kein automatischer Saldovergleich. Saldio übernimmt aus der Bankdatei die einzelnen Bewegungen, nicht den Endsaldo der Bank. Den Vergleich macht ein Mensch, mit dem Bankauszug in der Hand.
- Keine Ausgleichsbuchung. Saldio bucht eine Differenz nicht auf ein Sammelkonto, damit die Zahlen aufgehen. Eine Differenz wird erklärt, nicht versteckt.
- Kein automatisches Sperren am Monatsende. Monatsperioden werden von Hand gesperrt; von selbst sperren sie nur die MWST-Abrechnung und der Jahresabschluss.
- Keine Buchung in gesperrte Perioden. Auch der Bankimport hält sich daran; betroffene Zeilen bleiben offen.
- Kein Korrigieren im Journal. Buchungen aus dem Bankabgleich werden nur über den Storno der Banktransaktion zurückgenommen.
Fazit
Der Bankabgleich sorgt dafür, dass jede Bankzeile ihren Beleg findet. Die Bankabstimmung prüft, ob dabei nichts verloren gegangen oder doppelt angekommen ist. In Saldio sind das vier Blicke: Import-Historie auf Lücken, Abgleich auf offene Zeilen, Kontoauszug neben Bankauszug, und wenn nötig der laufende Saldo bis zur ersten Abweichung.
Danach wird die Periode gesperrt, und der Monat ist erledigt. Wie die Bankdaten überhaupt ins System kommen, zeigt der Artikel zum CAMT-Import.
Vom Auftrag bis zum Saldo.