Wie die Angebotserstellung in Saldio funktioniert

Eine Offerte geht als PDF hinaus. Zwei Wochen später ruft der Kunde an: «Wir nehmen die Variante mit dem Rabatt.» Im Mail-Ordner liegen drei PDFs mit ähnlichem Namen, und niemand weiss mehr genau, welche davon der Kunde zuletzt gesehen hat.

Das ist kein Ordnungsproblem, sondern ein Nachweisproblem. Eine Offerte ist die Grundlage für alles, was danach kommt — Auftrag, Lieferung, Rechnung. Wenn später Streit entsteht, zählt nicht die aktuelle Fassung im System, sondern die, über die man sich geeinigt hat.

Saldio löst das mit zwei Dingen: Jede versendete Fassung wird als Version eingefroren, und der Kunde antwortet über einen Online-Link direkt am Beleg. Dieser Artikel zeigt beides, von der leeren Offerte bis zur Zusage.

Eine Offerte bauen

Offerten liegen unter Verkauf → Offerten. Eine neue entsteht dort über Neue Offerte oder über den Dialog Neu erstellen, der von jeder Seite aus erreichbar ist.

Im Offertenkopf stehen Kunde, Datum und Gültig bis — das Datum, bis zu dem das Angebot gilt. Dazu Belegsprache, Zahlungskondition und optional ein Projekt. Die Belegsprache wird aus dem Kontakt oder dem Mandanten vorbelegt, lässt sich aber pro Offerte übersteuern.

Die Positionen sind derselbe Baukasten wie bei der Rechnung:

• Position aus dem Produktstamm oder frei erfasst, mit Menge, Einheit, Einzelpreis und MWST-Satz
• Mehrere Positionen, um eine Auswahl aus dem Produktstamm auf einmal zu übernehmen
• Textposition für Erläuterungen zwischen den Zeilen
• Zwischensumme, um ein Angebot in Abschnitte zu gliedern

Für Angebote, die sich ähneln, gibt es zwei Abkürzungen. Als Vorlage speichern legt die aktuellen Positionen unter einem Namen ab — etwa «Hauswand streichen» —, und Aus Vorlage einfügen hängt sie bei der nächsten Offerte wieder an. Wer gleich eine ganze Offerte wiederverwenden will, nimmt Kopieren: Die Kopie ist eigenständig und ohne Verknüpfung zum Original.

Rabatt in Prozent oder als Fixbetrag, Notizen für den Kunden und interne Notizen fürs Team runden den Beleg ab.

Versand friert Version 1 ein

Solange die Offerte im Entwurf steht, ist sie frei bearbeitbar. Mit dem Versand ändert sich das: Beim ersten Versand — per E-Mail oder über Als versendet markieren — friert Saldio den Stand als Version 1 ein.

Bearbeitet man die Offerte danach, erscheint der Hinweis «Diese Änderung erzeugt eine neue Version». Beim Speichern wird die bisherige Fassung unveränderlich archiviert und eine neue Version angelegt. Eine Änderungsnotiz hält fest, was sich geändert hat — optional, aber genau die Information, die man ein halbes Jahr später sucht.

Am Beleg zeigt die Versions-Historie alle Fassungen mit Datum und Änderungsnotiz; die erste trägt den Vermerk «Initial». Ein Beispiel:

Jede Version lässt sich in der Vorschau öffnen und als PDF herunterladen. Wenn der Kunde sagt «die Variante mit dem Rabatt», ist klar, welche gemeint ist, und welcher Stand dabei auf dem Papier stand.

Der Online-Link

Jede Versand-Mail enthält neben dem PDF automatisch einen befristeten Online-Link. Über ihn öffnet der Kunde die Offerte im Browser, ohne Konto und ohne Login. Er sieht Absender, Empfänger, Datum und Positionen, kann das PDF herunterladen — und antworten:

• Annehmen verlangt den Namen und erlaubt einen optionalen Kommentar. Bestätigt wird mit Verbindlich annehmen.
• Ablehnen verlangt Namen und eine kurze Begründung.

