Wie das Mahnwesen in Saldio funktioniert
Überfällige Rechnungen finden, Mahnungen gesammelt erstellen und versenden: So läuft das Mahnwesen in Saldio – mit drei Stufen, Mahngebühr, Altersstruktur.
Inhalt
Eine Rechnung, die dreissig Tage überfällig ist, ist ärgerlich. Eine, die neunzig Tage überfällig ist, ohne dass jemand nachgefasst hat, ist ein Liquiditätsproblem.
In vielen KMU scheitert das Mahnen nicht am Willen, sondern an der Übersicht: Welche Rechnungen sind tatsächlich offen? Welche wurden schon einmal gemahnt? Und ist die Zahlung von letzter Woche schon verbucht, oder mahnt man gerade einen Kunden, der längst bezahlt hat?
Saldio beantwortet diese Fragen auf einer Seite: dem Mahnwesen unter Verkauf. Dieser Artikel zeigt, wie der Mahnzyklus dort abläuft — von der überfälligen Rechnung bis zur dritten Mahnung.
Was als überfällig gilt
Eine Rechnung erscheint im Mahnwesen, sobald drei Dinge zutreffen: Sie ist versendet, ihre Fälligkeit ist abgelaufen, und es ist noch ein Betrag offen. Teilbezahlte Rechnungen gehören dazu, mit dem verbleibenden Rest.
Bezahlte, abgeschlossene und stornierte Rechnungen tauchen nicht auf. Das ist wichtiger, als es klingt: Weil Zahlungseingänge aus dem Bankabgleich direkt an der Rechnung landen, verschwindet eine bezahlte Rechnung automatisch aus der Liste. Eine separate Mahnliste, die man vor jedem Lauf gegen die Bank abgleichen müsste, gibt es nicht.
Die Seite zeigt oben vier Kennzahlen: überfällige Rechnungen mit offenem Betrag, Mahnungen im Entwurf, versendete Mahnungen und die Verteilung der versendeten Mahnungen auf die drei Stufen.
Die Altersstruktur
Darunter steht die Altersstruktur der offenen Posten: der überfällige Betrag, aufgeteilt nach Tagen seit Fälligkeit — 1–30, 31–60, 61–90 und über 90 Tage — und innerhalb jedes Bereichs nach erreichter Mahnstufe.
Damit sieht man auf einen Blick, wo das Problem liegt. Viel Betrag in 1–30 Tagen ohne Mahnung ist normal; das ist der übliche Zahlungsverzug. Betrag über 90 Tage mit Stufe 3 ist ein Fall, der nicht mehr in die Buchhaltung gehört, sondern ans Telefon oder zum Betreibungsamt.
Mahnungen gesammelt erstellen
In der Tabelle Überfällige Rechnungen steht pro Rechnung: Datum, Nummer, Kontakt, Fälligkeit, Tage überfällig, offener Betrag und letzte Stufe. Man markiert die Rechnungen, die gemahnt werden sollen, und klickt Mahnung(en) erstellen.
Im Dialog werden zwei Werte für den ganzen Stapel gesetzt:
- Fälligkeitsfrist (Tage) — die neue Zahlungsfrist ab heute
- Mahngebühr (Standard) — der Gebührenbetrag in CHF
Die Mahnstufe wählt man nicht. Saldio bestimmt sie je Rechnung selbst: Wer noch keine Mahnung hat, bekommt die erste, wer bereits die erste hat, die zweite. Ein Stapel aus zwanzig Rechnungen in drei verschiedenen Stufen ist damit ein einziger Klick.
Jede Mahnung entsteht zunächst als Entwurf. Das ist Absicht: Man kann die Mahnungen prüfen, eine einzelne löschen oder deren PDF ansehen, bevor irgendetwas beim Kunden ankommt.
Einzelne Mahnungen lassen sich auch direkt an der Rechnung erstellen. Dort kann die Stufe angepasst und eine Notiz erfasst werden.
