Wie der Bankabgleich in Saldio funktioniert

Auf dem Bankauszug stehen vierzig Zeilen. Zwölf davon sind Kundenzahlungen, acht gehen an Lieferanten, der Rest sind Bankspesen, die Miete, eine Kartenabrechnung und zwei Beträge, bei denen niemand auf Anhieb weiss, wofür sie sind.

Die eigentliche Arbeit ist nicht das Buchen, sondern das Zuordnen: Welche Zahlung gehört zu welcher Rechnung? Warum hat der Kunde CHF 64.80 weniger überwiesen? Und sind die CHF 4’870.00 von der Garage eine Rechnung oder drei?

Der Bankabgleich in Saldio beantwortet genau diese Frage — Bankzeile für Bankzeile, mit einem Vorschlag und einem Grund dafür. Ob am Ende der Saldo des Bankkontos stimmt, ist eine zweite Frage; sie wird in der Bankabstimmung behandelt.

Zwei Seiten, ein Arbeitsvorrat

Der Abgleich läuft unter Banking auf zwei Seiten:

• Bankdaten-Import — hier wird die Bankdatei hochgeladen, und hier liegen die Offenen Zuweisungen, die Bankzeilen, die noch keinem Beleg zugeordnet sind. In weiteren Registern stehen die bestätigten und die automatisch gebuchten Zeilen.
• Abgleich — ein Arbeitsvorrat für alles, was noch offen ist: Bankzeilen mit Vorschlag, erkannte, aber ungebuchte Lieferantenbelege und Entwürfe. Jede Zeile hat eine Primäraktion, und Alle eindeutigen bestätigen erledigt die sicheren Treffer in einem Klick.

Wie die Datei überhaupt ins System kommt — CAMT.053, CAMT.054 oder CSV, welche Felder darin stehen und wie Saldio das richtige Geldkonto findet —, beschreibt der Artikel zum CAMT-Import. Hier geht es um das, was danach passiert.

Wie Saldio den passenden Beleg findet

Zu jeder Bankzeile sucht Saldio einen offenen Beleg. Bei Zahlungseingängen ist das eine Rechnung, bei Zahlungsausgängen eine Lieferantenrechnung. Jeder Vorschlag nennt seinen Grund:

Die stärkste Spur ist die Zahlungsreferenz. Rechnungen aus Saldio tragen im QR-Einzahlungsschein eine QR- oder RF-Referenz; zahlt der Kunde mit dem QR-Code, kommt dieselbe Referenz auf dem Bankauszug zurück. Warum das so zuverlässig ist, erklärt der Artikel zu den QR-Rechnungen.

Findet keine Regel etwas, gibt es auf Klick den KI-Vorschlag: Saldio vergleicht Gegenpartei, Betrag und Verwendungszweck mit den offenen Belegen und nennt einen Kandidaten mit Einschätzung — sicher, wahrscheinlich oder unsicher. Die KI bucht nie selbst; ihr Vorschlag öffnet denselben Bestätigungsdialog wie jeder andere. Jeder Aufruf zählt als eine KI-Anfrage auf das Monatskontingent des Abos.

Was automatisch gebucht wird — und was nicht

Ein Teil der Bankzeilen braucht gar keinen Klick. Saldio bucht beim Import selbst, wenn es keinen Ermessensspielraum gibt:

• Zahlungsreferenz und Betrag treffen genau einen offenen Beleg exakt — Kunden- wie Lieferantenrechnung.
• Eine Bank-Regel mit Automatisch buchen passt.

Nicht automatisch gebucht wird, sobald auch nur eine Toleranz im Spiel ist, und nie in einer gesperrten Buchungsperiode — dann bleibt die Zeile offen, statt den Import zu blockieren. Alles Automatische steht im Register Automatisch mit seinem Grund, also Referenz + Betrag exakt oder dem Namen der Regel. Dort lässt es sich markieren und gesammelt stornieren; die Zeilen gehen zurück in die offenen Zuweisungen.

Bestätigen mit Vorschau

Bei jeder anderen Zeile entscheidet ein Mensch. Der Dialog Zahlung bestätigen zeigt dafür nebeneinander: Rechnungssumme, bereits bezahlt, offen und den Bank-Eingang. Darunter sagt Saldio voraus, was nach der Buchung gilt — Voll bezahlt, Teilzahlung mit dem verbleibenden Betrag oder Überzahlung.

Interessant wird es, wenn Bankbetrag und offener Betrag nicht übereinstimmen. Saldio benennt die Differenz, statt sie als Teilzahlung stehen zu lassen:

• Skonto, wenn der Beleg eine Zahlungskondition mit Frist und Prozentsatz trägt und beides passt
• Kursdifferenz bei Belegen in Fremdwährung
• Bankspesen, wenn die Bank die Zeile als Gebühr kennzeichnet
• Rundung bei Differenzen unter fünf Rappen

Ein Beispiel: Rechnung RE-2026-0117 über CHF 3’240.00, Zahlungskondition 2 % Skonto innert 10 Tagen. Der Kunde zahlt am siebten Tag CHF 3’175.20.

Die Bestätigung ist mit dieser Aufteilung vorbelegt; Konten und Beträge lassen sich anpassen, und eine Differenz lässt sich auch auf mehrere Zeilen verteilen. Mit Bestätigen & Buchen gilt die Rechnung als voll getilgt — nicht als teilbezahlt mit einem Rest von CHF 64.80, der drei Monate später im Mahnwesen auftaucht.