Die Antwort landet direkt am Beleg. Die Offerte wechselt auf Angenommen oder Abgelehnt, und am Beleg steht, wer wann geantwortet hat — etwa «Angenommen von Anna Muster am 14.10.2026». Hat sich die Offerte geändert, während der Kunde sie offen hatte, lädt die Seite neu, statt eine Antwort auf einen überholten Stand zu speichern.

Damit niemand auf die Antwort warten muss, meldet die Mitteilungs-Glocke oben rechts, wenn ein Kunde die geteilte Offerte zum ersten Mal öffnet und wenn er sie annimmt oder ablehnt.

Das Zugriffsprotokoll

Im Bereich Online-Link am Beleg steht, was mit dem Link passiert ist. Das Zugriffs-Protokoll listet jedes Ereignis: Angesehen, PDF heruntergeladen, Angenommen, Abgelehnt. Darunter stehen die erstellten Links mit ihrer Herkunft — E-Mail-Versand oder Manuell erstellt —, ihrer Gültigkeit und der Zahl der Downloads.

Das beantwortet eine Frage, die sonst nur ein Anruf klärt: Hat der Kunde die Offerte überhaupt gesehen?

Links lassen sich auch ohne E-Mail erzeugen. Link erstellen & kopieren legt einen neuen an, den man etwa in einen Chat oder ein eigenes Mailprogramm einfügt. Und Links lassen sich zurückziehen — einzeln oder mit Alle Links widerrufen. Ein widerrufener oder abgelaufener Link führt den Kunden auf eine Hinweisseite, die ihn bittet, sich beim Absender zu melden.

Nach der Zusage

Eine versendete oder angenommene Offerte lässt sich in einen Auftrag oder direkt in eine Rechnung umwandeln. Die Offerte bleibt dabei bestehen, wechselt auf Konvertiert und ist ab dann eingefroren. Bei der direkten Umwandlung behält die Rechnung die laufende Nummer, und das PDF der Offerte hängt als unveränderlicher Anhang an der Rechnung.

Wie Offerte, Auftrag, Lieferschein und Rechnung zusammenhängen und warum man sich zwischen Auftrag und Rechnung entscheiden muss, beschreibt der Artikel zu Offerten und Aufträgen.

Den Überblick über alle laufenden Angebote zeigt die Verkaufsübersicht mit der Kennzahl Offene Offerten — Anzahl und Betrag der Offerten, die noch im Entwurf oder versendet sind.

Der Mail-Text

Der Text der Versand-Mail kommt aus einer E-Mail-Vorlage für den Belegtyp Offerte. Saldio liefert eine Standardvorlage mit, die die Offertennummer, das Datum und die Gültigkeit einsetzt — auf Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch. Wie man sie anpasst, steht im Artikel zu den E-Mail-Vorlagen.

Was Saldio bewusst nicht tut

• Kein stilles Überschreiben. Eine versendete Offerte wird nie verändert, sondern nur um eine neue Version ergänzt.
• Keine anonyme Zusage. Annehmen geht nur mit Namen, Ablehnen nur mit Namen und Begründung.
• Kein Kundenportal. Der Kunde braucht kein Konto; der Link gilt für genau einen Beleg und läuft ab.
• Keine Bearbeitung nach der Umwandlung. Eine konvertierte Offerte ist endgültig eingefroren.
• Keine Offerte in Auftrag und Rechnung zugleich. Die Umwandlung geht in genau eine Richtung.

Fazit

Eine Offerte in Saldio ist mehr als ein PDF. Sie trägt ihre eigene Geschichte: welche Fassung wann versendet wurde, was sich geändert hat, ob der Kunde sie geöffnet und mit welchem Namen er zugesagt hat.

Das macht die Offerte zu dem, was sie sein soll — die belastbare Grundlage für Auftrag und Rechnung. Und es erspart den Anruf, mit dem man herausfinden will, welches der drei PDFs denn nun gemeint war.

Vom Auftrag bis zum Saldo.