Versand per E-Mail oder per Post
Im unteren Bereich Mahnungen stehen die Entwürfe, die versendeten und alle Mahnungen in getrennten Registern. Für den Versand gibt es zwei Wege:
E-Mail-Versand starten übergibt die markierten Mahnungen an das Versand-Center. Es versendet sie gedrosselt im Hintergrund, mit dem Mahnungs-PDF im Anhang. Der Lauf arbeitet serverseitig weiter, auch wenn das Browserfenster geschlossen wird. Kontakte ohne E-Mail-Adresse werden übersprungen und mit Grund aufgelistet, statt den ganzen Lauf abzubrechen.
Als versendet markieren ist der Weg für Papier. Man lädt die PDFs herunter, druckt sie aus und setzt die Mahnungen danach auf Versendet — ohne dass eine E-Mail ausgelöst wird.
Jede Mahnung trägt einen eigenen QR-Einzahlungsschein mit dem offenen Betrag plus Mahngebühr. Auch die neue Fälligkeit steht im PDF. Der Kunde sieht also nicht die ursprüngliche Rechnung, sondern den aktuellen Stand.
Die Mahngebühr im Hauptbuch
Wer eine Mahngebühr erhebt, muss sie auch verbuchen. Saldio trennt den Zahlungseingang dafür automatisch auf: Zuerst wird die ursprüngliche Forderung getilgt, der Rest geht als Mahngebührenertrag auf das hinterlegte Konto — standardmässig 3601 Mahngebührenerträge, in den Firmeneinstellungen änderbar.
Ein Beispiel: Rechnung RE-2026-0042 über CHF 1’200.00, zweite Mahnung mit CHF 20.00 Gebühr. Der Kunde zahlt CHF 1’220.00.
| Soll | Haben | Betrag | |
|---|---|---|---|
| Forderung tilgen | Bank | Debitoren | 1’200.00 |
| Mahngebühr | Bank | 3601 Mahngebührenerträge | 20.00 |
Zahlt der Kunde nur die ursprünglichen CHF 1’200.00, ist die Rechnung beglichen, und die Gebühr bleibt unbezahlt. Das ist in der Praxis der häufigere Fall — und rechtlich auch der sauberere, wenn keine Mahngebühren vereinbart wurden.
Drei Stufen, dann ist Schluss
Saldio kennt drei Mahnstufen. Die Texte je Stufe werden in den Firmeneinstellungen hinterlegt; die erste ist üblicherweise eine freundliche Zahlungserinnerung, die dritte eine letzte Frist mit Hinweis auf weitere Schritte.
Nach der dritten Mahnung erstellt Saldio keine weitere. Das ist eine bewusste Grenze: Ab diesem Punkt geht es um Inkasso, Betreibung oder ein persönliches Gespräch — Dinge, die nicht in eine Buchhaltungssoftware gehören.
Was Saldio bewusst nicht tut
- Kein automatischer Mahnlauf. Es gibt keinen nächtlichen Job, der selbständig mahnt. Mahnungen entstehen nur, wenn jemand sie auslöst, und gehen erst nach einem zweiten bewussten Schritt hinaus.
- Keine Mahnung aus dem Entwurf. Eine Rechnung, die nie versendet wurde, kann nicht gemahnt werden — der Kunde kennt sie ja noch gar nicht.
- Keine Verzugszinsberechnung. Verzugszinsen werden nicht automatisch gerechnet; wer sie geltend machen will, nimmt sie in den Mahntext oder die Gebühr auf.
- Kein Löschen nach Versand. Eine versendete Mahnung bleibt bestehen. Der Kunde hat sie erhalten, also muss sie nachvollziehbar bleiben.
- Keine Betreibung. Nach der dritten Stufe endet der Mahnzyklus in Saldio.
Fazit
Das Mahnwesen in Saldio ist kein eigenes System, sondern eine Sicht auf die Rechnungen, die schon da sind. Weil Zahlungen aus dem Bankabgleich direkt an der Rechnung landen, ist die Liste der überfälligen Rechnungen immer aktuell, und niemand mahnt versehentlich einen Kunden, der bereits bezahlt hat.
Der eigentliche Ablauf ist kurz: überfällige Rechnungen markieren, Mahnungen erstellen, prüfen, versenden. Die Stufe bestimmt Saldio, die Gebühr verbucht Saldio, und den Rest erledigt das Versand-Center.
Welche Rechnungen insgesamt noch offen sind — auch die noch nicht fälligen — zeigt der Artikel zu den offenen Posten.
Vom Auftrag bis zum Saldo.