Datenschutzerklärung
Version 2026-10-04 · gültig ab 04.10.2026
Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie die Saldio Systems GmbH (nachfolgend «Saldio») im Rahmen der Saldio-Applikation (nachfolgend «App») personenbezogene Daten bearbeitet. Massgebend sind das schweizerische Datenschutzgesetz (revDSG) und – soweit anwendbar – die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Verantwortliche Stelle: Saldio Systems GmbH, Blattenackerweg 15, 4226 Breitenbach, Schweiz — info@saldio.ch
1. Welche Daten wir verarbeiten
Im Rahmen der Nutzung der App bearbeitet Saldio folgende Kategorien personenbezogener Daten:
Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Berechtigungen bei der Registrierung und Kontoführung.
Nutzungsdaten: Aktionen in der App, Zeitstempel von Logins und Abmeldungen, Fehlermeldungen und technische Protokolle.
Transaktionsdaten: Daten, die Sie selbst in die App eingeben oder importieren (z. B. Aufträge, Rechnungen, Kontakte), sowie daraus abgeleitete Verarbeitungsprotokolle.
Beleg- und Dokumentdaten: Inhalte der Dateien, die Sie hochladen (z. B. Lieferantenrechnungen, Quittungen, Verträge), einschliesslich der darin enthaltenen Angaben zu Dritten.
Kommunikationsdaten: Inhalte von Supportanfragen, die Sie an uns richten, einschliesslich beigefügter Bildschirmfotos sowie der daraus erstellten Voranalyse und Antwortentwürfe (Ziff. 6).
Nachweisdaten: Ihre Zustimmung zu den Rechtsdokumenten mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung.
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Bereitstellung und Betrieb der App | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO / Art. 31 Abs. 2 revDSG) |
| Sicherheit und Fehlerdiagnose | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) |
| Rechnungsstellung und Buchhaltung | Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) |
| Kundensupport | Vertragserfüllung / Berechtigtes Interesse |
| KI-gestützte Belegerkennung beim Beleg-Import (Ziff. 5) | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO / Art. 31 Abs. 2 revDSG) |
| KI-gestützte Voranalyse von Supportanfragen (Ziff. 6) | Berechtigtes Interesse an einer raschen und fundierten Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO / Art. 31 Abs. 1 revDSG) |
| Nachweis der Zustimmung zu den Rechtsdokumenten | Rechtliche Verpflichtung / Berechtigtes Interesse an der Rechtsverteidigung |
| Produktverbesserung (aggregiert, pseudonymisiert) | Berechtigtes Interesse |
3. Speicherung und Löschung
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Es gelten folgende Aufbewahrungsfristen:
| Datenkategorie | Frist |
|---|---|
| Konto- und Mandantendaten nach abgelaufener Testphase ohne Abo-Abschluss | Löschung 30 Tage nach Ende der Testphase, einschliesslich Benutzerkonto (sofern keinem weiteren Mandanten zugeordnet), Nachweisen über erteilte Zustimmungen und Kundendatensatz beim Zahlungsdienstleister; Ankündigung per E-Mail spätestens 14 Tage vorher (vgl. Ziff. 7.2 der Nutzungsbedingungen) |
| Konto- und Mandantendaten nach Vertragsende | Löschung nach Vertragsende, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen greifen (z. B. 10 Jahre für Buchungsbelege) |
| Konto- und Mandantendaten nach einem Löschauftrag | Löschung 30 Tage nach Auftragserteilung; innerhalb dieser Frist ist der Auftrag widerrufbar (vgl. Ziff. 7.4 der Nutzungsbedingungen) |
| Abschluss-Backup (nur auf ausdrückliche Anforderung vor der Löschung) | 90 Tage ab Vollzug der Löschung, danach automatische Löschung; ausschliesslich zum Zweck der Datenherausgabe an Sie (vgl. Ziff. 7.6 der Nutzungsbedingungen, Ziff. 10 AVV) |
| Hochgeladene Belege im Beleg-Import, die Sie nicht buchen | Löschung 7 Tage nach dem Hochladen; bei angefangener und dann liegengelassener Erfassung 24 Stunden nach dem letzten Schritt |
| Erkennungsergebnis eines gebuchten Belegs im Zwischenspeicher des Imports | Löschung 30 Tage nach der Buchung; der gebuchte Beleg selbst bleibt als Buchungsbeleg erhalten |
| Zähler der Belegerkennung (gelesene und korrigierte Felder je Monat und Quelle) sowie Verbrauchszähler der KI-Stufe, beide ohne Feldinhalte | Löschung zusammen mit dem Mandanten |
| Supportanfragen samt beigefügter Bildschirmfotos, KI-Voranalyse und Antwortentwürfen | Löschung zusammen mit dem Mandanten |