Sammelzahlungen

Eine Garage überweist CHF 4’870.00 für drei Rechnungen, oder man selbst bezahlt einem Lieferanten zwei Belege in einer Überweisung. Für diesen Fall gibt es Auf mehrere Rechnungen verteilen.

Der Dialog Sammelzahlung erfassen macht einen Auto-Vorschlag, der sich mit Vorschlag übernehmen annehmen oder von Hand anpassen lässt. Rechnungen kommen über Rechnung hinzufügen dazu, je mit eigenem Tilgungsbetrag; Zugeordnet und Restbetrag rechnen laufend mit. Bei Zahlungsausgängen erkennt Saldio Sammelzahlungen auch selbst, wenn mehrere offene Belege desselben Lieferanten exakt den Bankbetrag ergeben, und zeigt sie als Sammelzahlung: 3 Belege von … an.

An der Rechnung bleibt sichtbar, dass sie über eine Sammelzahlung getilgt wurde, und in der Detailansicht der Banktransaktion stehen alle zugeordneten Rechnungen mit ihrem Anteil.

Bankzeilen ohne Beleg

Nicht jede Bankzeile hat eine Rechnung. Für den Rest gibt es vier Wege:

• Auf Konto buchen — für Bankspesen, Steuern oder eine Kartenzahlung ohne erfassten Beleg. Man wählt Gegenkonto, MWST-Satz und Buchungstext; Saldio rechnet die Steuer aus dem Bankbetrag heraus.
• Umbuchung auf Geldkonto — wenn die Zeile auf ein anderes eigenes Geldkonto zeigt, etwa die Monatsbelastung der Firmenkarte oder den Payout eines Zahlungsdienstes. Geldkonto an Geldkonto, kein Aufwand. Beim Payout lässt sich die Gebühr des Zahlungsdienstes gleich mitgeben.
• Mit Buchung verknüpfen — wenn der Vorgang bereits im Hauptbuch steht. Die Bankzeile wird abgehakt, ohne eine zweite Buchung zu erzeugen. Jede Buchung kann nur von einer Bankzeile abgehakt werden.
• Ignorieren — die letzte Option für Bewegungen, die weder Beleg noch Konto noch Buchung haben.

Was regelmässig wiederkommt — Miete, Leasing, Bankspesen —, erledigen Bank-Regeln. Eine Regel prüft Gegenpartei, IBAN, Verwendungszweck, Bank-Transaktionscode, Betragsbereich und Richtung und bucht dann auf ein Konto, bucht um oder ignoriert. Regeln greifen erst, wenn kein Beleg zur Zeile passt: Eine Zahlung ist kein Aufwand. Bucht man dieselbe Gegenpartei zum zweiten Mal von Hand auf dasselbe Konto, fragt Saldio Immer so buchen? und legt die Regel auf Wunsch an — wahlweise Nur vorschlagen oder Automatisch buchen.

Zahlungen an die oder von der Steuerverwaltung ordnet Saldio der passenden MWST-Periode zu, wenn der Betrag exakt der Zahllast oder dem Guthaben einer abgerechneten Periode entspricht. Mehr dazu im Artikel zur MWST-Abrechnung.

Falsch zugeordnet

Eine bestätigte Zuordnung ist nicht in Stein gemeisselt, aber sie wird nicht im Journal korrigiert. Der Weg führt über die Banktransaktion-Detail-Ansicht: Dort stehen die zugeordneten Rechnungen, die erzeugte oder verknüpfte Buchung und der Audit-Trail. Storno buchen verlangt einen Grund und nimmt alle Zahlungen dieser Bankzeile zurück, storniert eine Direktbuchung oder löst eine Verknüpfung. Die Belege kehren in ihren offenen Status zurück, die Bankzeile steht wieder auf Kein Treffer und kann neu zugeordnet werden.

Was Saldio bewusst nicht tut

• Kein Automatisch-Buchen mit Toleranz. Weicht der Betrag auch nur um einen Rappen ab, entscheidet ein Mensch. Eine plausible, aber falsche Zuordnung wäre teurer als ein Klick.
• Keine KI-Buchung. Der KI-Vorschlag öffnet den Bestätigungsdialog, mehr nicht.
• Keine Buchung in gesperrte Perioden. Bankzeilen mit Datum in einer gesperrten Periode bleiben offen.
• Kein 1:1-Franken bei Fremdwährung. Fehlt für die Valuta ein BAZG-Kurs, bleibt die Zeile mit Hinweis offen, statt den Betrag als Franken zu buchen.
• Kein Korrigieren im Journal. Buchungen aus dem Bankabgleich werden ausschliesslich über den Storno der Banktransaktion zurückgenommen.

Fazit

Der Bankabgleich in Saldio ist kein Suchspiel mehr, sondern eine Liste mit Vorschlägen und Gründen. Was eindeutig ist, bucht der Import selbst oder ein Klick auf Alle eindeutigen bestätigen. Was eine Differenz hat, bekommt einen Namen. Und was keinen Beleg hat, landet über ein Konto, eine Umbuchung oder eine Regel im Hauptbuch.

Weil jede bestätigte Zahlung direkt am Beleg landet, sind die offenen Posten danach aktuell — und niemand mahnt einen Kunden, der längst bezahlt hat.

Vom Auftrag bis zum Saldo.