| Nachweise über erteilte Zustimmungen zu Rechtsdokumenten | Bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen (berechtigtes Interesse an der Rechtsverteidigung); bei Konten, deren Testphase ohne Abo-Abschluss abgelaufen ist, Löschung zusammen mit dem Konto |
| Technische Zugriffsprotokolle (Audit-Log) — Benutzer, Mandant, Zeitpunkt, IP-Adresse, aufgerufener Endpunkt und Status, ohne Inhaltsdaten | 10 Jahre, unveränderlich archiviert (Art. 958f OR / GeBüV). Diese Protokolle bleiben von einer Löschung ausgenommen und können auch auf Verlangen nicht vorzeitig gelöscht werden |
| Datensicherungen (Backups) | Gelöschte Daten entfallen mit dem turnusmässigen Überschreiben der Sicherungen im regulären Backup-Zyklus (derzeit max. 7 Tage) |
Auf Anfrage stellen wir Ihnen einen Datenexport zur Verfügung oder löschen Ihre Daten, soweit dem keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
4. Empfänger und Weitergabe
Saldio gibt Ihre Daten nicht an Dritte zu deren eigenen Zwecken weiter. Wir setzen Dienstleister ein (Auftragsverarbeiter), die Daten ausschliesslich auf unsere Weisung hin verarbeiten:
| Kategorie | Wofür | Bearbeitungsort |
|---|---|---|
| Cloud-Infrastruktur | Betrieb von Applikation, Datenbank, Belegspeicher und Protokollierung | Schweiz |
| Identitäts- und Anmeldedienst | Benutzerkonten, Anmeldung und zweiter Faktor | EU |
| Zahlungsdienstleister | Abonnements- und Zahlungsabwicklung | EU, mit Übermittlung in die USA |
| Hosting unseres Mailservers | Versand der Konto-, Rechnungs-, Mahnungs- und Support-E-Mails | Europa |
| Gateway zu Sprachmodellen und die dahinter eingesetzten Modellanbieter | KI-gestützte Belegerkennung (Ziff. 5) und Voranalyse von Supportanfragen (Ziff. 6) | EU |
| Kartendienst | Umwandlung von Kontaktadressen in Kartenkoordinaten | EU und Vereinigtes Königreich |
Beim Speichern eines Kontakts übermitteln wir an den Kartendienst ausschliesslich dessen Adresse (Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land) — ohne Namen und ohne weitere Angaben. Hinterlegen Sie einen eigenen Zugang zu einem Verzeichnisdienst für die Adresssuche, geht der von Ihnen eingegebene Suchbegriff an diesen Dienst.
Die Applikation selbst bindet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein; Fehlermeldungen der Oberfläche gehen ausschliesslich an unser eigenes Backend. Für die Website saldio.ch gilt die dort veröffentlichte, gesonderte Datenschutzerklärung.
Namen und Sitz der eingesetzten Dienstleister nennen wir auf Anfrage an info@saldio.ch; dieselbe Auskunft regelt Ziff. 6 des Auftragsverarbeitungsvertrags.
5. KI-gestützte Belegerkennung
Im Beleg-Import können Sie hochgeladene Belege automatisiert auslesen lassen, statt sie von Hand zu erfassen. Dafür übermitteln wir den Beleg an ein Gateway zu Sprachmodellen (Empfänger siehe Ziff. 4). Es gilt:
- Ausgelesen wird nur, was Sie im Beleg-Import aktiv zur Erkennung starten. Das blosse Hochladen einer Datei löst keine Übermittlung aus.
- Maschinell exakte Quellen haben Vorrang: enthält der Beleg eine Factur-X-XML oder einen Swiss QR-Code, wird ein Modell nur für die dadurch nicht abgedeckten Angaben aufgerufen.
- Übermittelt wird die Belegdatei. Bei PDF-Dateien mit Textebene sind es höchstens zwölf Seiten (bei längeren Belegen die ersten und die letzten), bei PDF-Dateien ohne Textebene höchstens vier; Bilddateien gehen vollständig mit. Reicht das Ergebnis nicht aus, legen wir denselben Beleg einem zweiten Modell vor.
- Für den Kontierungsvorschlag übermitteln wir zusätzlich, aber ohne den Beleg selbst: die Bezeichnungen der Rechnungspositionen, den Namen des Lieferanten sowie Nummern und Bezeichnungen Ihrer bebuchbaren Aufwandskonten. Beträge, Belegnummern, Kontostände, IBAN und Kontaktdaten gehen dabei nicht mit.
- In beiden Fällen übermitteln wir weder eine Kennung Ihres Mandanten oder Ihres Benutzerkontos noch den ursprünglichen Dateinamen. Der Empfänger kann eine Anfrage weder Ihnen noch Ihrem Unternehmen zuordnen.
- Wir geben bei jedem Aufruf technisch vor, dass die übermittelten Daten über die Beantwortung hinaus nicht gespeichert und nicht zum Training von Modellen verwendet werden.
- Weder die Anfrage noch die Antwort des Modells werden protokolliert. Gespeichert werden das ausgelesene Ergebnis im Belegentwurf und Zähler zu Verbrauch und Korrekturquote ohne Feldinhalte (Fristen in Ziff. 3).
- Ein Ergebnis wird nie ungeprüft gebucht. Es befüllt einen Entwurf, den eine Person aus Ihrem Unternehmen prüft und freigibt. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne von Art. 22 DSGVO bzw. Art. 21 revDSG findet nicht statt.
- Sie können dieser Verarbeitung jederzeit formlos widersprechen (info@saldio.ch); wir schalten die Erkennung dann für Ihren Mandanten ab.
6. KI-gestützte Voranalyse von Supportanfragen
Supportanfragen, die Sie über das Formular in der App stellen, lassen wir vor der Bearbeitung durch unser Support-Team maschinell voranalysieren. Dafür übermitteln wir die Anfrage an dasselbe Gateway zu Sprachmodellen wie bei der Belegerkennung (Empfänger siehe Ziff. 4). Es gilt:
- Übermittelt werden Betreff und Text Ihrer Anfrage, die gewählte Kategorie, der Bereich und die Seite der App, aus der Sie die Anfrage senden, die Sprache sowie die beigefügten Bildschirmfotos. Was Sie in den Text schreiben oder was auf den Bildschirmfotos zu sehen ist, geht mit, einschliesslich allfälliger Geschäftsdaten und Angaben zu Dritten. Fügen Sie deshalb nur bei, was für Ihre Anfrage nötig ist.
- Zusätzlich übermitteln wir Auszüge aus unserer eigenen Produktdokumentation und aus allgemeinen Rechtsgrundlagen (z. B. zur Mehrwertsteuer). Diese Auszüge enthalten keine Daten von Ihnen oder anderen Kunden.
- Nicht übermittelt werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, eine Kennung Ihres Mandanten oder Benutzerkontos sowie Stammdaten, Buchungen oder Belege Ihres Mandanten. Der Empfänger kann eine Anfrage weder Ihnen noch Ihrem Unternehmen zuordnen, soweit sich dies nicht aus dem Text oder den Bildschirmfotos ergibt, die Sie selbst beifügen.
- Wir geben bei jedem Aufruf technisch vor, dass die übermittelten Daten über die Beantwortung hinaus nicht gespeichert und nicht zum Training von Modellen verwendet werden.
- Die Anfrage an das Modell wird nicht protokolliert. Gespeichert werden die Ergebnisse — eine Einordnung Ihrer Anfrage, Hinweise auf einschlägige Dokumentation und Regeln sowie ein Antwortentwurf — zusammen mit Ihrer Supportanfrage, dazu ein Verbrauchszähler ohne Inhalte (Fristen in Ziff. 3).
- Jede Antwort prüft ein Mensch. Die Ergebnisse sind Arbeitshilfen für unser Support-Team. Ein Antwortentwurf wird nie automatisch versendet; eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter prüft, bearbeitet und gibt ihn frei. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne von Art. 22 DSGVO bzw. Art. 21 revDSG findet nicht statt.
- Die Voranalyse ist Teil unseres Support-Prozesses und lässt sich nicht für einzelne Mandanten abschalten. Möchten Sie nicht, dass Ihre Anfrage maschinell voranalysiert wird, schreiben Sie uns statt über das Formular direkt an info@saldio.ch; E-Mails durchlaufen die Voranalyse nicht.
7. Internationale Datenübermittlung
Die Daten Ihres Mandanten — Datenbank, hochgeladene Belege, Datensicherungen und Protokolle — werden in der Schweiz bearbeitet. In Länder ausserhalb der Schweiz bzw. des EWR übermittelt werden sie namentlich bei der KI-gestützten Belegerkennung nach Ziff. 5, bei der Voranalyse von Supportanfragen nach Ziff. 6 und bei der Zahlungsabwicklung. Für solche Übermittlungen stellen wir durch geeignete Garantien (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln) ein angemessenes Schutzniveau sicher.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf:
- Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten;
- Berichtigung unrichtiger Daten;
- Löschung unter den gesetzlichen Voraussetzungen;
- Einschränkung der Bearbeitung;
- Datenübertragbarkeit in einem maschinenlesbaren Format;
- Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen.
Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Für alle Anfragen wenden Sie sich an info@saldio.ch. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzbehörde zu (Schweiz: EDÖB; EU: zuständige nationale Behörde).
9. Sicherheit
Saldio setzt technische und organisatorische Massnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen (u. a. Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Protokollierung). Details entnehmen Sie dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
10. Änderungen
Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich unsere Datenbearbeitung oder rechtliche Anforderungen ändern. Die Version und das Datum des Inkrafttretens sind stets im Kopf dieser Seite angegeben.
Eine neue Fassung kündigen wir in der Applikation an, sobald sie veröffentlicht ist. Ab dem Datum des Inkrafttretens werden die dazu berechtigten Personen Ihres Mandanten beim Aufruf der Applikation um ihre Zustimmung gebeten. Erfolgt innert 30 Tagen ab Inkrafttreten keine Reaktion und wird der Dienst weiter genutzt, gilt die Zustimmung als erteilt.